SharePointiin putoilee tasaiseen tahtiin isoja ja pieniä ominaisuuksia, jotka vievät meitä lähemmäksi hetkeä jolloin SharePointilla voi rakentaa vakiotoiminnallisuuksia hyödyntäen mainion intranetin.
Käydään jälleen läpi muutama näistä ominaisuuksista.
Sivun kopiointi
Äskettäin julkaistut muokattavat sivustomallit ovat vielä raakileet. Se on sääli sillä räätälöitävät sivustomallit ovat erinomaisia organisaation tiimi/projekti/palvelu/tuote/harrastekerho/jne sivustojen pohjaksi.
Voit kuitenkin unohtaa sivustomallien puutteet intranettia suunniteltaessa.
Viestintäsivustoilla toteutettu intranet on käytännössä 1-n kappaletta viestintäsivustoja, jotka liitetään yhteen hub-sivuston (tulossa) avulla.
Mikäli intranet koostuu viidestä viestintäsivustosta, ei niiden etusivujen muokkaaminen halutunlaisiksi ole iso tehtävä. Oleellisempaa on varsinaisten sisältösivujen helppo tuottaminen. Tähän käyttötarpeeseen iskee sivun kopiointi -toiminnallisuus.
Kuvitellaan rakentavamme intranettia. Olemme luoneet mallin miten sisäisiä palveluja esitellään intranetissa (kuva alla). Palvelun esittelevällä sivullamme on
- lyhyt esittelyteksti
- sivun vastuuhenkilön kuva ja nimi
- kolme tuoreinta palveluun liittyvää dokumenttia
- syöte kyseisen palvelun yammer-ryhmästä
Seuraavaksi lisäämme HR-palvelujen sivun. Tämä käy helposti tekemällä kopion IT-palveluiden sivusta.
Kopio on otsikkoa lukuunottamatta idettinen alkuperäisen kanssa. Vaihdan tekstit, dokumenttikirjaston sekä yammer-syötteen ja olen valmis!
Kopiointi on erinomainen ominaisuus varsinkin niille, jotka käyttävät intranetissaan vakiomalleista poikkeavaa layouttia ja web-osien asettelua. Säästää todella paljon aikaa kun niitä ei tarvitse hieroa manuaalisesti paikoilleen.
Huomaa että kopiointi toimii sivustokokoelman (kuten yksi viestintäsivusto) sisällä.
Sivun lisääminen navigaatioon tai uutiseksi
Sivun tallentamisen jälkeen käyttäjältä kysytään lisätäänkö sivu suoraan navigaatioon tai lisätäänkö se viestintäsivuston uutiseksi.
Jälleen pieni ominaisuus, joka helpottaa kokonaisuuden rakentamista kummasti. Samalta näytöltä voi kopioida myös sivun osoitteen talteen.
Myöhemmin tähän näyttöön pääsee sivun yläpalkin Promote -linkistä.
Lomakkeen upottaminen sivulle
Käyttäjät ovat todella innoissaan Forms:sta, tästä superhelposta lomaketyökalusta. Tehdään sen avulla intranettiimme työsuhdepuhelimen tilauslomake.
Lomake on selaimessa aivan hervottoman kokoinen. Onneksi lomake on helppo upottaa intranetin IT-sivulle. Avataan sivu muokkaustilassa (edit) ja lisätään Microsoft Forms web-osa.
Annetaan web-osalle Forms-työkalusta poimittu lomakkeen osoite.
Sijoitin lomakkeen sivun oikeaan palstaan, jolloin se asettuu nätisti pieneen tilaan. Huomattavasti siistimpi kuin alkuperäinen Forms-lomake!
Forms -lomakkeet organisaation omilla väreillä
Forms -lomakkeiden kiusallisin puoli on niiden ulkoasu. Niitä ei saa mitenkään viriteltyä näyttämään organisaation omilta. Vai saako…
Tein nettiyhteyden tilauslomakkeen. Laittamalla intranettiin linkin kyseiseen lomakkeeseen se avautuu omaan ikkunaansa ja näyttää tältä.
Huomattavasti siistimpään lopputulokseen päästään tekemällä intranettiin oma sivu lomaketta varten. Lomake upotetaan sivulle ja lisätään tarvittaessa lomakkeeseen liittyvää ohjeistusta jne.
Näin myös lomakkeen Lähetä-painike on oikean värinen.
Toivottavasti lomake web-osaa parannetaan vielä siten että lomakkeen ja muun sisällön fontit ovat samat.
Tämä kirjoitus on osa laajempaa sarjaa jossa käyn läpi SharePointin uusia ominaisuuksia, jotka mahdollistavat modernin intranetin rakentamisen SharePointilla. Ilman räätälöintejä.
Timo Pertilä 