Millä tekisin lomakkeita Office 365 -ympäristössä?

Yksinkertaisille lomakepohjaisille sovelluksille on aina tarvetta. Käyttäjä syöttää tietoja lomakkeella / lomakkeilla ja näitä tietoja joku muu edelleen käsittelee. Kyllä te tiedätte. Erilaisia tilauksia, pyyntöjä, ilmoituksia, ideoita jne.

SharePoint / Office 365 maailmassa näiden suhteen elettiin hetki hiljaiseloa. SharePoint-lista ei sellaisenaan kelpaa kuin hyvin yksinkertaisiin tarpeisiin. Kun InfoPath julistettiin kuopattavaksi, jäi vaihtoehdoksi ainoastaan erilaiset räätäliratkaisut. Ja monille nousee niskakarvat pystyyn kuullessaan sanat SharePoint ja räätälöinti samassa lauseessa.

Tänään tilanne on aivan toinen. Lomakkeita voi Office 365 ympäristössä toteuttaa:

• Microsoft Forms-palvelulla
• SharePoint listan lomakkeilla
• PowerAppsilla muokatuilla SharePoint listan lomakkeilla
• PowerApps -sovelluksina

Kaikki nämä saa kytkettyä työnkulkuihin Flow:n tai Logic Apps:in avulla. Yhtäkkiä vaihtohehtoja onkin useita. Helposti ihastuu vaihtoehdoista yhteen ja tekee sillä kaiken. Vaikkei aina kannattaisi.

Mutta milloin on järkevää käyttää mitäkin vaihtoehtoa? Miten nämä eroavat toisistaan?

Vertaillaan vaihtoehtoja hieman keskenään. Josko niiden erot hieman kirkastuisi.

Microsoft Forms

Forms:illa lomakkeiden tekeminen on superhelppoa. Oikeasti. Ehdottomasti näistä vaihtoehdoista lomakkeen tekijän kannalta helpointa.  Vastaavasti valmiit lomakkeet ovat nekin varsin yksinkertaisia.

Lomakkeelle voi lisätä otsikon, väliotsikon sekä kasan kenttiä. Tietokoneen ruudulla lomake on ulkoasultaan todella väljä. Neljän kentän lomake täyttää koko ruudun. Mikäli lomakkeessa on useita kenttiä, sen täyttäminen on tuskaisaa scrollailua.

Käytössä olevat kenttätyypit ovat varsin rajalliset eikä lomakkeen ulkoasuun voi juurikaan vaikuttaa.

Forms-lomakkeissa on kuitenkin yksi ylivertainen ominaisuus verrattuna muihin vaihtoehtoihin. Sen voi lähettää täytettäväksi henkilöille joilla ei ole tunnuksia Office 365 ympäristöösi. Täytettyjen lomakkeiden tiedot tallennetaan Forms-palveluun. Toki tiedot voi tallentaa työnkulun avulla myös vaikka SharePoint listaan. Forms-lomakkeen voi täyttää myös Office 365 -käyttäjä, jolloin tiedetään kuka tiedot on syöttänyt.

Forms on tyyliltään ”täytä ja unohda”. Loppukäyttäjä ei pääse jälkikäteen muokkaamaan antamiaan arvoja (Forms:in avulla, muulla tavoin se on kyllä järjestettävissä).

Forms-lomakkeet ovat responsiivisia ja toimivat nätisti mobiililaitteilla.

SharePoint lomakkeet

SharePoint lomakkeella tarkoitan SharePoint listan tietojen syöttämiseen ja muokkaamiseen tarkoitettua vakiolomaketta. SharePointin lomake on ulkoasultaan huomattavasti Forms:ia tiiviimpi. Sama tietojen keräämis -lomake näyttää SharePointissa tältä:

Kenttätyypit ovat Forms:ia monipuolisemmat. Varsinkin Lookup-kentät (haetaan arvoja toisesta SharePoint listasta) sekä lasketut (calculated) -kentät (lasketaan kentän arvo lomakkeen muiden kenttien arvojen perusteella) ovat usein hyödyllisiä.

Lomakkeelle voi tehdä omia kenttien arvojen oikeellisuustarkistuksia sekä virheilmoituksia. Lomakkeen muokattavuus muutoin on jopa Forms:ia heikompaa. Kenttien järjestystä voi vaihtaa, mutta ulkoasua ei. Erilaiset väliotsikot ovat lomakkeissa monesti hyödyllisiä. Ei onnistu. Lomakkeen alkuun voi olla tarpeen kirjoittaa lyhyt esittelyteksti (esim. mitä tällä lomakkeella tilataan). Ei onnistu.

