Microsoft julkaisi juuri preview -version Office 365 Adoption Content Packista. Se on joukko valmiiksi mietittyjä raportteja ja dashboardeja Office 365 -palvelun käytöstä.

Kiinnostavinta on kuitenkin mahdollisuus tehdä sen avulla omia raportteja. Tein muutaman tällaisen malliksi, jos näistä saisi paremmin kuvaa mitä tämä uudistus mahdollistaa.

Varoitus: Raporteissa käytettävien attribuuttien tarkkoja kuvauksia ei ole vielä julkaistu, joten jotkut käyttämäni arvot voivat oikeasti olla jotain muuta kuin mitä olen kuvittellut.

Sivustojen aktiivisuus

Alla PowerBI:llä tehty raportti jossa aktiivisimmin käytetyt (ActiveUsers) sivustot esitetään erivärisinä laatikoina. Laatikon koko vastaa aktiivisten käyttäjien määrää.

Näyttökuva 2016-12-16 kello 12.50.19.png

Raportin alaosassa esitetään laatikkorykelmästä valitut sivustot kahdella eri tavalla:

  • aktiiviset käyttäjät kuukausittain
  • tiedostojen luku / muokkaus  (FileViewedModified) kuukausittain

Tällä raportilla hahmottaa hyvin mitkä sivustot ovat suosittuja ja miten niiden käyttö on ajanmyötä kehittynyt.

Sivustojen tilankäyttö

Seuraavalla raportilla sivustoja tarkastellaan niiden käyttämän tilan mukaan. Tällä kertaa etsitään sivustojen omistajia, joiden omistamat sivustot vievät paljon tilaa.

Sivustot esitetään jälleen laatikoina, mutta yksi laatikko vastaakin sivusto(je)n omistajaa. Laatikoiden koot kertovat tällä kertaa kyseisen henkilön omistamien sivujen yhteensä käyttämästä levytilasta (DiskUsed). Kuvassa on valittu yksi sivuston omistaja (keltainen laatikko). Henkilöiden nimet on tästä versiosta piilotettu.

nayttokuva-2016-12-16-kello-13-08-06

Raportin alaosan käppyrät ovat:

  • Sivuston omistajan sivustojen yhteensä sisältämät dokumentin (DocumentCount) kuukausittain
  • Sivuston omistajan sivustojen yhteensä käyttämä levytila (DiskUsed) kuukausittain
  • Sivuston omistajan sivustojen yhteensä käyttämä levytila prosentteina sille varatusta (%StorageUSed) kuukausittain

Animoitu raportti

Joskus animaatio havainnollistaa asioita hyvin. Alla kuva, pääset kokeilemaan itse raporttia tästä.

nayttokuva-2016-12-16-kello-13-42-06

Tässä raportissa onkin jo useampi ulottuvuus:

  • Eriväriset pallot kuvaavat eri saitteja
  • Pallon sijainti x-akselilla kertoo päivän FileViewModified arvon
  • Pallon sijainti y-akselilla kertoo päivän DocumentCount arvon
  • Pallon koko kertoo päivän ActiveUsers arvon

Ja lopuksi raportin voi ajaa animaationa ajan funktiona. Animoidusta raportista on helppo havaita mitkä sivustoista käyttäytyvät poikkeavasti seurattavien suureiden suhteen.