SharePoint Communication site – valmis intranet? (Osa 1)

Olen aina pitänyt SharePointia erinomaisena ryhmätyövälineenä, joka sisältää varsin kattavat dokumentinhallinnan ominaisuudet.

Valmis intranet SharePoint ei ole ollut koskaan.

Organisaatiot haluavat usein toteuttaa intranetin samalla alustalla kuin ryhmätyötilat ja/tai dokumentinhallinnan. Koska SharePointin ominaisuudet eivät ole intranet-ratkaisuun riittäneet, on tämä johtanut erilaisiin räätälöityihin ratkaisuihin. Tämän väitän olevan syynä SharePointin kyseenalaisen huonolle maineelle useissa organisaatioissa. Monimutkaisen alustan räätälöinti on johtanut ongelmiin. Viimeistään kun alusta pitäisi päivittää uuteen versioon.

Nykyään SharePoint intranetiksi kannattaa hankkia kaupallinen valmis intranet-ratkaisu (esim Valo intranet, on niitä toki muitakin). Näin saa käyttöönsä valmiiksi mietityn intranet:in joka kehittyy ja jonka räätälöinnit on toteutettu kestävällä tavalla.

Ja sitten Microsoft meni ja julkaisi viestintäsivuston (Communication site).

Voisiko SharePointilla vihdoinkin tehdä helposti kelvollisen intranetin?

Tämä pitää selvittää. Tehdään malliksi intranet-ratkaisu uutta viestintäsivustoa käyttäen.

Viestintäsivuston luominen

Luodaan uusi sivusto SharePointin etusivulta ja valitaan tyypiksi Communication site.

Valitaan valmiista asetteluista (Topic, Showcase, Blank) tarkoitukseemme sopivin eli Topic.

Luotu sivu näyttää varsin mukavalta. Yläosan valtaa visuaalinen Hero verkko-osa jonka alle sijoittuu sivun uutiset, tapahtumat sekä sivuston tiedostot. Sivulla on myös pika-linkit ja henkilöt web-osat, mutta ne eivät näy koska niissä ei ole sisältöä.

 

Luodaan aluksi sivustollemme esimerkkisisältöä.

Uutiset

Uutisia pääsee luomaan etusivun uutisnostojen yhteydessä olevasta ”Lisää” -painikkeesta. Uutissisällön tuottaminen on monipuolista. Osioiden asetteluille on useita vaihtoehtoja (1-3 saraketta eri suhteilla). Sisältönä voi käyttää tekstin ja kuvan lisäksi karttoja, linkkejä, tiedostoja, henkilöjä, Power BI visualisointeja, kaavioita, Stream videoita ja vaikka mitä. Kullekin uutiselle voi erikseen määritellä voiko sitä kommentoida.

Sisällön tuottaminen on helppoa ja pesee kaiken vastaavan aiemmin SharePointissa nähdyn kirkkaasti.

Teen uutisen konttorin uusista yhteystiedoista (2 palstaa, toisessa kartta).

Sekä uutisen erilaisista Microsoft-teknologioihin liittyvistä itseopiskelumahdollisuuksista (teksti jonka alla kolmessa palstassa linkkejä).

Lisäksi teen muutamia muita uutisia nähdäkseni miten uutisnostot ja arkisto toimivat.

Uutisten tuottamisessa on vielä puutteensa:

• Uutisia ei voi julkaista ajastetusti
• Uutisia ei pysty kohdentamaan eri käyttäjäryhmille
• Korostettu sisältö -web-osan avulla uutisia pystyy esittämään eri puolelta Office 365 -tenanttia. Esimerkiksi:  ”Näytä sivustokoelmasta kaikki uutiset joiden otsikossa on mainittu Office 365”. Rajauksessa käytettäviä avainsanoja ei kuitenkaan voi uutista tehtäessä piilottaa esimerkiksi omaan avainsana-kenttäänsä.
• Uutisiin ei voi liittää erillistä ingressiä jota käytettäisiin uutisnostojen kuvaustekstinä.

Yllämainitut puutteet eivät toki ole kaikille organisaatioille merkityksellisiä.

Uutisarkisto

Etusivun uutislistasta pääsee selaamaan myös kaikkia julkaistuja uutisia (näytä kaikki).

Tapahtumat

Uutisten lisäksi keskeinen sisältötyyppi on tapahtumat. Luodaan esimerkkitapahtuma tulevista kesäjuhlista.

Tapahtumalle voi määritellä nimen lisäksi:

• Ajan
• Paikan (joka näytetään kartalla)
• Linkin Online kokoukseen
• Tapahtumaluokan
• Tapahtuman kuvauksen

Tapahtumalle voi antaa myös kuvan joka näytetään otsikon taustalla sekä nostoissa.

Käyttäjä voi ladata tapahtuman kalenterimerkinnäksi kalenteriinsa. Tapahtumiin ilmoittautumista ratkaisu ei suoraan tue. Ilmoittautuminen on tosin helppoa toteuttaa Forms-palvelulla.

Tapahtuma-arkisto

Kaikki tapahtumat löytyvät kätevästi arkistosta.

Sivuston sivujen (Pages) luonti

Luodaan uusi sisältösivu sivun yläreunasta.

Tehdään sivu jossa esitellään eri toimistojen yhteystiedot. Editori onkin jo tuttu uutisten yhteydestä.

Luodut sivut löytyvät Pages-näkymästä yhtenä kasana. Mitään rakennetta niillä ei ole.

 

Sivun yläosan nostot (Hero web-osa)

Sivun yläosan valtaa visuaalinen Hero web-osa.

