PowerAppsin yhteydessä mainitaan usein Microsoft Flow, joka on Office 365 -ympäristön vastine suositulle IFTTT (IF This Then That) -työkalulle. Perusidea on yksinkertainen: tarjotaan graafinen käyttöliittymä jonka avulla voi helposti rakentaa erilaisia (yksinkertaisia) automatisoituja työnkulkuja. Käytännössä määritellään että kun palvelussa X tapahtuu jotain, niin sen jälkeen palveluun Y (tai X) tehdään jotain. Työkalu tarjoaa käyttöön kattavan setin palveluita joita tässä automatisoinnissa voi hyödyntää.
Hyödynnettävät palvelut
Microsoft Flow:n heikkous on ainakin toistaiseksi kilpailijoitaan heikompi joukko työnkuluissa käytettäviä palveluja. Vahvuutena luonnollisesti se että Office 365:n palvelut (sähköposti, SharePoint, OneDrive, Yammer) ovat helposti käytettävissä.
Alla lista palveluista joita tällä hetkellä Flow:ssa voi hyödyntää. Osa sisältyy ainoastaan maksullisiin Flow-tilauksiin (Premium merkintä).
Listasta saanee jo jonkinlaisen vision siitä mitä Flow:lla voisi tehdä.
Käytännön esimerkki
Aikaisemmassa kirjoituksessani tein PowerAppsilla mobiilisovelluksen jolla ilmoittauduttiin pikkujouluihin. Lopputuloksena sovellukseen sai QR-koodin, joka toimii pääsylippuna itse tapahtumaan. Mutta mitä jos käyttäjille haluttaisiin tarjota mahdollisuus tulla pikkujouluihin myös ilman puhelinta?
Lisätään ratkaisuun ominaisuus joka lähettää pikkujouluihin tulijalle sähköpostilla pääsylipun jonka hän voi printata. Erinomaista ainesta Flow:lle.
Käynnistetään Flow (työnkulku) suoraan listasta johon kerätään pikkujouluihin ilmoittautumiset:
Valitaan valmiista malleista mukautetun sähköpostin lähettäminen aina kun listaan tule uusi rivi:
Muokataan Send Email toimintoa. Vaihdetaan vastaanottajaksi rivin luoja, eli tapahtumaan ilmoittautuja, ja muokataan viestin sisältö mieluisaksi:
Lopputulos näyttää ilmoittautujan sähköpostissa tältä:
Päätän vielä että avecin tuominen on niin poikkeuksellista että järjestäjänä haluan tästä välittömästi kännykkääni ilmoituksen. Lisään vielä työnkulkuun ehdon ja toiminnon:”mikäli ilmoittautumisessa avec > 0, niin lähetä Push-viesti”.
Jolloin työnkulun omistajana avecin sisältämät ilmoittautumiset näyttävät kännykässäni (jossa on asennettuna myöskin Flow-sovellus) tältä:
Hinnoittelu
Flow:n ilmaisversio sisältyy Office 365:n Business ja Enterprise -tilauksiin. Ilmaisversiossa työnkulkujen lukumäärää ja suorituskertoja on rajoitettu, niitä voidaan suorittaa 15min välein ja ne ovat henkilökohtaisia. Ilmaisversiolla voi kuitenkin mainiosti tehdä aivan oikeita ratkaisuja.
Yleisesti ottaen pidän Microsoftin tavasta hinnoitella lisäpalveluja (Flow, PowerApps, PowerBI). Ilmaisversiolla pääsee oikeasti kokeilemaan mihin palvelu taipuu ja käyttämään niitä itse. Mikäli käyttö laajenee ja tuotoksia pitää pystyä yrityksessä jakamaan muiden käyttäjien kesken, tarvitaan maksullinen tilaus lisäpalvelusta.
Tämä kirjoitus on osa laajempaa sarjaa jossa käyn läpi Office 365:n työkaluja. Mistä niissä on kyse ja miten niitä voisi hyödyntää.
Timo Pertilä 