Erilaisten muistutusten lähettäminen on tyypillinen käyttötapaus Flow:lle. Muistutus voi olla sähköposti, tekstiviesti, teams-viesti tai vaikkapa push-notifikaatio puhelimeen. Riippuen siitä, onko muistutettava henkilö organisaation sisältä vai ulkoa.

Kuvitellaan tilanne, jossa lähetämme asiakkaille palautepyyntöjä Forms Pro -palvelua hyödyntäen. Asiakkaita on paljon ja erilaisia palautepyyntöjä lähetetään automatisoidusti useille henkilöille ja päivittäin.

Mikäli asiakas ei vastaa lähetettyyn palautepyyntöön, muistutamme häntä aiheesta kerran. Tämä tehdään 3 päivää palautteen lähettämisen jälkeen.

Tietenkin Flow:lla.

Muistutuksen lähettäminen n päivän jälkeen

Toteutus on suoraviivainen. Luodaan Flow, joka käynnistyy arkipäivisin klo 12.00.

Kukin Forms Pro:lla toteutettu palautepyyntö on ns. kutsu vastata palautteeseen (Forms Pro Survey Invite). Haetaan siis Flown:n alussa kaikki kolme päivää sitten lähetetyt kutsut, joihin ei ole vielä vastattu.

  • Palalutepyynnöt, joihin ei ole vastattu: msfp_invitestatus on Sent, Read tai started
  • Lähetetty kolme päivää sitten: scheduledstart on suurempi kuin kolme päivää sitten klo 00.00.01 ja pienempi kuin kolme päivää sitten 23.59.59

Tämän jäkeen voimme lähettää haluamamme muistutusviestin.

Muistutuksen lähettäminen n arkipäivän jälkeen

Mutta.

Perjantaina lähetetystä palautepyynnöstä tulee muistutusviesti heti maanantaina. Se tuntuu hieman kohtuuttomalta.

Miten saamme muistutukset lähtemään 3 arkipäivää palautepyynnön lähetyksen jälkeen?

Ratkaisu hahmottuu nopeasti piirtämällä logiikka paperille. Meillä on viikonpäivät ja palautteet lähtevät aina arkipäivisin.

Milloin muistutuksia oikein lähetetään?

Tietenkin

  • Maanantaina, tiistaina ja keskiviikkona lähetetään muistutukset 5 päivää sitten lähetetyistä palautteista
  • Torstaina ja perjantaina lähetetään muistutukset normaalisti 3 päivää sitten lähetetyistä palautteista

Tämä on helppoa toteuttaa Flow:n dayOfWeek-funktiota hyödyntämällä.

Flow käynnistyy kuten edellä. Ensimmäisenä alustetaan muuttuja (Days before sent), joka kertoo montako päivää sitten lähetetyistä palautepyynnöistä olemme muistutusta lähettämässä.

Oletusarvo on -3.

Seuraavaksi selvitämme dayOfWeek-funktiolla, mikä viikonpäivä tänään on. Mikäli kyseessä on maanantai, tiistai tai keskiviikko (dayOfWeek on 1, 2 tai 3), päivitämme Days before sent -muuttujan arvoksi -5

Lopuksi haemme vastaamattomat palautteet ja käytämme hakuehdossa (Filter Query) Days before sent -muuttujaa.

Entä jos palautepyyntöjä lähetetään myös viikonloppuisin?

Silloin torstaisin lähetetään muistutus myös viikonloppuna maailmalle lähteneistä palautepyynnöistä. Maanantaina lähetettyjen lisäksi.

Muista kellonajat!

Kun Flow:ssa tekee vertailuja eri aikaleimoilla, tulee pysähtyä hetkeksi miettimään mitä tarkalleenottaen on tekemässä.

  • Miltä aikavyöhykkeeltä ajat on tallennettu?
  • Mihin muotoon ja millä logiikalla ajat on käytettävään tietovarastoon tallennettu?
  • Minkä aikavyöhykkeen aikaa on Flow:ssa itse käyttämässä?