Rakensimme pari viikkoa sitten Power Appsin, jolla työntekijät voivat ilmoittaa mille toimistolle (tai toimiston osaan) ovat minäkin päivänä tulossa.

Idea oli yksinkertainen.

  • Määritellään toimitilat ja niiden kapasiteetti (paljonko paikalla voi olla henkilöstöä samanaikaisesti)
  • Tarjotaan työntekijöille mobiilisovellus, jonka avulla
    • näkee missä toimitiloissa on minäkin päivänä tilaa jäljellä
    • voi ilmoittaa työskentelevänsä toimipisteessä x päivänä y

LinkedIn:ssä esitettiin erinomainen kysymys.

Voisiko vastaavan ratkaisun toteuttaa Microsoftin Shifts-palvelulla?

Shifts on palvelu työvuorojen hallinnointiin. Sillä luodaan aluksi työvuoroja, joihin esimies voi työntekijöitä sijoitella. Työntekijät voivat itse pyytää pääsyä vuoroihin, sekä vaihtaa vuoroja keskenään.

Vuorot voivat olla ns. avoimia. Tällöin vuorolle määritellään työntekijöiden maksimimäärä ja työntekijät voivat itse ilmoittautua niihin.

Niinpä. Yksi toimitila ja työpäivä voisi olla avoin vuoro, joihin työntekijät ilmoittautuvat, kunnes toimitilan kapasiteetti (vuoron max osallistujamärä) täyttyy.

Tätä on pakko kokeilla.

Shifts ja toimistolle ilmoittautuminen

Avataan aluksi Shifts. Se löytyy Teams:in vasemasta reunasta kolmen pisteen takaa.

Luodaan ensimmäisenä uusi aikataulu (schedule). Aikataulu liittyy aina johonkin olemassaolevaan Teamsiin. Loin tarkoitusta varten Office usage -nimisen tiimin, jonka jäseninä koko organisaatio on.

Valitaan aikavyöhyke, jolla kaikki vuorolaiset ovat, ja olemme valmiit.

Tyhjä shifts näyttää tältä.

Ryhmien ja vuorojen luonti

Seuraavaksi luodaan ryhmä (group), kutakin rakennusta tai rakennuksen osaa kohden. Mikä ikinä onkin tarkoituksenmukainen tarkkuus.

Tämän jälkeen kuhunkin ryhmään lisätään avoin vuoro (open shift).

Homman juju on, että vuoroon voi vapaasti osallistua ennalta määritelty määrä henkilöitä (max 255).

Vuoroja voi kopioida kätevästi, joten ei aikaakaan kun meillä on viikon vuorot luotuna (3 sijaintia).

Kun kaikki on valmista, jaan vuorolistat tiimiläisille (Share with Team).

Miltä vuorot näyttävät tiimiläisten käyttöliittymässä?

Tältä. Miksen voi ilmoittautua vuoroihin?

Koska kyseinen käyttäjä ei ole rakennuksen kerrosta edustavan ryhmän jäsen!

Jokaiseen ryhmään tulee erikseen lisätä henkilöt, jotka voivat ilmoittautua vuoroihin. Eli varata paikan rakennuksesta tai sen osasta.

Groupseja tai AD-ryhmiä ei voi käyttää. Jokainen henkilö lisätään erikseen.

Ei vaikuta ison organisaation ratkaisulta.

Kun jokaiseen ryhmään on lisätty yksitellen jokainen työntekijä, näyttää vuorolista tältä.

Vuoroihin ilmoittautuminen ja ilmoittautumisten hyväksyminen

Miten vuoroihin sitten ilmoittaudutaan? Tietenkin tekemällä pyyntö (request) päästä kyseiseeen vuoroon.

Josta päästäänkin seuraavaan hankaluuteen. En näe mistään, mihin vuoroihin olen jo ilmoittautunut. Ennen kuin pyynnöt on hyväksytty.

Kyllä. Jonkun tulee hyväksyä kaikki pyynnöt.

Onneksi hyväksynnän voi tehdä automaattisesti Flow:lla.

Hyväksymiselle tulee väkisin jonkinlainen viive, sillä Flow:ta ei voi käynnistää uuden pyynnön saapuessa.

Käyttäjäkokemus

Hyväksynnän jälkeen vuoroni näyttävät tältä. Pienellä toimistomäärällä aivan kelvollista, mutta isommalla määrällä on vaikea hahmottaa mihin on minäkin päivänä ilmoittautunut.

Voin tarkastella omia vuorojani myös näin. Alla omat vuoroni ja yllä valittavissa olevat vuorot, eli toimitilat joissa on vielä tilaa. Mikäli toimitiloja on esimerkiksi 50 niin hankalalta näyttää tämäkin.

Huomaamme nopeasti, että Shifts:illä toteutettuna varausjärjestelmä toimii, mikäli varattavia rakennuksen osia sekä työntekijöitä on kohtuullisen pieni määrä.

Muutoin ratkaisusta ei tule kovin käytettävää.

Mobiilikäyttö

Yllätykseksemme mobiilisovelluksesta ei näe mistään omia vuorojaan.

Vuoroihin, eli toimipisteisiin, ilmoittautuminkaan ei ole kauhean selkeää sekään isommilla toimistomäärillä.

Yhteenveto

Ratkaisun toteuttaminen Shifts:llä on mainio idea. Ratkaisusta saa aivan toimivan, mikäli henkilöstöä ei ole paljoa, kuten ei myöskään varattavia tiloja.

Mutta fiilis on koko ajan, ettei tätä tähän käyttöön ole tarkoitettu. Niin kuin ei olekaan.