Yksi Office 365 -palvelun heikoista lenkeistä on aina ollut raportointi. Ylläpitoportaalista löytyvät raportit ovat ollet kauniisti ilmaistuna kevyitä. Mistä näen montako uutta tiimisaittia viime kuussa on luotu? Entä sivustot joilla ei ole yhtään aktiivista käyttäjää?
Tämä on ajanut käyttäjäorganisaatioita hankkimaan raportointia varten 3. osapuolen ratkaisuja. Näppäräsormiset ovat rakentaneet PowerShellillä ja Excelillä täsmäraportteja sitä mukaa kun IT tai liiketoiminta esittävät hankalia kysymyksiä. Erikoisia ratkaisuja kun Office 365 pitää sisällään niinkin hienon välineen kuin Power BI.
Miksi ihmeessä Microsoft ei niputa tilastoitavia asioita yhteen ja julkaise niitä valmiina dashboardina ja raportteina asiakkaan Office 365:n Power BI:hin?
Ja juuri tämän Microsoft teki. Office Adaptation Content Pack on vasta preview-vaiheessa, mutta kyllä näyttää lupaavalta. Paketin mukana tulee kattava dashboard O365-palvelun käytöstä (alla).
Tämän lisäksi erillisiä raportteja on valmiina lukuisista eri näkäkulmista (eri palveluiden käyttö, viestintävälineiden käyttö, tallennustila, SharePoint, Yammer, office tuotteiden lataaminen, OneDriven käyttö jne). Alla raportti SharePointin käytöstä.
Parasta kuitenkin on että kun raportointi on nyt tuotu PowerBI:hin niin Office 365 Adoption -tietojoukko näkyy minulla muiden käyttämieni tietojoukkojen kanssa. Voin lähteä rakentamaan tyhjältä pöydältä juuri sellaisia raportteja kuin tarvitsen.
Mikäli minua kiinnostaa käyttäjät joiden sivustoilla on tallennettuna paljon tiedostoja, olen valmiiden raporttien kanssa pulassa. Mutta voin tehdä tätä varten oman raportin alle viidessä minuutissa (alla).
PowerBI auki ja oikea tietojoukko pohjaksi. Täpätään halutut tiedot mukaan, valitaan esitysmuoto ja valmis! Piirakkakaavio paljastaa miten käytetty tallennustila jakautuu sivustojen omistajien kesken.
Näin tämän olisi pitänyt olla alusta asti.
Timo Pertilä 