SharePoint Onlinen listoihin on ilmestynyt mahdollisuus muokata lomakkeita (Customize forms).
Tämä on yksi isoimmista SharePointin uudistuksista tänä vuonna!
Mutta mitä tämä lomakkeiden muokkaus oikeasti tarkoittaa? Miksi siitä pitäisi olla innoissaan?
Lyhyesti – Kun voidaan toteuttaa (helposti) täysin räätälöity lomake, jolla SharePoint-listan arvoja käsitellään, pystytään toteuttamaan nopeasti erilaisia ratkaisuja yrityksen sisäiseen käyttöön.
Aiemmin vastaavia ratkaisuja SharePoint-ympäristössä rakennettiin InfoPathin avulla. Microsoft on julistanut InfoPathin useaan otteeseen kuolleeksi työkaluksi. Harmiksemme mitään yhtä näppärää ei kuitenkaan ole tarjottu tilalle.
Vihdoin odotus palkitaan ja meillä on InfoPathin korvaaja. Ja se on PowerApps.
Esimerkki – Työntekijän nettiyhteyden tilaaminen
Tutustutaan lomakkeen muokkausmahdollisuuten esimerkin avulla. Toteutetaan organisaatioon sisäiseen käyttöön ratkaisu, jolla työntekijä tilaa kotiinsa työnantajan kustantaman nettiyhteyden. Tilauksen hyväksyy työnantajan esimies, minkä jälkeen yhteyden hankkii IT-osasto.
Tilauslista
Tehdään aluksi lista tilauksia varten.
Kenttinä ovat:
- Nettiyhteyden tyyppi (4G vai ADSL)
- Osoite johon netti tulee
- Tilauksen hylkäämisen syy
- Sisäiset kommentit (esimiehen ja yhteyden varsinaisen tilaajan väliseen kommunikointiin)
- Tilauksen tila (new, approved, rejected, ordered)
Toteutus SharePointin vakiolomakkeella
Miltä ratkaisu näyttää ilman muokattua lomaketta? Työntekijä tekee uuden tilauksen lomakkeella.
Lomake näyttää käsittelevälle esimiehelle aivan samalta.
Yksinkertaisessa ratkaisussamme onkin perustavanlaatuinen puute. Lomake on aina sama. Riippumatta prosessin vaiheesta tai käyttäjän roolista. Kaikki käyttäjät näkevät kaiken ja voivat muuttaa kaikkien kenttien arvoja. Ei kuulosta kauhean hyvältä.
Uusi toteutusvaihtoehto – Muokattu lomake
Ratkaisu näyttää aivan toiselta, kun olen tehnyt tilauslistaan muokatun lomakkeen PowerAppsin avulla. Käydään lyhyesti läpi miltä tekemäni muokattu lomake näyttää eri tilanteissa.
1. Käyttäjä täyttää tilauksen
Uutta tilausta täytettäessä käyttäjälle avautuu seuraava lomake.
Ihanaa! Käyttäjän ei tarvitse täyttää (eikä nähdä) kuin kentät joilla on oikeasti merkitystä. Ulkoasua voi halutessaan räätälöidä mielinmäärin.
2. Käyttäjä tarkastelee tekemäänsä tilausta
Työntekijä miettii missä hänen tilauksensa menee. Hän avaa SharePoint-listasta tilausrivinsä.
Käyttäjälle näytetään tilaajan kuva ja nimi. Hän havaitsee nopeasti tilauksen odottavan hyväksyntää.
Entä jos työntekijä haluaa muokata tilaustaan? Hän painaa lomakkeelta Edit all -painiketta. Avautuva muokkaustila on tilauksen lähettäjälle hyvin rajoitettu. Päätin ettei lähettäjä voi muokata tilaustaan lähettämisen jälkeen.
3. Esimies käsittelee tilauksen
Esimies saa ilmoituksen uudesta tilauksesta ja avaa sen. Hänelle näytetään samat tiedot kuin tilaajalle. Lisäksi hän (ja IT-osasto) näkee käsittelijän kommentit.
Esimies ottaa tilauksen muokattavaksi (Edit all). Hän voi kommentoida tilausta ja kertoa mahdolliselle hylkäykselle syyn. Lopuksi hän hyväksyy tai hylkää tilauksen lomakkeen alalaidan painikkeilla.
Tällä kertaa esimies hyväksyy tilauksen.
4. IT tilaa pyydetyn nettiyhteyden
IT-henkilö avaa lomakkeen, joka on hyväksytty.
Hän näkee kommenteista ettei työntekijä tarvitse modeemia. Hän avaa lomakkeen muokkaustilassa.
Hylkäyksen syytä ei näytetä, sillä IT-asiantuntija voi merkitä tilatuiksi ainoastaan hyväksyttyjä tilauksia. Hän hankkii liittymän omista kanavistaan ja painaa ”Mark as ordered” -painiketta. Tilausprosessi on päättynyt.
PowerAppsin avulla voit toteuttaa lomakkeita, joissa on esimerkiksi prosessin tilaan sekä käyttäjän rooliin liittyvää logiikkaa. Ja tämä oli vasta todella yksinkertainen esimerkki. PowerApps pystyy huomattavasti monimutkaisempaan.
5. Ilmoitukset käyttäjille
Esimies ja IT-asiantuntija tuskin kyttäävät milloin uusia tilausrivejä ilmestyy listalle. Toteutetaan tarvittavat ilmoitukset Flow:lla. Kun työntekijä tekee tilauksen, käynnistyy Flow-työnkulku joka:
- Hakee lomakkeen täyttäjän esimiehen tiedot
- Lähettää esimiehelle sähköpostilla tiedon hyväksyntää odottavasta tilauksesta. Sähköposti sisältää linkin tilaukseen.
Toinen työnkulku lähettää sähköpostia:
- IT-asiantuntijalle kun tilaus on hyväksytty
- Työntekijälle kun tilaus on hylätty tai hyväksytty sekä lopuksi kun yhteys on tilattu
Viimeistelen ratkaisun rajoittamalla listan käyttöoikeuksia (tilausten tekijät näkevät vain omat rivinsä) sekä poistamalla asetuksista listan pikamuokkausmahdollisuuden (quick edit).
Yhteenveto
Vaikkei PowerAppsien rakentaminen vaadi ohjelmointia, ei niiden rakentaminen takuulla ole kaikkien lempipuuhaa. Olisi liioiteltua sanoa että kuka tahansa osaa niitä tehdä.
Välillä lomakkeet ovat hieman hitaita. Elinkaaren tässä vaiheessa sen voi antaa vielä anteeksi. Hyödyntämismahdollisuudet ovat kuitenkin huikeat.
PowerApps tuo aivan uudenlaisia mahdollisuuksia yritysten sisäisten sovellusten tekoon.
Lue jutun seuraava osa, mikäli sinua jäi kaivamaan miten esimerkin PowerApps-sovellus on tehty.
Tämä kirjoitus on osa laajempaa sarjaa jossa käyn läpi Office 365:n työkaluja. Mistä niissä on kyse ja miten niitä voisi hyödyntää.
Timo Pertilä 