Miten intranetin linkkilista korvataan chatbottilla

Intraneteistä puhuttaessa nostetaan usein ensimmäisenä esille niiden sosiaaliset ominaisuudet. Käyttäjien osallistaminen ja aktivoiminen on tärkeää, mutta moni käytää intranettia edelleen varsin arkisiin asioihin. Ruotsalaisen selvityksen mukaan yksi tyypillisistä intranetin käyttötarkoituksista on työkalulinkkien löytäminen.

Onko mitään tylsempää?

Mutta sitä arkiset ja toimivat työkalut ovat. Hieman tylsiä.

Luin myös blogi-kirjoituksen, jossa esitettiin chatbottien korvaavan tulevaisuudessa kaikki verkkopalvelut. En allekirjoita tätä väitettä (vielä), mutta chatbotilla voi jo nyt mainiosti korvata sen intranetin perinteisen linkkilistauksen.

Intranetin linkit-sivu näyttää monesti tältä.

Jostain intranetin syövereistä löytyy se tärkeä sivu, jossa on listattuna kaikki orgnisaation toiminnan kannalta oleelliset linkit.

Mutta miten tämä korvataan chatbotilla?

QnA palvelun luominen

Microsoftin QnA -botti (Questions and Answers) sopii erinomaisesti juuri tähän. Se on chatbot, joka vastaa käyttäjän esittämiin kysymyksiin erillisen kysymys- ja vastauspatteriston avittamana. Linkkilistauksen tapauksessa linkit ovat niitä vastauksia. Täytyy vain määritellä niihin sopivat kysymykset.

Aloitetaan luomalla QnA -palvelu QnA Maker -sivustolla.

Intranetissa olevaa linkkisivua ei voi antaa tietolähteeksi sillä se on tunnistautumisen takana. Tehdäänkin aluksi tyhjä Q&A kokoelma, jota lähdemme täyttämään käsin.

Aloitetaan linkistä yrityksen tuntikirjaustyökaluun. Kysymyksenä toimii ”Miten kirjaan tunnit?” ja vastauksena luonnollisesti linkki varsinaiseen työkaluun.

Seuraavaksi luodaan ”Add alternative phrasing” -toimintoa käyttäen vaihtoehtoisia tapoja kysyä samaa linkkiä.

En kuitenkaan lisää vaihtoehtoisiin kysymyksiin kokonaisia lauseita. Oikaisen ja käytän ainoastaan avainsanoja, joita oletan käyttäjän käyttävän etsiessään tuntikirjaustyökalua. Osumatarkkuus paranee, mitä enemmän avainsanojen eri taivutusmuotoja ainestoon lisää.

Botti on kokoajan kokeiltavissa testiosiossa (Test). Testaamisen lisäksi näkymästä voi helposti lisätä vaihtoehtoisia tapoja kysyä samaa asiaa, sekä korjata botin antama väärä vastaus oikeaksi. Muutaman testikysymyksen jälkeen totean osumatarkkuuden olevan varsin korkean.

Lisään vastaavalla tavalla QnA-taulukkoon kaikki linkkisivun linkit.

 

Kun kaikki linkit on syötetty ja chatbottia testattu, voidaan QnA-sisältö julkaista (sivun yläosan Publish-painike).

Azure Bot Service

Olemme luoneet nyt ”älyn” chatbottiamme varten. Seuraavaksi rakennetaan luotua älyä hyödyntävä chatbotti, joka voidaan julkaista käyttäjille. Tämä onnistuu nopeasti käyttämällä Azuren Bot Service:ä ja sieltä Question and Answer -mallia.

Luotu chatbot yhdistetään QnA -malliin chatbotin Application settings -osiosta löytyvien QnAKnowledgebaseId ja QnASubscriptionKey -avainten avulla.

Avaimissa käytettävät arvot löydät QnA Maker:ista klikkaamalla View Code halutun QnA-palvelun kohdalta.

Nyt meillä on valmis chatbot, jota ajetaan Azuressa. Sen voi julkaista esimerkiksi yrityksen Skype-työkaluun tai Teamsiin.

Mikäli Teams toimii organisaation intranettina (kyllä, sitäkin tehdään), voidaan chatbotin avulla tuoda näppärästi käyttäjien löydettäväksi organisaation toiminnan kannalta oleelliset linkit.

