Lukuhaasteen kirjanpidon toteutus Office 365 -työkaluilla

Pojillamme alkoi koulussa lukuhaaste. 10 minuuttia ääneen lukemista päivittäin sadan päivän ajan. Jääkaapin ovea koristavat laput joilla pidetään lukuhaasteesta kirjaa.

Mitä jos lukuhaasteen kirjanpidon toteuttaisi sähköisesti?

Näin haasteeseen saisi halutessaan helposti mukaan kilpailullisia elementtejä. Ketkä ovat kuukauden kovimmat lukijat? Missä luokassa on luettu eniten?

Koulun oppilailla ja opettajilla on Office 365 -palvelu käytössään, joten katse kääntyy luontevasti sinne. Ensimmäinen ajatus on kevyt PowerApps -sovellus, mutta tämän voi hoitaa huomattavasti suoraviivaisemminkin. Nimittäin painikkeella käynnistettävällä työnkululla.

Lukuhaasteen kirjanpidon toteutus

Suunnitelma on karkeasti seuraava. Toteutetaan:

• SharePoint-lista oppilaiden lukumerkinnöille
• SharePoint-lista josta käy ilmi millä luokalla kukin on
• Painikkeella käynnistettävä työnkulku joka tallentaa lukumerkinnän
• Power BI:llä kevyt raportointi lukuhaasteen tilanteesta.

Ja sitten töihin.

SharePoint-listat

Lukumerkinnät

Luodaan ensimmiseksi lista lukumerkinnöille. Yksinkertaisimmillaan emme tarvitse listaan ainuttakaan uutta saraketta. Meitä kiinnostaa kuka (rivin tekijä) ja milloin (rivin luontipäivä) on luettu 10 minuuttia.

Lisätään kuitenkin yksi uusi sarake: Kirja. Koululainen kertoo lukumerkintää tehdessään mitä kirjaa hän on lukenut.

Oppilaiden luokat

Lukuhaasteen seurantaa ja raportointia varten pitää tietää millä luokalla kukin oppilas on. Tehdään tätä varten oma listansa.

Työnkulku

Seuraavaksi tehdään oppilaille mobiilisovellus, jolla he päivittäin kuittaavat lukuhaasteen tehdyksi. Sovellus on käytännössä jaettu työnkulku, joka käynnistetään painikkeella oppilaan puhelimeen asennetusta Flow Apps:ista.

Valmis työnkulku koostuu seuraavista vaiheista:

• Oppilas painaa painiketta ja syöttää luetun kirjan nimen
• SharePoint-listaan tallennetaan ”lukumerkintä”
• Oppilaalle lähetetään puhelimeen push-notifikaatio tiedoksi onnistuneesta tallennuksesta

Haluamme notifikaation lähtevän vain onnistuneesta tallennuksesta. Valitaan notifikaation kohdalta kolmen pisteen takaa ”Määritä suorita jälkeen”, josta pääsee tarkemmin määrittelemään missä tilanteissa notifikaatio lähetetään.

Asetetaan notifikaatio lähtemään ainoastaan onnistuneen tallennuksen jälkeen.

Työnkulun jakaminen

Työnkulku pitää vielä jakaa oppilaille, jotta he voivat sitä käyttää. Annamme oppilaille työnkulkuun suoritusoikeudet.

Työnkulku voidaan jakaa yksittäisille henkilöille tai käyttäjäryhmille. Huomaa että tässä yhteydessä voi käyttää ainoastaan AzureAD:n security-ryhmiä. Ei Office 365 -ryhmiä.

Työnkulkuun liitetyistä palveluista voi erikseen määritellä käytetäänkö niitä työnkulun luojan vai käynnistäjän tunnuksilla.

Valmis työnkulku näyttää kännykällä tältä.

Power BI  raportointi

Viimeistellään ratkaisu tekemällä lukuhaasteen tilanteesta visualisointi. Avataan Power BI Desktop ja valitaan uudeksi tietolähteeksi SharePoint Online -lista.

Annetaan SharePoint-sivuston (jossa äsken luomamme listat ovat) osoite, jonka jälkeen poimitaan mukaan kiinnostavat sivuston listoista (koululuokat ja lukuhaaste).

SharePoint-listat sisältävät ison joukon sarakkeita. Otetaan mukaan näistä ainoastaan kiinnostavat:

Koululuokat

• Email
• Luokka

Lukuhaaste

• ID
• luontiaika (created)
• Lukijan nimi (Author.Title)
• Lukijan email (Author.EMail)
• Lukijan valokuva (Author.Picture.Url)

Lukuhaaste -listassa rivin luoja (Author) on tyypiltään tietue (record). Puretaan se omiin sarakkeisiinsa klikkaamalla sarakkeen otsikon oikealla puolella olevaa painiketta.

Seuraavaksi valitaan mitä tietueen osia otetaan mukaan.

Näin halutut kentät saadaan purettua omiin sarakkeisiinsa.

Käyttäjän kuva (Author.Picture) on jälleen tietue. Tehdään sama temppu uudestaan ja poimitaan tietueesta mukaan kuvan url-osoite. Poistetaan kaikki turhat sarakkeet, jonka jälkeen aineisto näyttää tältä.

Ladataan aineisto tietomalliin (Close and Apply). Haluamme esittää visualisoinnissa lukijoiden kuvia, jotka löytyvät url-osoitteen takaa. Jotta tämä onnistuu, muutetaan Author.Picture.Url -sarakkeen tietoluokaksi (Data Category) kuvaosoite (Image URL).

Lopuksi tehdään visualisointi lukuhaasteen tilanteesta. Visualisointi koostuu seuraavista osista:

• TOP 3 lukijat – Monirivinen kortti (multi-row card) jossa näytetään kolme eniten tällä hetkellä lukumerkintöjä tehnyttä oppilasta. Kuva, nimi, luokka ja lukumerkintöjen määrä.
• Lukumerkinnät luokittain –  Pylväskaavio (stacked column chart)
• Lukumerkinnät luokittain ajan mukaan – Viivakaavio (line chart)
• Suosituimmat kirjat – pylväskaavio (stacked bar chart), jossa esitetään 5 eniten luettua kirjaa.

Lopputulos näyttää tältä.

Huomioita

Painikkeella käynnistettävä työnkulku on yksinkertainen ratkaisu. Vieläkin suoraviivaisempaa olisi, jos napin painamisen sijasta oppilas lähettäisi sähköpostin lukuhaaste@plaplapla.com -osoitteeseen. Flow poimisi saapuvan postin ja lisäisi rivin lukuhaaste -listaan.

Mutta… kuka alakoululainen käyttää sähköpostia yhtään mihinkään?

Lukuhaasteessa kellotetaan joka ilta 10 minuutin aika. Hyvä ratkaisu saattaisi olla myös alunperin ajattelemani PowerApps -sovellus. Ensin käyttäjä käynnistää 10 minuutin ajastimen. Kun aika on kulunut loppuun, tehdään nappia painamalla lukumerkintä.

Teknologiahuumassa unohtuu monesti perusasiat. Esimerkissäni ne ovat seuraavat:

1. Kaikilla alakoululaisilla ei ole (eikä tarvi olla) älypuhelinta, jonka ratkaisu vaatii.
2. Paperiversiossa aikuinen kuittaa päivän lukuhaasteen suoritetuksi. Mobiiliversiossa vanhemman kontrolli häviää. Merkinnät tehdään lasten laitteilla ja lasten tunnuksilla.

 

Tämä kirjoitus on osa laajempaa sarjaa jossa käyn läpi Office 365:n työkaluja. Mistä niissä on kyse ja miten niitä voisi hyödyntää.