Erilaisten prosessien automatisointi ei ole koskaan ollut Microsoft-ympäristössä niin helppoa kuin se on nyt. Flow ja Logic App -palvelut sisältävät valtavan määrä valmiita liittimiä (connector), joita käyttämällä voi rakentaa hyvin monipuolisia työnkulkuja. Ilman riviäkään koodia. Liittimien avulla työnkulujen avulla voidaan hakea ja päivittää eri tietolähteiden ja palveluiden tarjoamia tietoja.
Kesällä Flown ja Logic Appsin työkalupakkiin lisättiin Azure AD -liitin.
Nyt on reitti auki käyttäjätunnusten ja -ryhmien hallintaan.
Saattaa kuulostaa tylsältä, mutta ei ole. Nyt voimme helposti toteuttaa esimerkiksi seuraavanlaisia itsepalveluratkaisuja:
- Kausityöntekijän Azure AD tunnuksen luominen
- Lomakkeen jolla käyttäjä tilaa itselleen käyttöoikeuden sovellukseen x (mikäli käyttöoikeuksia hallitaan Azure AD -ryhmillä)
- Uuden Azure AD-ryhmän tilaaminen
Esimerkki – kesätyöntekijän tunnustilaus
Tutustutaan ominaisuuksiin esimerkin avulla. Toteutetaan ratkaisu jonka avulla kesätyöntekijän esimies voi tilata kesätyöntekijälle tunnukset.
- Esimies täyttää lomakkeella kesätyöntekijän tiedot
- Uuden käyttäjän luonti menee hyväksyttäväksi esimiehen esimiehelle
- Hyväksynnän jälkeen
- Luodaan uusi Azure AD -käyttäjä
- Liitetään käyttäjä tarvittaviin Azure AD -ryhmiin
- Annetaan kesätyöntekijälle tietty Office 365 -lisenssi
- Lähetetään lomakkeen täyttäjälle sähköpostilla luotu käyttäjätunnus ja salasana
Toteutetaan työnkulkuosuus kokonaisuudessaan Flow:lla. Oikeasti tekisin tämän Logic Appsilla syistä joita tulen avaamaan omassa postauksessaan myöhemmin.
Kääritään hihat ja aloitetaan lomakkeesta.
Kesätyöntekijän tietojen syöttäminen
Power Appsilla lomakkeesta saisi tehtyä älykkäämmän, mutta tällä kertaa helppous voitti. Tehdään tunnuksen tilauslomake Forms:lla. Muutaman minuutin jälkeen valmis lomake näyttää tältä.
Tilauslomakkeen voi upottaa vaikka esimiesten yhteiseen tiimityötilaan. Kenttiä lomakkeeseen tehdään sen mukaan mitä tietoja kesätyöntekijän Azure AD -tiliin halutaan lisätä.
Työnkulku
Seuraavaksi luodaan työnkulku, joka käynnistyy aina kun esimies lähettää tilauslomakkeen. Työnkulun ensimmäinen osa (ns. käynnistin) ei pidä sisällään kuin tiedon lähetettyjen lomakkeiden tunnisteista. Täytetyn lomakkeen tarkemmat tiedot noudetaan omalla toiminnollaan (Get response details).
Haluamme varmuuden vuoksi hyväksyttää tilaajan esimiehellä tunnuksen luomisen. Tämä on helppo toteuttaa Flow:n valmiilla hyväksymistoiminnolla (Start an approval), johon voit tutustua tarkemmin lukemalla aiemman kirjoitukseni.
Hyväksymispyyntö lähetetään tilaajan esimiehelle, jonka saa selville Get manager -toiminnolla.
Esimiehen hyväksynnän jälkeen voidaan siirtyä varsinaiseen asiaan.
- Luodaan uusi käyttäjä Azure AD:hen
- Luonnin yhteydessä ei voi lisätä käyttäjän esimiestietoa. Lisätään se erikseen (Assign manager). Tätä varten haetaan lomakkeen täyttäjän käyttäjätunniste (user id) käyttäen Get user profile -toimintoa.
- Lisätään luotu käyttäjä temporaryEmployees -ryhmään (voitaisiin toki samalla lisätä muihinkin tarvitaviin ryhmiin).
Molempien haarojen lopuksi lähetetään sähköpostia tunnuksen tilaajalle. Joko luodun käyttäjän tiedot (käyttäjänimi ja salasana) kesätyöntekijälle luovutettavaksi, tai ilmoitus tilauksen hylkäämisestä.
Office 365 -lisenssin määrittäminen käyttäjälle
Kuvitteelliset kesätyöntekijät tarvitsevat työssään Office 365 -lisenssin. Tämä voidaan automatisoida käyttämällä Azure AD -ryhmiin sidottuja lisenssejä. Siirrytään Azure-portaaliin ja etsitään käyttämämme temproraryEmployees -ryhmä. Taika tehdään kohdassa Licenses.
Assign -painikkeella valitaan mitkä lisenssit kyseisen käyttäjäryhmän jäsenille automaattisesti annetaan. Valitaan Office 365 E3 -tilaus.
Kukin Office 365:n palvelu voidaan erikseen määritellä aktivoidaanko se tämän ryhmän jäsenille.
Ryhmäpohjainen lisenssien myöntäminen on todella kätevä tapa hallita lisenssejä.
Kustannukset
Ratkaisun rakentaminen on varsin nopeaa. Esimerkkini ei ole loppuun asti viilattu, mutta viilauksineenkin puhutaan varsin maltillisista työmääristä.
Mitä ratkaisun käyttö maksaa? Millainen kustannus Azuresta tulee yhden kesätyöntekijän luomisesta?
Lasketaan kustannukset tilanteessa jossa työnkulku olisi rakennettu Logic Apps:lla (tämän tyyppinen työnkulku toteutettaisiin sillä).
Työnkulussa on 9 toimintoa. Logic Appsin ensimmäiset 250 000 toimintoa maksavat 0.000675€ kappale. Yhden käyttäjän luonti maksaa siis 0,608 senttiä. 400 kesätyöntekijää luodaan 2,43 eurolla. Huom! Hinnoittelu muuttui pari päivää kirjoittamisen jälkeen. Tarkista aina tuoreimmat hinnat.
Moni organisaatio ostaa uusien käyttäjien luonnin palveluna. Mitä luulet sen maksavan per luotu käyttäjä?
Tämä kirjoitus on osa laajempaa sarjaa jossa käyn läpi Office 365:n työkaluja. Mistä niissä on kyse ja miten niitä voisi hyödyntää.
Timo Pertilä 