Valmiin chatbotin julkaisu intranettiin

Lopuksi upotamme luodun chatbotin intranettiimme. Chatbotin julkaisukanavat löytyvät Channels-osiosta. Nyt käyttämämme Web Chat on oletuksena aktivoitu. Tarvittavat upotuskoodi löytyvät Get bot embed codes -linkin takaa.

Annettuun iFrame-koodiin pitää vielä copy-pastata salaisuus (secret), jonka saa esiin Show-linkkiä painamalla.

Chatbotin upottaminen intranetin etusivulle

Intranettimme on rakennettu käyttäen SharePointin viestintäsivustoa. Ennen chatbotin lisäämistä täytyy chatbot-koodimme suoritus iFrame-upotuksessa sallia. Tämä tehdään sivustokokelman asetuksissa (HTML Field Security).

Lisätään sallittujen domainien joukkoon webchat.botframework.com.

Tämän jälkeen voimme lisätä intranetin etusivulle embed-lisäosan ja siihen oikean iFrame-koodin.

Lopputulos näyttää tältä.

Miten QnA chatbot-projekti todellisuudessa etenee?

Kun on päätetty mitä sisältöä QnA chatbotilta voi kysyä, on ensimmäisen versio toteutettu varsin nopeasti. Seraavaksi alkaa varsinainen työ, eli chatbotin kouluttaminen.

1. Projektiryhmä testaa bottia. Lisätään vaihtoehtoisia ilmaisuja ja avainsanoja samalle asialle. Tätä tehdään niin pitkään että projektirymä on tyytyväinen.
2. Annetaan chatbot testattavaksi pilottiryhmälle. Toisin kun projektiryhmä, he eivät tiedä mikä chatbotin vastausjoukko todellisuudessa on. He kysyvät asioita, joihin chatbot ei osaa vastata. Projektiryhmän tehtävänä on käydä lokeja läpi (superhelppoa, siihenkin on oma työkalu!) ja lisätä puuttuvat vastaukset.
3. Kun lopulta ollaan tyytyväisiä, julkaistaan chatbot koko organisaatiolle.

Tämäntyyppinen chatbot ei ole koskaan valmis. Mikäli loppukäyttäjille halutaan tarjota tasokasta palvelua, tulee chatbottia harjoittaa jatkuvasti. Käytännössä sen lokeja analysoidaan. Tutkitaan mitä käyttäjät siltä ovat kysyneet ja mitä se käyttäjille on vastannut. Ja lisätään puuttuvia vastauksia sekä vaihtoehtoisia ilmauksia. Kunnes  se osaa taas vastata kaikkeen. Hetken.

Hinnoittelu

Käyttämäni QnA-palvelu on ilmainen. Käytöllä on tosin rajansa: 10 000 tapahtumaa kuukaudessa sekä max 10 tapahtumaa minuutissa (QnA on preview-vaiheessa).

Lisäksi tarvitaan Azuren Bot Service. Siitä löytyy ilmainen tilaus (10 000 tapahtumaa), joka riittää pitkälle toteutusvaiheessa. Maksullinen tilaus maksaa 0,42euroa / 1000 tapahtumaa.

Ei tästä kauhean kallista tule, mikäli kyseessä on organisaation sisäinen ratkaisu.

Yhteenveto

QnA Makerin sekä Azuren Bot Servicen avulla saa toteutettua kustannustehokkaasti tietynlaisia chatbotteja. Mikä parasta ne ymmärtävät suomea. Käyttämäni avainsanoihin perustuva lähestyminen toimii kunnes samoja avainsanoja aletaan käyttämään eri asiayhteyksissä, joilla on omat vastauksensa. Esimerkiksi

• Mistä löydän word templatet?
• Mistä voin asentaa wordin?
• Mistä löydän word ohjeet?

Ongelma voidaan kiertää niputtamalla vastaukseen kaikki kyseiseen avainsanaan liittyvä. Kaikkiin ylläoleviin kysymyksiin vastattaisiin: ”Office-tuotteisiin liittyvät templatet löydät osoitteesta x, ohjeet osoitteesta y ja asennusmediat osoitteesta z”.