Blogissani työnkulkuihin liittyvät esimerkit ovat toteutettu Microsoftin Flow -palvelulla. Syy tähän on yksinkertainen. Mikäli työskentelet organisaatiossa joka hyödyntää Office 365 -palvelua, voit tehdä itse vastaavia työnkulkuja (Mikäli Flow:n käyttöä ei organisaatiossasi ole rajoitettu).
Työnkuluista ja integraatioista puhuttaessa esille nousee toinenkin työkalu. Azuren Logic Apps -palvelu.
Miten nämä kaksi palvelua suhtautuvat toisiinsa? Milloin käytän Flow:ta ja milloin Logic Appsia?
Alla kuva yksinkertaisesta Flow:lla toteutusta työnkulusta. Aina kun tietylle SharePoint-listalle tallennetaan uusi rivi, tarkistetaan onko sen luonut Timo. Mikäli on, lähetetään sähköposti-ilmoitus henkilölle x.
Miltä näyttää vastaava työnkulku Logic Appsilla toteutettuna? Tältä.
Niinpä. Näyttää aivan samalta. Mikä ei ole ihme, sillä teknisesti tuotteet ovat hyvin pitkälle identtiset. Mikä se ero nyt sitten on?
Lyhyesti: Flow on suunnattu suoraan kuluttajille. Logic Appsin käyttäjinä ovat IT-ammattilaiset.
Flow
Flow:n avulla kuka tahansa organisaation käyttäjä voi tehdä työnkulkuja. Tyypillisesti henkilökohtaiseen- tai tiimin käyttöön. Flow:sta löytyy tähän erinomaisesti soveltuvia käynnistimiä (trigger), jotka käynnistävät työnkulun suorittamisen. Esimerkiksi:
- Aina kun minulle saapuu sähköpostia
- Aina kun minun kalenterissani tapahtuu jotain
- Aina kun käynnistän minun kännykästäni työnkulun
- Aina kun minun / tiimin SharePoint sivustolla olevassa listassa / dokumenttikirjastossa tapahtuu jotain
Flow:lla tehdyn työnkulun voi näppärästi jakaa työkaverille. Tällöin sama työnkulku käynnistyy kun hän saa sähköpostia tai hänen kalenterissaan tapahtuu jotain.
Vaikka Flow onkin vaihtoehdoista se kuluttajaversio, voi sillä tehdä erittäin monipuolisia (ja monimutkaisia) toteutuksia. Pääset hyvin alkuun tutustumalla tekemiini esimerkkeihin sekä Microsoftin Flow -blogin viikon työnkulkuihin.
Logic Apps
Logic Appsit rakennetaan Azure-palvelussa. Tämä rajaa organisaation potentiaaliset tekijät tehokkaasti IT-ammattilaisiin. Omiin sekä kumppanien. Logic Apps on oikea työkalu esimeriksi kun
- työnkulku palvelee isoa joukkoa organisaation käyttäjiä, ei ainoastaan yhtä henkilöä / tiimiä
- työnkulun liittimiä (connector) suoritetaan käyttäjätunnuksilla, joilla on tavallista käyttäjää laajemmat käyttöoikeudet. Esimerkiksi oikeus luoda uusia käyttäjiä.
- työnkulku toimii osana ohjelmoimalla tehtyä toteutusta
- työnkulku ei voi olla yksittäisen työntekijän poistettavissa
- työnkulkua pitää monitoroida ja poikkeustilanteista generoida hälytyksiä
Logic Appsilla toteutetaan myös integrointeja (palvelu itseasiassa löytyy Azuresta otsikon Enterprise Integration alta). Integraatiot ovat kuitenkin oma aiheensa, joten sivuutetaan ne tällä kertaa.
Flow:t rakennetaan selaimessa visuaalisella suunnittelutyökalulla. Logic Appseja voi muokata myös tekstieditorissa tai ne voidaan tehdä kokonaan omalla työasemalla Visual Studio -työkalulla. Niitä voidaan käyttää osana ohjelmistoprojektia.
