Mitä Microsoft Flow:n mobiilisovelluksella on järkevää tehdä?

Miksi ihmeessä haluaisin tehdä työnkulkuja kännykällä?

Tämä oli ensimmäinen ajatukseni kun näin maininnan Flow:n mobiilisovelluksesta. Olin ajatellut että Flow:lla tehtävät työnkulut tyypillisesti käynnistyvät jostain ulkoisesta ärsykkeestä kuten tietynlaisesta sähköpostista, uudesta rivistä SharePoint listassa tai listan rivin arvon muuttumisesta. Yksi käyttöskenario oli mennyt minulta kokonaan ohi: käyttäjä käynnistää työnkulun manuaalisesti. Ja vieläpä mobiililaitteella.

Erinomainen esimerkki tästä on sairastuminen. Kun sairastun viikolla teen aina seuraavat:

ilmoitan esimiehelleni
merkitsen kalenteriini koko päivän tapahtuman ”Sairaana”
ilmoitan kollegoilleni
katson mitä palavereja päivän aikana on ja ilmoitan niiden järjestäjille

Tämä tapahtumaketju on helppo automatisoida Flow:lla, jolloin kännykän Flow Appsiin saadaan painike ”Sairaana tänään”, josta käynnistyvä työnkulku tekee yllämainitut toimenpiteet. Idea on poimittu Microsoft Flow blogista, mutta olen jalostanut sitä hieman.

Esimerkki – Automatisoidut aamutoimet sairaspäivänä

Aloitetaan tyhjästä työnkulusta ja lisätään ensimmäiseksi tapahtumaksi ”käynnistä työnkulku manuaalisesti”

Lisätään perään Get my profile -tapahtuma (kaikkia tapahtumia ei ole näköjään vielä käännetty), joka tuo käyttöömme työnkulun käynnistäjän tiedot. Käytetään niitä sähköpostissa jolloin saadaan oikean henkilön nimi allekirjoitukseen.

Päivän palaverien järjestäjille ilmoittaminen

Lisätään jonon jatkoksi Hae tapahtumat -toiminto.

Hae tapahtumat -toiminnon ominaisuuksista valitaan käytettävän kalenterin tunnus. Käyttäjätunnuksella kun voi olla useita kalentereja O365:ssa.

Seuraavaksi käydään kaikki haetut tapahtumat läpi ja tutkitaan onko tapahtuma tänään. Lisätään ensin tapahtumien haun perään Käytä kaikkiin -toiminto.

Poimitaan mukaan edellisestä vaiheesta Value (käytännössä kalenterikohteiden luettelo) ja lisätään ehto.

Vaikein osuus työnkulussa oli löytää oikea formaatti ehtolauseelle jolla tutkitaan alkaako verrattava tapahtuma tänään. Vaihdetaan kehittyneeseen tilaan ja sijoitetaan tehty ehtolause sinne.

Aina ehdon toteutuessa lähetetään sähköpostia tapahtuman järjestäjälle.

”Tänään sairaana” -kalenterimerkinnän tekeminen

Tämän piti olla helpoin osuus, mutta eipä ollutkaan. Lisätään työnkulun jatkoksi Luo tapahtuma -toiminto. Annetaan tapahtumalle kuvaava otsikko ja asetetaan se alkamaan tästä hetkestä ja päättymään 8 tunnin päästä. Alku- ja loppuajassa käytetään Microsoftin omasta esimerkistä löytyviä koodeja, mutta ne eivät toimineetkaan. 8 tunnin tapahtuman sijaan se luo 30min (oletuskesto) tapahtuman. Edit: tähän löytyikin jo ratkaisu, päivitän kun ehdin.

Lähetetään sähköposti esimiehelle ja kollegoille

Oman esimiehen tiedot saa käyttöönsä kätevästi Get manager -toiminnolla (mikäli henkilöiden väliset suhteet on kuvattu azureAD:ssa). Myös kollegat löytää koodilla (katso malli). Haluan kuitenkin ilmoittaa sairastumisestani vain niille keitä se oikeasti koskee, joten lisään esimiehen lisäksi jakeluun henkilöitä manuaalisesti.