Lukeudun siihen tietotyöläisten lukemattomaan joukkoon jolle oman työkuorman käsittely tuottaa välillä suuria haasteita. Mihin minun pitäisi keskittyä tällä viikolla? Onko minulla aikaa tehdä asia X kahden viikon sisällä?
Minun kohdallani kiire on usein itse aiheutettua. Ja itseasiassa usein vain huonoa suunnittelua.
Olen työurani aikana osallistunut moniin oman ajanhallinnan tehostamiseen tähtäviin koulutuksiin. Kaikenlaista olen innoissani kokeillut. Milloin Outlookin tehtävien (tasks) hyödyntämistä. Milloin tehtävien kirjaamista OneNoteen ja sieltä käsin alkavan työviikon suunnittelua. Kursseilla oppimani on aina jäänyt kokeiluksi. Lyhyessä ajassa olen palannut vanhaan kaaokseen.
Yksi käytäntö on kuitenkin tuonut pienellä vaivalla merkittävän parannuksen oman ajankäyttöni hallintaan. Se liittyy (Outlook) kalenterin hyödyntämiseen ja paljastan sen teille nyt. Mikään kursseilla oppimani ei ole auttanut minua pidemmän päälle, joten en lupaa tämänkään auttavan sinua. Suosittelen silti kokeilemaan.
Kirjaa kalenteriin kaikki
Aloita sillä että ryhdyt kirjaamaan kalenteriin palaverien lisäksi kaikki muutkin aikaa vievät asiat.
- Aika jolloin teet töitä: valmistelet tapaamisia, koodaat häiriöttä, työstät dokumenttia jne.
- Aika jolloin matkustat paikasta toiseen. Esimerkiksi asiakkaalle tai toimipisteiden välillä.
- Henkilökohtaiset menot jotka vaikuttavat työpäivääsi. Esimerkiksi lapsen vieminen tavallista myöhemmin kouluun.
- Monet merkitsevät jopa lounasajan kalenteriinsa. Haluan pitää lounasaikani joustavana joten en ole vielä mennyt näin pitkälle.
Oma työviikkoni näyttää tällä tekniikalla suurin piirtein tältä:
Niinpä. Näyttää sekavalta täyteen ammutulta kalenterilta.
Värikoodaa kalenterimerkinnät
Outlookissa voi tehdä oman näkymän, jossa kalenterimerkintöjä esitetään eri väreillä. Käytän seuraavaa jaottelua:
- Henkilökohtaiset menot vihreällä (merkinnän otsikko alkaa ”Personal”)
- Erilaisten tehtävien tekoon varattu aika violetilla (merkinnän otsikko alkaa ”Taskit”)
- Online palaverit punaisella (merkinnän sijaintikentästä löytyy sana Skype tai Online)
- Konttorilla pidettävät palaverit keltaisella (merkinnän sijaintikenttä alkaa VA tai Auditorio)
- Matkustukseen kuluva aika sinivihreällä (merkinnän otsikko alkaa ”Matka-aika”)
- Etäpäivä tumman vihreällä (merkinnän otsikko alkaa ”Etänä”).
Värikoodattuna kalenterini näyttää tältä:
Nyt näen yhdellä silmäyksellä että tiistaina kannattaa pitää etäpäivä. Vien pojan tavallista myöhemmin kouluun ja loppupäivä koostuu online-palavereista sekä loppuviikon tapaamisten valmisteluista.
Näen myös että pystyn tarvittaessa järjestämään itselleni keskeytymätöntä työaikaa perjantai-aamulle, mikäli vain saan siirrettyä yhden 30min online-palaverin sieltä pois. Perjantai olisi tähän tarkoitukseen muutenkin mainio, sillä iltapäivällä lähden asiakkaalle. Aamun voisi tehdä kotoa käsin.
Merkitsenkin tiistain etäpäiväksi:
Mikäli en saa mahtumaan uutta tärkeää tehtävää viikkooni, alan priorisoimaan:
- Olenko varannut tälle viikolle paljon aikaa omien tehtävien tekoon ja jos olen niin voiko niitä siirtää ensi viikolle?
- Mitä palavereja minulla on ja voinko jättää niistä joitain väliin tai siirtää eteenpäin? Aloitan keltaisista ja punaisista sillä ne ovat tyypillisesti sisäisiä tapaamisia.
Hyödynnä vapaa-ajan kalenteriasi
Perheellämme on jaettu sähköinen kalenteri mihin merkitään kaikki menot: Hammaslääkärit, luistimien otto kouluun, teatterit, harrastukset, kampaajat, mummolareissut jne jne.
Outlookissa voi katsoa päällekkäin useita kalentereja ja pidänkin perheemme jaettua kalenteria mukana kalenterinäkymässä.
Näin en unohda ottaa huomioon perheen tärkeitä tapahtumia kun suunnittelen työpäiviäni.
Yhteenveto
Kuvaamani menetelmä auttaa minua hahmottamaan tekemistäni:
- Mitkä viikot tulevat olemaan todella hektisiä?
- Milloin seuraavan kerran minulla on aikaa aloittaa jotain uutta?
Tekemättömät työt seuraavat minua kalenterini mukana. En enää pelkää unohtavani jotain merkittävää tekemistä. Minun on myös kalenterini pohjalta helppo arvioida käytänkö aikaani oikeisiin asioihin.
Timo Pertilä 