SharePoint lomaketta käyttämällä saat täytetyille lomakkeille samalla tietovaraston. Arvot tallentuvat automaattisesti samaiseen SharePoint listaan.

Modernit SharePoint sivustot ovat responsiivisia ja toimivat nätisti mobiililaitteilla. Sama pätee SharePoint lomakkeisiin.

SharePoint lista ja siihen liittyvä lomake on puutteistaan huolimatta monipuolinen alusta, jonka päälle voi lähteä toteuttamaan kevyttä ratkaisua. Kunhan on tietoinen sen rajoituksista esimerkiksi muokattavuuden ja käyttöoikeuksien suhteen.

PowerAppsilla muokattu SharePoint lomake

SharePoint lomaketta voi nykyään räätälöidä PowerAppsilla. Muokkausmahdollisuudet ovat erittäin monipuoliset. 5 minuutin muokkauksen jälkeen edellisen esimerkin SharePoint lista ja sen lomake näyttävät tältä.

Enää ei puhuta työkalusta jota ”kuka tahansa” pystyy tehokkaasti hyödyntämään. Ei tämä mitään rakettitiedettä ole, mutta kertaluokkaa (tai kahta) monimutkaisempaa kuin Forms:lla lomakkeen tekeminen.

Muokatuilla lomakeilla on mahdollista tehdä monipuolisia sovelluksia. Tietoja voi piilottaa eri käyttäjiltä riippuen prosessin vaiheesta jne.

On kuitenkin syytä muistaa että pohjalla oleva SharePoint lista toimi tietyllä tavalla, eikä lomakkeen virittäminen muuta tätä toiminnallisuutta. Esimerkiksi mikäli käyttäjällä on lupa nähdä SharePoint listan rivi, on hänellä lupa nähdä kaikki kyseisen rivin tiedot.

Tein esimerkkimme tietojen keräämis -listaan uuden sarakkeen ”Salainen kenttä”, johon tietojen käsittelijä voi kirjoittaa kommenttinsa. Idea on ettei lomakkeen täyttäjä koskaan näe tätä käsitelyyn liittyvää lisätietoa. Hän ei näe kenttää listassa, tietoja syötettäessä eikä tietoja muokattaessa. Mutta hän näkee kaikki rivin kentät valitsemalla halauamansa rivin ja avaamalla Details -paneelin…

PowerAppsilla muokatut SharePoint lomakkeet eivät ole responsiivisia. Mikäli lomaketta käytetään kännykällä, pitää lomake tehdä käyttäen kännykän näytölle mahtuvaa asettelua.

PowerAppsillla muokatut SharePoint lomakkeet avaavat huikean mahdollisuuden rakentaa nopeasti kevyitä ratkaisuja.

PowerApps-sovellus

Muokattu SharePoint lomake on PowerApps sovellus, jolla muokataan yhden SharePoint listan rivejä. Käyttäjä avaa sovelluksen kyseisen SharePoint listan yhteydestä. Joko luomalla uuden rivin tai muokkaamalla vanhoja rivejä.

Perinteinen PowerApps-sovellus taasen ei ole kiinni SharePoint listassa, vaan on itsenäinen. PowerAppsit jaellaan käyttäjille mobiililaitteen PowerApps -sovelluksen (tai linkkien) avulla. PowerAppsit on alunperin suunniteltu mobiilisovelluksiksi. PowerApps-sovellusta voi käyttää myös selaimessa, mutta käyttökokemus ei ole kovin kaksinen.

PowerAppsit eivät ole responsiivisia vaan ne suunnitellaan ja toteutetaan aina joko kännykälle tai tabletille.

PowerAppsien vahvuutena on hallittu jakelu organisaation käyttäjien mobiililaitteisiin.

Yhteenveto

Kevyisiin lomakepohjaisiin sovelluksiin (siltä osin kun ne on mahdollista tehdä ilman perinteistä sovelluskehitystä) ottaisin pääsääntöisesti lähtökohdaksi SharePoint listan, jonka lomaketta tarvittaessa muokkaisin PowerAppsilla.

Forms:ia käyttäisin pistemäisiin kyselyihin. Sekä sisäisiin että ulkoisiin.

Perinteistä PowerApps:ia käyttäisin kun sovellus on tarkoitettu puhtaasti mobiilikäyttöön.

Tämä kirjoitus on osa laajempaa sarjaa jossa käyn läpi Office 365:n työkaluja. Mistä niissä on kyse ja miten niitä voisi hyödyntää.