Pohdin kesällä 2017 kahden kirjoituksen verran (osa 1 ja osa 2), voisiko SharePointilla vihdoinkin toteuttaa kelvollisen intranetin. Silloin listasin puutteiksi muun muassa seuraavat asiat:
- Intraa ei saa sovitettua yrityksen ilmeen mukaiseksi. Edes päävärejä ei voi vapaasti valita.
- Ulkoasu on varsin väljä intranetin etusivuksi.
- Murupolkua ei ole.
- Koko intranetin kattavaa pysyvää navigaatiota ei ole (poislukien aivan pienimmät intranetit).
- Navigaatio on maksimissaan kaksitasoinen.
- Sisällön kohdentamisen mahdollisuudet ovat erittäin rajalliset.
- Sisältöjä ei voi julkaista ajastetusti.
- Sisältö ei ole hierarkista vaan sijoittuu käytännössä yhteen läjään. Navigaation ja linkitysten avulla sisältö saadaan loppukäyttäjälle näyttämään hierarkiselta.
Office 365 -palvelu kehittyy kuitenkin nopeasti. Syyskuussa 2017 pidetyssä Ignite-tapahtumassa Microsoft kertoi tulevaisuuden visioistaan ja julkaisi valtavan määrän uusia tuotteita ja ominaisuuksia. Onkin syytä päivittää näkemystämme SharePointin kelvollisuudesta sellaisenaan organisaation intranetiksi.
Suurin osa uusista ominaisuuksista on vasta tulossa, joten lopullisen tuomion niiden soveltuvuudesta voi antaa vasta myöhemmin. Mutta tässä esimakua.
Ulkoasun muokkaaminen organisaation ilmeen mukaiseksi
Omien teemojen tekeminen on vihdoinkin mahdollista. Avataan Theme generator -sivu ja syötetään teeman pääväri, tekstin väri ja sivujen taustaväri. Valmista!
Kuulostaako liian yksinkertaiselta? Niin se onkin.
Theme generator luo antamamme päävärin perusteella automaattisesti kasan muita värejä (eri variaatioita annetusta väristä). Esimerkiksi kauniista tummanpunaisesta se luo väripalettiin vaaleanpunaisen sävyjä. Kiitos ei.
Teemaan voi manuaalisesti asettaa kaikki 27 eri väriä (9 pääväriä, 9 fonttiväriä ja 9 taustaväriä). Mutta missä kaikkialla tiettyjä värejä käytetään? Perehtymisellä ja kokeilemalla pääsee varmasti hyvään lopputulokseen, mutta aivan suoraviivaista se ei ole.
Valmiin teeman saa lisättyä omaan ympäristöön seuraamalla Microsoftin ohjeita. Kopioidaan vain Theme generatorin luoma Power Shell -osuus oikealle paikalle skriptiä.
Ja siellä luomamme teema on.
Tekemillämme muutoksilla ulkoasu ei paljoa muuttunut. Mutta nyt on korostusväri täsmälleen oikea.
Sisältöjen ajastettu julkaisu
Sivujen ajastettu julkaisu on tulossa vuoden 2018 kesään mennessä. Samassa yhteydessä on mahdollisuus määritellä sivuille hyväksymistyönkulkuja.
Sisältöjen luokittelu
Vuoden 2018 aikana on tulossa mahdollisuus luokitella (Categorization) sisältöjä. Oletettavasti luokitteluja voi hyödyntää esimerkiksi sisältöjen nostamisessa intranetin etusivulle.
Sisällön kohdentamiseen todellakin kaivataankin työkaluja. Ominaisuuden julkaisun jälkeen nähdään miten hyvin sitä voi käytännössä hyödyntää.
Uusia verkko-osia
Intranettia rakennettaessa on keskeistä mistä palikoista sivut ylipäätään voi koostaa. Näitä palikoita kutsutaan verkko-osiksi (web-parts). Ja niitä on tulossa huimasti lisää. Tässä muutamia esimerkkejä.
Kyselyt (Forms)
Jatkossa Microsoft Formsilla luotu kysely voidaan upottaa kauniisti vaikka intranetin etusivulle.
- Oliko pikkujoulut mielestäsi onnistuneet?
- Mikä seuraavista olisi mieleisin työsuhdepuhelin?
Vaikka erilaiset intranetin kyselyt ja gallupit saattavat kuulostaa 90-luvulta, on niille edelleen paikkansa.
Yammer
Nykyinen Yammer verkko-osa on raikas tuulahdus iFrame-aikakaudelta, eikä visuaalisesti istu moderneihin SharePoint sivuihin. Uusi Yammer verkko-osa tulee vuoden 2017 aikana ja se näyttää hyvältä.
Intranetin etusivu = hub-sivusto
Kokonaisen intranetin rakentamisessa viestintäsivuston päälle on yksi keskeinen ongelma. Intranet hajoaa useaksi saarekkeeksi, joilla ei ole keskenään mitään yhteistä (esimerkiksi navigaatiota).
Microsoft julkaisi Ignitessä hub-sivuston (hub site), joka ratkaisee tämän ongelman. Hub on nimensä mukaisesti sivusto, joka kokoaa yhteen irralliset viestintä- ja tiimisivustot. Viestintä- ja tiimisivut liitetään hub-sivustoon, jolloin ne saavat automaattisesti yhteisen navigaation ja perivät ulkoasuteeman hub-sivustolta.
Yksittäinen viestintäsivusto tavallaan sulautuu osaksi intranettia kun se liitetään kiinni intranettina toimivaan hub-sivustoon. Siistiä.
Hub-sivuston uutiset ovat kooste siihen liitettyjen viestintä- ja tiimisivustojen uutisista. Sama pätee tapahtumiin. Hub-sivuston haku kattaa hub-sivuston sekä kaikkien siihen liitettyjen sivustojen sisällöt.
Intranet voisi koostua esimerkiksi seuraavista osioista:
- Intranetin etusivu (organisaatiotasoinen uutisointi, hub-sivusto)
- HR (viestintäsivusto)
- Näin toimimme (talotason ohjeita, viestintäsivusto)
- Matkustus (viestintäsivusto)
- Toimitilat (viestintäsivusto)
- IT (viestintäsivusto)
- Terveydenhuolto (viestintäsivusto)
- jne
Myös hub-sivuston todellisen käyttökelpoisuuden näkee kun se julkaistaan (kesä 2018). Odotukset ovat korkealla.
Sivujen monikielisyys
Tuki monikielisille sivuille on sekin tulossa 2018 kesään mennessä.
Yhteenveto
Joko hyvän intranetin voi tehdä ilman räätälöintejä? Riippuu tietenkin täysin tarpeesta. Intranet on luonnollisesti paljon muutakin, kuin mitä olen näissä kolmessa kirjoituksessani lyhyesti esitellyt.
Selvää on kuitenkin että SharePoint voi tuotteena erittäin hyvin. Se on ottanut lähivuosina valtavia harppauksia eteenpäin ja tulee tekemään sitä myös jatkossa.
Office 365 -palvelua käyttävällä organisaatioilla ei ole intranettia miettiessään mitään mieltä katsoa muualle kuin SharePointin suuntaan.
Tämä kirjoitus on osa laajempaa sarjaa jossa käyn läpi SharePointin uusia ominaisuuksia, jotka mahdollistavat modernin Intranetin rakentamisen SharePointilla. Ilman räätälöintejä.
Timo Pertilä 