Liittimet (connector)
Flow:ssa ja Logic Appsissa on tällä hetkellä noin 200 liitintä, joiden avulla työnkulkuja rakennetaan. Valtaosa liittimistä on käytettävissä molemmissa palveluissa, mutta erojakin on.
Ainakin seuraavat liittimet/ominaisuudet puuttuvat Logic Appsista:
- Hyväksyminen (Approval). Todella kätevä palikka erilaisten hyväksymiskiertojen rakentamiseen
- Työnkulun käynnistäminen Flow-sovelluksen painikkeella
- Ilmoitukset käyttäjän puhelimeen
- Bttn-liittin
Mikäli Flow:lla tehdyn ratkaisun sisältämät liittimet löytyvät Logic Appsista, se voidaan helposti muuttaa Logic Apps -toteutukseksi. Näin yksittäisen käyttäjän tekemät kriittiset automatisoinnit saadaan tarvittaessa IT:n haltuun ja hallintaan.
Osa liittimistä on ns. Premium-liittimiä. Näiden käyttö ei sisälly perushinnoitteluuun. Lisämaksun takana ovat esimerkiksi Salesforce, Docusign, ServiceNow, Amazon Redshift, Jira, MySQL ja OracleDB -yhteydet.
Hinnoittelu
Molempien palvelujen hinnoittelu perustuu työnkulun sisältämien toimintojen suorituskertoihin.
Logic Apps
- Perustoiminnot maksavat 0.000128€/kappale.
- Premium-liittimien toiminnot maksavat 0,00095€/kappale
- Lisätietoja hinnoittelusta
Flow
- Office 365 E1-E3, Business ja Education tilaukset sisältävät 2000 työnkulkua kuukaudessa/käyttäjä. Tuhat Office 365 -käyttäjää tuo organisaatiolle 2 miljoonaa toimintoa kuukaudessa. Ne voi käyttää kuka tahansa käyttäjä vaikka yksin.
- Mikäli kuukauden toimintoraja täyttyy, niitä saa kaupasta lisää (50 000 suoritusta maksaa 34 euroa)
- Premium-liittimien käyttö: 5€/käyttäjä/kk
- Lisätietoja hinnoittelusta
Kunhan työnkulut on tehty järkevästi, niiden suorituskustannukset ovat yleensä jotain mitättömän ja kohtuullisen väliltä.
Mutta voi näidenkin kanssa hölmöillä. Tehdään työnkulku joka tarkistaa 30 minuutin välein onko SharePoint-listassa vanhoja rivejä (luontipäivä x päivää menneisyydessä). Luontipäivä tarkistetaan silmukassa Flow:n / Logic Appsin sisällä. Jos löytyy vanha rivi niin lähetetään sähköpostia henkilölle y.
Mitä jos SharePoint-listassa on 5000 riviä? 48 kertaa vuorokaudessa suoritetaan:
- työnkulun ajastettu käynnistys
- rivien nouto SharePoint-listasta
- 5000 kertaa päivämäärävertailu
- Sähköpostin lähetys, mikäli löytyy vanha rivi
Yhteensä 240 096 toiminnon suoritusta vuorokaudessa. 1000 käyttäjän organisaatiossa yksi ainoa käyttäjä tuhlaa 2 miljoonaan suorituksen kuukausikiintiön reilussa kahdeksassa päivässä. Yhdellä ainoalla työnkululla. Sama työnkulku aiheuttaisi Logic Apps -palvelussa 940 euron laskun kuukaudessa.
Älä kuitenkaan pelästy mahdollisia isoja kustannuksia. Esimerkin työnkulun voi tehdä toisella tapaa, jolloin sen suorituskustannukset putoavat murto-osaan. Flow ja Logic Apps -toteutukset ovat käytännössä erittäin kustannustehokkaita ratkaisuja.
Timo Pertilä 