Tämäntapaiseen osioon nousee tyypillisesti tietyllä tapaa merkityt uutiset (esim: Highlight news) automaattisesti. Lieväksi pettymyksekseni Hero onkin ”vain” manuaalisesti ylläpidettävä linkkilista.

Toisaalta se on linkkilistana varsin monipuolinen ja näyttävä. Erilaisia asetteluja on lukuisia. Vaihdetaan asetteluksi neljän ruudun ruudukko ja vaihdetaan kuvat ja linkit osoittamaan tekemiimme esimerkkisisältöihin.

Kukin ruutu on linkki sivuston uutisiin, sivuihin tai tapahtumiin. Linkki voi osoittaa myös Internet-sivulle tai yksittäiseen tiedostoon.

Uutisosio ei ole tietoinen siitä mitä uutisia Hero:ssa näytetään. Tuoreiden uutisten kohdalla tämä johtaa siihen että sama uutinen on näkyvästi esillä sekä Hero -web-osassa että sen alapuolella olevassa uutisnostossa.

Etusivun asettelu ja sisältö

Etusivun alkuperäinen asettelu on intranetin etusivuksi mielestäni turhan väljä. Kokeillaan ensin taittoa jossa uutiset, tapahtumat, katsotuimmat uutiset (koko tenantista), Yammer syöte ja pikalinkit on taitettu kolmeen palstaan. Näiden alla esitetään yhdessä palstassa valittu videokanava Stream-palvelusta sekä sivustosta vastaavat henkilöt.

Web-osista Yammer ja Stream erottuvat ikävällä tavalla joukosta. Vierityspalkeista tulee vääjäämättä 90-luku mieleen.

Päädyn kuitenkin hieman väljempään kahden palstan taittoon jolloin uutisista ja tapahtumista näkee enemmän tietoja.

Etusivusta tulee varsin pitkä. Hero -web-osa vie aina yhden näytönkorkeuden verran tilaa. Myös korostettu sisältö -web-osa (esim. Tiedostot, Katsotuimmat uutiset) vie korkeussuunnassa reilusti tilaa.

Muut kiinnostavat web-osat

Esimerkissämme olemme nähneet käytännössä useita erilaisia web-osia (Hero, teksti, linkki, kartta, Yammer, Stream, Uutiset, Tapahtumat ja Henkilöt). Esitellään vielä muutama.

Korostettu sisältö

Korostettu sisältö on monipuolisin web-osa. Sen avulla voi:

• hakea tietyn tyyppistä sisältöä (kaikki, kuvat, uutiset, tapahtumat, sivut, tiedostot jne)
• halutusta paikasta (tämä sivusto, tämän sivuston tiedostokirjasto, tämä sivustokokoelma, kaikki sivustot)
• suodattaa hakutulosta (otsikko sisältää sanan x, päivitetty päivän y jälkeen jne)
• järjestää hakutuloksen (uusin, suosituin, katsotuin jne)
• näyttää hakutuloksen (lista, kortit, karuselli, filminauha)

Käyttökohteita voisi olla esimerkiksi:

• Näytä Intran 5 luetuinta ohjedokumenttia
• Näytä koko tenantin tuoreimmat uutiset
• Näytä Intran 3 viimeksi päivitettyä sivua

Pikakaavio

Pikakaavion avulla voi tehdä yksinkertaisia pylväs- ja piirakkakaavioita jotka näytetään nätisti osana sivua.

Tiedosto

Pikakaavion sijaan käyttäisin hieman rumempaa, mutta dynaamisempaa tiedoston-upotusta. Kuvassa samat liikevaihtoluvut on syötetty Exceliin jossa niistä on muodostettu pylväskaavio. Tiedosto web-osa osaa näyttää sivulla suoraan Excelin sisältä valitun kuvaajan. Uudet luvut voi päivittää kätevästi Exceliin.

Luontevin tapa kaavion esittämiseksi olisi Power BI web-osa, mutta se ei intranetin etusivulle sovellu sillä se vaatii kaikilta käyttäjiltä Power BI Pro -lisenssin.

Mobiilikäyttö

Sivustoa voi käyttää puhelimen SharePoint-sovelluksella. Paras käyttökokemus saadaan kuitenkin käyttämällä sitä puhelimen selaimella. Sivusto taittuu mobiililaitteiden näyttöön todella hyvin.

 

Brändäys

Unohda. Sivuston logon voi vaihtaa (pitää olla neliskulmainen). Ja sivustolle voi valita teeman valmiista vaihtoehdoista. Jos edes sivuston pää- ja tehostevärit voisi vapaasti valita niin oltaisiin jo pitkällä.

Yhteenveto

Tässä postauksessa olen käsitellyt lyhyesti intranetin etusivun toteuttamista viestintäsivuston avulla. Sivun asettelu on joustavaa ja käytettävissä olevat kontrollit kohtuullisen monipuolisia. Henkilökohtaisesti arvostan pieneen tilaan puristettua intranetin etusivua.  Siihen ei viestintäsivu vielä oikein pysty (vrt esim. Valo intranet).

En usko viestintäsivun olevan ratkaisu isompien organisaatioiden Intranetiksi. Niin paljon jouduttaisiin vielä tekemään kompromisseja. Mutta pienempien organisaatioiden intranetiksi tässä kyllä on hyvät ainekset.

Seuraavassa kirjoituksessa käsittelen viestintäsivustolla tehdyn intranetin rakennetta. Vai onko sellaista edes olemassa..

 

Tämä kirjoitus on osa laajempaa sarjaa jossa käyn läpi SharePointin uusia ominaisuuksia, jotka mahdollistavat modernin Intranetin rakentamisen SharePointilla. Ilman räätälöintejä.