Tumpelon elämä on nykyään helppoa kun lähes kaikesta löytyy YouTubesta ohjevideo. Hyvä esimerkki on polkupyörän takavaihtajan säätäminen. En ymmärrä takavaihtajan ohjekirjan ohjeesta yhtään mitään. Netistä löytämäni kuvallisen blogipostauksen avulla ymmärrän jo jotain.
Potin räjäyttää lyhyt ohjevideo, jossa näytetään miten säätäminen oikeasti tehdään.
Sen avulla minäkin saan säädöt tehdyksi.
Nyt videot vyöryvät organisaatioiden työkalupakkiin. Videot ovat erinomaisia esimerkiksi:
- Yrityksen vision ja strategian esittelyssä
- Uuden järjestelmän esittelyssä (mikä, miksi, miten)
- Uuden tuotteen/tarjoaman esittely sisäisesti
- Täsmäohjeistuksena liittyen perustehtäviin (näin syötät tavoitteet uuteen järjestelmään)
- Täsmäohjeistuksena liittyen ongelmatilanteisiin (näin poistat tavoitteet jälkikäteen kun ne ovat jo valuneet järjestelmästä eteenpäin muihin järjestelmiin)
Lyhyet videot ovat tehokas tapa viestiä asioita. Videoiden ei kuitenkaan ole pakko olla aina lyhyitä ja tuotettuja. Kaikki yleiset esitykset kannattaa taltioida ja jakaa videopalvelussa. Mikäli kuvaa ei voi tallentaa niin edes ääni ja esitysmateriaalit. Näin esityksen voi katsoa kuka tahansa aiheesta kiinnostunut silloin kun hänelle sopii.
Stream
Office 365 -palvelun osana oleva video-palvelu ei ole kehittynyt aikoihin. Syy on ilmeinen. Microsoft on keskittynyt korvaavan Stream-palvelun rakentamiseen.
Stream on nyt virallisesti käytettävissä ja se näyttää ja tuntuu hyvältä.
Kyseessä on palvelu videoiden jakamiseen yrityksen sisällä. Monesti puhutaan yrityksen sisäisestä YouTube:sta, mikä kuvaakin palvelua oikein hyvin. Vaikka Stream on saatavina omana erillisenä palvelunaan, on se vahvimmillaan osana yrityksen Office 365 -tilausta.
Kattavat perusominaisuudet
- Videoita varten voi luoda kanavia tai ryhmiä (kyllä, ne ovat Office 365 Groupseja) joihin videoita julkaistaan.
- Käyttäjät voivat ryhtyä seuraamaan kiinnostavia kanavia.
- Yksittäisiä videoita voi kommentoida tykätä.
- Henkilökohtaiseen katselulistaan voi kerätä yksittäisiä videoita odottamaan sopivaa katseluhetkeä.
- Videoita voi hakea monin eri tavoin
Etusivun yläreunassa pyörii mainoksenomaisesti suosituimmat videot. Mikäli käyttäjä on lisännyt katselulistalleen vähintään kaksi videota, nostetaan ne näkyvälle paikalle. Vastaavalla tavalla toimivat kanavat joita käytäjä seuraa. Kanavasta näkee suoraan onko siihen julkaistu uusia videoita.
Sivun alareunasssa näytetään vielä erikseen suosituin video sekä suosituimmat kanavat kuvauksineen.
Videoita voi hakea ja selata esimerkiksi julkaisupäivän, suosituimmuuden tai tykkäysten perusteella. Kanavia haettaessa tulokset voi järjestää kanavien seuraajamäärän mukaan.
Lisäksi voi hakea käyttäjiä ja katsoa mitä videoita he ovat julkaisseet. Tai ryhmiä (kyllä, Office 365 Groupseja) ja katsoa mitä videoita kunkin ryhmän sisällä on julkaistu.
