Edellisessä kirjoituksessani kävin läpi miten SharePointin viestintäsivustolla  (Communication site) voi tehdä aivan siedettävän intranetin etusivun.

Intranet on kuitenkin paljon muutakin kuin pelkkä etusivu.

Missä ovat tarjouspohjat? Mistä löydän matkusohjeet? Entä Lahden konttorin puhelinnumeron? Minulla on kolmatta päivää kuumetta, missä voin käydä lääkärissä?

Tässä kirjoituksessa käydään läpi miten pysyvämmät ohje-tyyppiset sisällöt saa niputettua osaksi viestintäsivustolla toteutettua intranettia.

Esimerkki 1 – Maltillisesti sisältöä

Luodaan intranet-sivustollemme uusi sisältösivu sivun vasemasta yläreunasta.

new page.png

Olemme luomassa organisaation IT-palveluita kuvaavaa sivua. Tähän tarkoitukseen soveltuu useita sarakkeita sisältävä sivumalli.

new page 2

Lisätään sivulle otsikko, otsikkokuva ja sisältöä (linkkejä ohjevideoihin sekä Microsoftin Office koulutusmateriaaleihin).

it services page.png

Tämä uusi sivueditori on kyllä todella hyvä!

Tehdään muutama muukin sivu (HR, Organisaatio, Terveydenhuolto jne) valmiiksi. Kaikki luodut sivut löytyvät sivuston yläreunan navigaation ”Sivut” kautta.

navigation oobt

Uutisetkin ovat sivuja joten sivulistaus on jo nyt varsin pitkä.

pages list

Luodut sisältösivut halutaan saada osaksi sivun yläreunan navigaatiota. Suoritetaan jokaiselle sivulle erikseen ”Lisää siirtymisvalikoon” toiminto.

promote page to navigation

Tämän jälkeen sivut voi järjestää navigaatiossa haluttuun järjestykseen (kuvan vasen reuna).

edit navigation

Lopputuloksena on siisti kaksitasoinen navigaatio, joka pysyy näkyvillä kaikilla sivuston sivuilla.

ready navigation.png

Ongelmaksi voi muodustua navigaation rakenteen syvyyden rajoittuminen kahteen.

Pärjääkö joku kaksitasoisella rakenteella?

Pienemmät organisaatiot pärjäävät varmasti. Voimme tehdä aina lisää sivuja (joita ei liitetä navigointiin) ja/tai luoda sivulle oman tiedostokirjaston. Näitä sisältöjä voi  haluamallaan tavalla nostaa sivulle.

Sisältöjen koostaminen yhdelle sivulle

Muokataan luomaamme IT-palvelut -sivua:

  • Nostetaan tärkein tieto (helpparin numero) suoraan otsikkoon
  • Luodaan IT-palveluille oma tiedostokirjasto loppukäyttäjien ohjeita varten
  • Näytetään sivulla 4 suosituinta ohjetta yllä luodusta tiedostokirjastosta (korostettu sisältö web-osa)
  • Tehdään IT-palveluihin liittyviä uusia sivuja (IT – Tietoturva, IT – HelpDesk, IT – Ohjeet, IT – Hankinnat jne).
  • Näyteään sivulla neljä suosituinta sivua joiden nimi alkaa ”IT -” (korostetu sisältö web-osa).
  • Luodaan uusi sivu ”IT – Palvelut Kaikki”, jossa korostetun web-osan avulla näytetään kortteina kaikki ”IT -” -alkuiset sivut. Näin saadaan luotua paikka mistä löytyy kaikki IT-sivut.
  • Lisätään linkit tärkeinä pitämiimme sivuihin (IT hankinnat, tietoturva sekä IT palvelut kaikki) (pikalinkit web-osa)

IT-palvelut -kokonaisuus näyttää varsin hyvältä:

it palvelut 1it palvelut 2it palvelut 3

IT Palveluiden arkistosivu näyttää tältä:

it palvelut kaikki.png

Sivustomme looginen rakenne on seuraava:

rakenne 1.png

Koska navigaatio on kaksitasoinen, suurinta osaa sisällöistä hallitaan nimeämiskäytännön avulla. Osalle organisaatioista aivan käypä ratkaisu. Ei kuulosta kuitenkaan lupaavalta mikäli sisältöä on paljon.

Esimerkki 2 – suuren sisältömassan hajauttaminen

Mikäli intranetissa on paljon sisältösivuja, ei yllä esitetty lähestyminen tunnu vakuuttavalta.

Ratkaisu on sisältökokonaisuuksien jakaminen useaan viestintäsivustoon.

Esimerkkiorganisaatiosamme henkilöt matkustavat paljon ja matkustukseen liittyviä ohjesivuja ja dokumentteja on paljon. Luodaan matkustukseen liittyen oma viestintäsivusto.

