Power BI Apps – Helpompaa raporttien jakamista ja hallintaa

Power BI -palvelun heikko kohta on mielestäni koontinäkymien, tietojoukkojen, raporttien jne hallinnointi. Kaikki toimii hyvin jos näitä on vain muutama. Aktiivikäyttäjälle niitä kuitenkin kertyy lukuisia. Omia ja muiden sinulle jakamia. Osa on omassa työtilassa ja osa jaettuna eri ryhmiin. Power BI:n vanha käyttöliittymä muuttui helposti loputtomaksi listaksi raportteja.

Microsoft ehti korjata asian ennen kuin tämä alkoi minua isommin vaivata. Nyt sisältöni on jaettu Power BI -sivulla seuraavalla tavalla:

Vasemman reunan navigaatiosta löytyvät pääkohdat:

• Suosikit – Voin merkitä minkä tahansa koontinäytön suosiksi, jolloin löydän sen helposti täältä.
• Viimeaikaiset – Löydän viimeksi käyttämäni koontinäytöt ja raportit suoraan tästä. Todennäköisesti nopein tapa aloittaa päivän työt.
• Sovellukset – Täältä löydän kaikki käyttämäni Power BI sovellukset (Power BI Apps)
• Jaettu kanssani – Yleensä muistan minne olen omat raporttini jakanut, mutta ne minulle jaetut raportit… Tiedän mitä raporttia etsin, mutten välttämättä missä se on. Täältä löydän minulle jaetut raportit helposti.
• Työtilat – Valitsen aktiivisen työtilan (kuva alla), jonka jälkeen valitun työtilan sisältö ilmestyy navigaation alapuolelle. Nyt näen selvästi missä työtilassa parhaillaan työskentelen.  Työtilat on nimetty App Workspace:ksi. Käytännössä ne ovat (toistaiseksi) Office 365:n Groups:eja. Oma työtila on oma erillinen kokonaisuutensa ja hyvä niin.

Power BI Apps

Nimestään huolimatta Power BI Apps:it eivät ole mobiilisovelluksia tai edes sovelluksia,  vaan uusi selkeämpi tapa jakaa Power BI:n sisältökokonaisuuksia muille käyttäjille.

Käydään konsepti läpi esimerkin avulla.

Omasta työtilasta ei pysty julkaisemaan raportteja sovelluksina (Apps) joten aloitan puhtaalta pöydältä ja luon uuden työtilan (app workspace).

Käytännössä loin juuri uuden Office 365 ryhmän (group). Luotu SHP Steering Group -ryhmä löytyy Outlookistani ryhmien alta. Ryhmälle luotiin samalla oma SharePoint työtila, kalenteri jne.

Nykyinen käytäntö johtaa helposti hallitsemattomaan määrään uusia O365 ryhmiä. Power BI kehitystiimi onkin luvannut muuttaa toiminnallisuuden siten ettei Power BI työtilan luonti automaattisesti loisi O365 ryhmää.

Avaan työasemallani Power BI Desktop -sovelluksen ja julkaisen yksi kerrallaan kaksi aiemmin tekemääni visualisointikokonaisuutta luomaani työtilaan.

Palataan Power BI:hin ja SHP Steering Group -työtilaan. Oikeasta yläkulmasta löytyy ”Julkaise sovellus”.

Vaihdan sovelluksen taustaväriksi aiheeseen sopivan punaisen sekä lisään sovellukselle kuvauksen.

Voin valita sovelluksen aloitussivun sisällön. Haluan esittää siinä tekemäni KPI nimisen koontinäytön. Huomaa että sovelluksessa julkaistaan kaikki koontinäytöt, raportit ja tietojoukot jotka työtilassa ovat! Appsin kautta raportteja voi vain hyödyntää, ei muokata. Kannattaa siis miettiä luotavat työtilat sen mukaan mitä haluaa jakaa.

Lopuksi määritellään keille sovellus julkaistaan. Voin valita joko koko organisaation tai nimetyt henkilöt / ryhmät. Huomaa että sovellus julkaistaan eri yleisölle kuin keille kyseinen työtila on luvitettu. Työtila on paikka jossa rakennetaan ja päivitetään visualisointeja. Sovellus on taas tapa jakaa luomukset muille.

Miten Power BI Apps jaellaan?

Olen nyt julkaissut sovelluksen nimetyille henkilöille. He voivat ottaa sen käyttöön kahdella tapaa. Voin lähettää heille sähköpostilla julkaisun yhteydessä saamani url-osoitteen jonka avaamalla sovellus lisätään heidän Power BI -sivustonsa sovellusvalikkoon.

Vaihtoehtoiseti he voivat avata Power BI:n sovellukset osion ja valita ”Get Apps”.

Oman organisaation alta löytyy julkaisemani SHP Steering Group -sovellus.

Klikkaan ”Hanki se nyt”, jonka jälkeen sovellusosioni näyttää tältä.

Avattu sovellus ei juurikaan eroa normaalista koontinäyttö / raportti -näkymästä.

Oikean yläkulman sovellushakemistosta pääsee käsiksi kaikkeen sovelluksessa jaettuun sisältöön.

Mobiilikäyttö

Vaikka Apps kuulostaakin mobiilisovellukselta ei Power BI Appsit sellaisia ole. Tämä ei kuitenkaan tarkoita sitä ettei sovelluksina julkaistut kokonaisuudet toimisi mobiililaitteilla. Power BI:n iOS ja android -sovellukset ovat mainioita ja ne tukevat tätä uutta tapaa jakaa raportteja.

Oheisesta kuvasarjasta näet miltä jakamani SHP Steering Group sovellus näyttää Android puhelimella.

Samat näkymät vastaavasti iPadissa.

Sisältöjen hallittu jakaminen organisaation sisällä poistuu ilmaisesta Power BI -lisenssistä. Power BI Apps sisältyy jatkossa ainoastaan Power BI Pro:hon sekä Power BI Premium:iin.

Tämä kirjoitus on osa laajempaa sarjaa jossa käyn läpi Office 365:n työkaluja. Mistä niissä on kyse ja miten niitä voisi hyödyntää.