Mielenkiintoisia kehittyneempiä ominaisuuksia
Microsoft on perusjuttujen lisäksi panostanut muutamaan kätevään lisäominaisuuteen. Kun video ladataan palveluun sen sisältöä analysoidaan kahdella tapaa:
- puhe tunnistetaan ja tallennetaan tekstimuotoon (tuettuina kielinä toistaiseksi vain englanti ja espanja)
- kasvot tunnistetaan ja ne yhdistetään puheeseen
Videota katsottaessa oikeassa reunassa näkyy puhe tekstimuodossa (josta voi hakea ja hypätä oikeaan kohtaan). Videon alapuolella näkyy tunnistettujen puhujien kasvojen lisäksi aikajana, josta näkee milloin kukin henkilö puhuu. Tämä mahdollistaa nopean siirtymisen esimerkiksi kohtaan jossa Timon esitys alkaa.
Haku videoiden sisällöstä on todella kätevää. Sääli ettei se toimi ainakaan vielä Suomen kielisillä videoilla.
Videomassasta voi esimerkiksi hakea kaikki videot joissa mainitaan ”Javascript”. Hakutuloksessa näkyy jopa lauseet joissa hakusana mainitaan. Videon katsomisen voi aloittaa suoraa kyseisestä kohdasta.
Videoiden jakaminen on suoraviivaista. Jakamisen yhteydessä voi määritellä mistä kohtaa videon katselu oletusarvoisesti alkaa. Ei enää viestejä tyyliin ”Katso tämä, mielenkiintoinen asia alkaa 10min kohdalta”.
Integrointi muihin Office 365 -palveluihin
Yksittäisen videokanavan tai videon voi näppärästi upottaa osaksi modernia tiimisivua.
Kanavan voi upottaa myös Teams:iin.
Yksittäisiä videoita voi jakaa luonnollisesti myös Yammerissa.
Puutteet
Stream:ista ei ole vielä julkaistu mobiilisovellusta, mutten pidä sitä suurena puutteena. Stream-sivusto toimii hyvin myös mobiililaitteilla. Videoiden selaaminen ja katselu on vaivatonta ja mobiililaitteesta voi ladata uusia videoita palveluun.
Stream julkaistiin aivan äskettäin joten bugejakin löytyy. Muutama oma havaintoni:
- Upotus SharePoint-sivustolle sisältää tympeän pystysuuntaisen vierityspalkin. Kosmeettinen haitta, mutta tänäpäivänä silmäänpistävä.
- Videoiden aikajana ei toiminut tenantissamme. Aikajana syntyi, mutta siitä ei pystynytkään hyppäämään videon oikeaan kohtaan kuten mainostettiin. Osoitin aikajanalla ei myöskään siirtynyt oikeaan tahtiin eteenpäin.
- Videoiden automaattitekstityksen vieritys toimi vielä miten sattui. Eikä tekstityksestä pystynyt vielä hyppäämään oikeaan kohtaan videota.
Hinta ja tallennustila
Stream sisältyy Office 365:en Education sekä Enterprise (Kiosk, E1, E3, E5) tilauksiin. Kiosk -tilauksessa ominaisuuksia on karsittu rajusti ja hienoimmat herkut (kasvojen tunnistus) sisältyvät ainoastaan E5 -tilaukseen.
Tallennustilaa tulee Office 365 -tenantin mukana 500GB. Tämän lisäksi jokainen lisensoitu käyttäjä tuo 0.5GB lisää tilaa. 500 hengen organisaatiolla on siis 750GB tallennuskapasiteettia, jota voi tarvittaessa ostaa lisää. Tallennustilaa kuluttavat ainoastaan alkuperäiset palveluun ladatut videot.
Tunnin video pakattuna vie noin 0,5GB tilaa, joten 500 hengen organisaatio saisi käyttöönsä tilaa noin 1500 tunnille videota.
Yhteenveto
Nyt on työkalut kunnossa. Vaikeampi asia onkin saada ihmiset ja organisaatiot tekemään videoita ja jakamaan niitä.
Tämä kirjoitus on osa laajempaa sarjaa jossa käyn läpi Office 365:n työkaluja. Mistä niissä on kyse ja miten niitä voisi hyödyntää.
Timo Pertilä 