Kesälomien jälkeen on alkanut työntekijöiden paluu toimistoille. Tänä vuonna lomilta palaaminen on kuitenkin erilaista kuin aiemmin. Organisaatioissa pohditaan tapoja, joilla varmistetaan turvavälit ja työntekijöiden turvallisuus.

Yksi keino muiden joukossa on rakentaa mekanismi, jolla rajataan samaan aikaan samoissa tiloissa olevien työntekijöiden määrää. Yksinkertaisimmillaan se tarkoittaa jakoa kahteen ryhmään. Ryhmä A käy toimistolla parillisina viikkoina ja ryhmä B parittomina.

Ongelman voi varmasti ratkaista myös sähköisesti.

Minulta onkin kysytty, miten tämän voisi toteuttaa Microsoft:in Office 365 / Power Platform alustalla.

Käydään muutama vaihtoehto lyhyesti läpi.

Power Apps

Power Apps:illa voi rakentaa nopeasti omia sovelluksia. Mobiilisovelluksia, työpöytäsovelluksia sekä SharePoint:iin tai Teams:iin upotettavia sovelluksia.

Yksi lähestyminen onkin rakentaa toimistolle paluuta tukemaan oma mobiilisovellus. Löydät esimerkisovelluksen aiemmasta kirjoituksestani.

Power Apps on uskomaton työkalu. Sovelluksen tekeminen ei ole läheskään niin iso urakka, kuin saatat kuvitella.

Oman sovelluksen etu on, että se toimii juuri kuten halutaan. Merkitäänkö toimistopäivät vain huomisen osalta? Koko viikon osalta? Kahden viikon osalta? Entä millä tarkkuudella tilojen täyttöastetta seurataan? Rakennus? Kerros? Maisema? Näkeekö sovelluksesta keitä muita on tulossa samana päivänä töihin? Sisällytetäänkö sovellukseen ohjeita toimistolle tuloon liittyen?

Toki sovellus pitää ensin tehdä ja testata.

Bookings

Bookings-palvelulla voi rakentaa nopeasti sivuston, josta käyttäjät varaavat erilaisia palveluja eri päiville. Bookings soveltuu erinomaisesti esimerkiksi partureille tai hierojille.

Mutta mitä jos toimipisteet olisivatkin näitä varattavia palveluja?

Joita Bookings-palvelusta varattaisiin niiden kapasiteetin mukaan.

Idea ei ole kuitenkaan kovin käyttökelpoinen.

Palvelujen kapasiteetin hallintaa varten joutuu luomaan kasan kuvitteellista henkilökuntaa (staff), sillä palvelun kapasiteetti määräytyy sitä tuottavan henkilökunnan määrän perusteella.

”Toimistolle ilmoittautuminen” on käytännössä hankalaa. Varauksen yhteydessä tulee antaa aina oma nimi ja yhteystiedot. Palvelu kun on oikeasti tarkoitettu organisaation ulkopuolisille henkilöille.

Seuraava.

Shifts

Office 365 paketista löytyy Shifts-työkalu työvuorojen pyörittämiseen. Pienellä soveltamisella saa siitäkin rakennettua jonkinlaisen ratkaisun tähän ongelmaan.

Lopputulos soveltuu lähinnä aivan pienten organisaatioiden tarpeisiin. Silloinkin helpompaa voisi olla käyttää ihan vain jaettua kalenteria…

Mistä päästäänkin luontevasti seuraavaan ideaan.

Outloook Workspaces

Outlookin kalenteriin on tulossa uusi ominaisuus nimeltään työtilat (Workspaces).

Idea on yksinkertainen. Outlookiin voi jatkossa määritellä varattaviksi resursseiksi työtiloja. Esimerkiksi toimiston kerroksia, lohkoja kerroksien sisällä, jaettuja työhuoneita tms.

Työtilan erityisominaisuus on, että sille voi määritellä kapasiteetin, esimerkiksi 50 henkilöä. Outlook huolehtii siitä, että työtilan voi varata samalle ajalle ainoastaan kapasiteetin verran käyttäjiä.

Tämä voi olla usealle organisaatiolle aivan riittävä ratkaisu.

Microsoftin Return to the workplace with confidence -ratkaisu

Microsoft tarjoaa kattavaa työkalukokonaisuutta (Return to the workplace with confidence), jolla varmistetaan työntekijöiden turvallinen paluu työpaikoille.

Kokonaisuus sisältää Power BI -raportit, joilla voi seurata COVID-19 tilannetta globaalisti. Tiedot haetaan avoimista rajapinnoista.

Paketista löytyy myös työkalut henkilöstön tartuntojen seurantaan.

Sekä työkalu tukemaan toimitilojen uudelleen avaus -prosessia.

Mennään jo aika leveällä ja rajulla työkalusetillä. En tiedä miten monelle suomalaiselle organisaatiolle tämä lähestyminen on sopiva. Isoille globaaleille organisaatioille toki.

Työntekijöille tulee käyttöön mobiilisovellus (Power App), jolla he voivat raportoida omasta voinnistaan.

Samalla sovelluksella voi hankkia päiväpassin valitsemalleen konttorille.

Päiväpassin edellytyksenä on, että vakuuttaa olevansa terve.

Ratkaisu on vaikuttavan monipuolinen, mutta ei välttämättä aivan sitä mitä kotimaiset asiakkaat tällä hetkellä hakevat.

Ratkaisu on tehty Dataflex Pro:ta hyödyntäen (edellyttää käyttäjiltä Dataflex Pro lisenssejä).

Yhteenveto

Office 365 ja Power Platform tarjoaa tähän(kin) ongelmaan useita erilaisia ratkaisutapoja. Puhumattakaan muiden teknologioiden tarjoamista mahdollisuuksista, sekä lukuisista kaupallisista ratkaisuista.

Valinta tulee tehdä (kuten aina) omien tarpeiden ja rahapussin mukaan.

Omat suosikkini ovat

  • Tarpeiden mukaan tehty Power Apps -sovellus
  • Super yksinkertainen Outlook Workspaces. Kunhan se nyt ensin tulee saataville.