Bttn:in hyödyntäminen toimistoympäristössä

Suomalainen bttn on yksinkertaisuudessaan nerokas. Se on nappi jota voi painaa. Siinä se. Nappia saa useissa väreissä ja kahta kokoa. Mutta ei sillä silti voi tehdä muuta kuin painaa sitä (kaksi tapaa: pitkään tai lyhyesti). Asiakkaan tehtävänä on keksiä miten sitä hyödyntää.

Varsinainen koukku on bttn:in tarjoamissa rajapinnoissa, joiden avulla painikkeen voi liittää osaksi melkein mitä tahansa. Kyllä –  Bttn-yhdistin (connector) löytyy myös Flow:sta!

Nyt fyysisellä painikkeella voi helposti käynnistää näitä mainioita työnkulkuja.

Mitä painike esimerkiksi toimistoympäristössä voisi tehdä? Hetken miettimisen jälkeen päädyin seuraaviin:

• Ilmoitus kaikille kun lähdetään yhdessä syömään
• Ilmoitus kaikille kun toimistossa on vieraita
• Ilmoitus seuraavalle kahvinkeittovuorossa olevalle kahvin loppuessa
• Neukkarin varaaminen seuraavaksi 30/60 minuutiksi

Tutustutaan seuraavaksi näihin esimerkkeihin tarkemmin.

Lähdetään syömään

Työpaikallamme käydään yhdessä syömässä. Kaikki toimistolla ei työpisteeltään näe milloin porukka on lähdössä. Mitä jos naulakoilla olisi painike, jota painamalla lähtisi tieto että seurue on lähdössä syömään ja mukaan voi liittyä?

Työnkulku on yksinkertainen. Painiketta painamalla lähetetään viesti Teams:in lounas-kanavaan. Samalla kanavalla käydään aktiivista keskustelua lounaspaikoista.

Lopputulos näyttää napin painamisen jälkeen tältä.

Tiloissamme on vieraita

Toimistollamme käy usein vieraita. Tästä voisi olla kätevää hienovaraisesti vihjata paikallaolijoita. Sijoitetaan painike tällä kertaa oven viereen.

• Painiketta normaalisti painamalla kaikille lähtee tieto että tiloissa on vieras
• Painiketta pitkään painamalla kaikille lähtee tieto että vieras on poistunut

Asiasta tiedotetaan Yammer-ilmoituksella (Announcement).

Kahvi on loppu. Seuraava vuorossa tulkoon keittämään

Kaikissa toimistoa ja IoT:ta yhdistävissä kirjoituksissa on joku kahvinkeittoon liittyvä esimerkki. Niin tässäkin.

Sijoitetaan painike kahvinkeittimen viereen. Kun kahvi on loppu, painetaan nappia jolloin seuraavalle kahvinkeittovuorossa olevalle lähtee kaunis kehoitus saapua keittämään kahvia.

Aluksi tehdään SharePointiin lista, jossa on kahvinkeittäjien nimet sekä lukumäärä joka kertoo montako kertaa henkilö on keittänyt  kahvia.

Varsinaisessa työnkulussa napin painamisen jälkeen haetaan äsken luomastamme listasta henkilö, joka on keittänyt vähiten kahvia. Tämä onnistuu helposti ODATA:a käyttämällä. Järjestetään listan rivit kahvinkeittomäärän mukaan nousevaan järjestykseen (Order by: count asc) ja otetaan tästä joukosta ensimmäinen rivi (Top count = 1).

Myöhemmin tehtävää kahvinkeittomäärän päivittämistä varten tarvitsemme muuttujan (kahvit).

Sitten itse asiaan. Käytetään valmista hyväksymis (Approval) -ominaisuutta hyväksi ja lähetetään seuraavana kahvinkeittovuorossa olevalle hyväksymisviesti. Ehditkö keittämään kahvia vai et?

Mikäli henkilö hyväksyy pyynnön laitetaan Teams-kanavaan tieto koko toimistolle. Samalla lisätään hänen kahvinkeittomääräänsä yhdellä.

Teamsiin laitetaan tieto myös mikäli henkilö ei juuri nyt voi keittää kahvia. Joku muu voi käydä hoitamassa tämän toiminnan kannalta keskeisen tehtävän.

Kahvinkeittäjälle pyyntö näyttää tältä.

Teams viestit taas tilanteesta riippuen tältä.

Tai tältä.

Neukkarin varaaminen / varauksen jatkaminen

Usein toimistolla tulee pidettyä pikapalavereja. Mennään vapaan näköiseen neukkariin ja toivotaan ettei se ole varattu kenellekkään. Eikö olisi kätevää jos neukkarissa voisi vain painaa nappia ja neukkari varattaisiin 30 tai 60 minuutiksi? Mikäli varaus ei onnistu, painike kertoisi sen sinulle.

Miten tämän voisi toteuttaa? Apu löytyy Microsoft Graph rajapinnasta, josta löytyy find meetingtimes. Sen avulla voi kysyä henkilöjoukolle soveltuvia palaveriaikoja. Paluuarvona saa aikaehdotuksia, jolloin on joku neukkari vapaana ja jotka sopivat osallistujille.

Käytetään rajapintaa mutta annetaan toivotulle palaverille hieman tiukemmat kriteerit:

• osallistuja: minä, pakollinen osallistuja
• palaveripaikka: tämä neukkari (puutarha), mikään muu ei käy
• palaverin aloitusaika: tämä hetki + 3min
• palaverin lopetusaika: tämä hetki + 33min (tai 63min mikäli painiketta on painettu pitkään)

Kutsun body näyttää tältä.

Mikäli ehdotettu 30min varaus onnistuu, näyttää vastaus tältä:

Mikäli neukkari ei ole vapaana, vastauksen meetingTimeSuggestions-joukko on tyhjä.

Flow:ta varten voi tehdä Functions:in, joka kutsuu API:a ja palauttaa Flow:lle tiedon oliko neukkari vapaa haluttuna ajankohtana.

Varsinainen työnkulku näyttää seuuraavalta. Mikäli painiketta painetaan lyhyesti yritetään 30min varausta. Pitkällä painalluksella pyydetään 60min varausta. Tallennetaan palaverin kesto muuttujaan.

Seuraavaksi kutsutaan Functions:ia, joka palauttaa tilakoodin 200 mikäli neukkari on  käytettävissä. Tällöin tehdään heti kalenterivaraus ja palautetaan painikkeelle työnkulun tulokseksi ”Positive”. Painikkeeseen syttyy vihreä valo. Muutoin palautetaan loppuarvoksi ”Negative”, jolloin painikkeeseen syttyy punainen valo.

Varsinainen Functions-toteutus jäi tällä kertaa tekemättä, joten esimerkissä sen tilalla on http-kutsu. Idea käy kuitenkin selväksi.

Yhteenveto

Bttn on veikeä laite, jolle löytyy varmasti monia hyödyllisiä käyttökohteita. Kaikki osaa painaa nappia, eikä kirkas vihreä tai punainen valo jätä epäselväksi onnistuiko toimenpide vai ei. Pitkän painalluksen sisällyttäminen ratkaisuun on riskialttiimpaa. Miten pitkä on pitkä painallus?

 

Tämä kirjoitus on osa laajempaa sarjaa jossa käyn läpi Office 365:n työkaluja. Mistä niissä on kyse ja miten niitä voisi hyödyntää.