Viestintäsivustolle voi luoda alisivustoja, mutta ne eivät voi olla tyypiltään viestintäsivustoja. Luomme siis matkustus-sivuston SharePointin etusivulta, jolloin sillä ei ole mitään suhdetta intranet-sivustoomme.

create communication site

Muokataan matkustussivustoa nopeasti:

  • Luodaan sopivia sivuja (Matkustusohjeet, Matkavaraukset, Päivärahat) ja liitetään ne navigaatioon.
  • Luodaan Päivärahat eri maissa -sivu, muttei lisätä sitä navigaatioon vaan tehdään siihen linkki Päivärahat -sivulta.
  • Pudotetaan visuaalinen Hero -web-osa pois
  • Nimetään matkustukseen liittyvä yhteyshenkilö (henkilöt -web-osa) ja nostetaan se oikeaan palstaan ylös.
  • Lisätään yhteyshenkilön alle matkustukseen liittyvä kuva.
  • Luodaan uutisia matkustukseen liittyen
  • Näytetään korostettu sisältö -web-osan avulla osion neljä suosituinta sivua

Matkustussivustomme on valmis.

travelling 1travelling 2

Intranet ja matkustusosio pitää yhdistää toisiinsa. Lisätään intranetin navigaatioon linkki matkustussivulle.

add link to navigation 4.png

add link to navigation 3

Vastaavasti matkustussivulle tehdään paluulinkki intranetin etusivulle.

add link to navigation 5.png

Sivustomme looginen rakenne on nyt seuraava:

rakenne 2.png

Mikäli pystyy elämään ilman koko intranetin kattavaa yhtenevää navigaatioita, voi näin toteuttaa sisällöltään laajankin intranetin. Kustakin osakokonaisuudesta luodaan oma sivustonsa, joka linkitetään intranetin navigaatioon manuaalisesti.

Ajatus kuulostaa villiltä mikäli on tottunut intranetin fyysiseen tiukan hierarkiseen sivustorakenteeseen. Nyt sisältösivut ovat hujanhajan omissa ämpäreissään (viestintäsivustoissaan).

Toisaalta sisällöntuotanto on nyt helppoa hajauttaa. Matkustustiimi vastaa matkustus-sivustostaan ja voi tehdä sinne vapaasti uusia sivuja ja dokumentteja. Sivustojen ulkoasutkin pysyvät riittävän samanlaisina. Ulkoasua kun ei pysty juurikaan muuttamaan.

Sisältöjen nostaminen intranetin etusivulle

Intranetin etusivulle voi nostaa helposti esimerkiksi koko intranetin suosituimpia sivuja. Tämä onnistuu kätevällä korostettu sisältö -web-osalla, joka osaa hakea sisältöä kaikilta tenantin sivuilta.

korostettu sisältö 1.png

Tämän kanssa on syytä olla tarkkana sillä web-osa todellakin hakee kaikkialta (ryhmätyötiloista ja muista sivustoista jotka eivät loogisesti ole osa intranettia). Onneksi voimme suodattaa sisältöä ja määrittelemmekin uutisia näytettävän vain matkustus ja tuotekehitys -sivustoilta (tehdään molemmille omat suodattimet).

korostettu sisältö 2.png

Näin saamme nostettua intranetin etusivulle uutisia myös muualta, sivustoista jotka olemme määritelleet olevan osa intranettiamme.

korostettu sisältö 4.png

Yhteenveto

Vakio SharePointilla toteutettava intranet on nyt lähempänä kuin koskaan. Täytyy vain hyväksyä sen mukanaan tuomat rajoitteet:

  • Intraa ei saa sovitettua yrityksen ilmeen mukaiseksi. Edes päävärejä ei voi vapaasti valita.
  • Ulkoasu on varsin väljä intranetin etusivuksi.
  • Murupolkua ei ole.
  • Koko intranetin kattavaa pysyvää navigaatiota ei ole (poislukien aivan pienimmät intranetit).
  • Navigaatio on maksimissaan kaksitasoinen.
  • Sisällön kohdentamisen mahdollisuudet ovat erittäin rajalliset.
  • Sisältöjä ei voi julkaista ajastetusti.
  • Sisältö ei ole hierarkista vaan sijoittuu käytännössä yhteen läjään. Navigaation ja linkitysten avulla sisältö saadaan loppukäyttäjälle näyttämään hierarkiselta.

Aivan nollatiedoilla en lähtisi intranettia rakentamaan vaan ottaisin mukaan jonkun asiaan perehtyneen. Tosin ulkopuolisen konsultin kanssa ei auta miettiä liian kauaa, samalla rahalla kun saa ostettua kaupallisen valmiiksi mietityn Intranet-paketin käyttöönsä. Ilman yllämainittuja rajoituksia.

 

Tämä kirjoitus on osa laajempaa sarjaa jossa käyn läpi Office 365:n työkaluja. Mistä niissä on kyse ja miten niitä voisi hyödyntää.