Muutama vuosi sitten sukuloidessani silmäni avautuivat. 16v. tytön äiti oli laittamassa koripallopelistä sähköpostia muiden tyttöjen vanhemmille. Teini reagoi tähän spontaanisti:
Äiti, kuka oikeasti käyttää enää sähköpostia?
Samaisen tytön siirryttyä lukioon pyysin häntä näyttämään lukion ATK-kurssin sisältöä. Hän avasi kurssin kotisivun jossa oli listattu kurssilla käytettävät työkalut. Parikymmentä sovellusta: Tekstinkäsittely, taulukkolaskenta, kuvankäsittely, musiikin teko, ajanhallinta, projektityökalu jne. Kaikki SaaS-palveluita. Ei ainuttakaan asennettavaa ohjelmaa. Zero.
Tajusin että vaikka milleniaaleille appsien asennus kännykkään ja tablettiin on arkipäivää niin konsepti sovelluksen asentamisesta työasemaan on todennäköisesti hyvin vieras.
Organisaatioissa tuskaillaan työkalujen versionvaihtojen kanssa. Miten käyttäjät viedään läpi muutoksen? Miten heitä tehokkaasti tuetaan ja koulutetaan? Milleniaaleille ei palvelusta toiseen siirtyminen näytä olevan ongelma. Kun Whatsupp kaatui, kaikki siirtyivät päiväksi käyttämään toista palvelua. Ja seuraavana päivänä taas takaisin. Heille on luonnollista käyttää parasta (lue suosituinta) tarkoitukseen soveltuvaa työkalua. Huomenna työkalu voi aivan hyvin olla joku toinen kuin tänään.
Ja lopuksi. Nämä milleniaalit eivät soita eivätkä missään nimessä lähetä sähköpostia.
Miten tämä liittyy varjo-IT:hen?
Mikäli organisaatiot eivät muutu riittävän nopeasti tulevat milleniaalit tekemään varjo-IT:stä uuden normaalin.
Olen kuullut Yammerin ROI-laskelmista. Vakuutan että nämä nuoret ottavat Yammerin (tai vastaavan tuotteen) käyttöönsä organisaatiossa ennen kuin ROI-laskelmia on edes ehditty aloittamaan. Kun laskelmat ovat valmiit ja osoittavat ettei Yammeria oteta käyttöön, on jo myöhäistä. Se on niin laajassa käytössä ettei ole enää paluuta.
Sama pätee kaikkiin työkaluihin. Mikäli tarjotut kilkkeet eivät tyydytä ryhtyvät he käyttämään parempia. Pahimmillaan he etsivät uuden työpaikan. Sellaisen jossa työkalut ja niihin liittyvä kulttuuri miellyttävät.
Tulin itse työelämään aikana jolloin sähköposti oli koulussa ja ystävien kesken kovassa käytössä, mutta yritysmaailmassa moni asia hoidettiin edelleen fax:illa.
Mitä jos ensimmäinen työnantajani olisi ilmoittanut että yrityksessämme sähköpostin käyttö on tietoturvasyistä kielletty ja esitellyt minulle työkaluksi fax:in.
Olisin takuulla lähtenyt ovesta samantien. Nyt olemme vastaavassa tilanteessa.
Mitä pitäisi tehdä?
Käytetäänkö teillä aikaa salaa käytettävien työkalujen etsimiseen ja kieltämiseen? Nyt on hyvä aika kieltojen sijaan ryhtyä miettimään miksi työntekijät (ja kokonaiset liiketoiminnot) käyttävät näitä luvattomia työkaluja. Ja päivittää viralliset työkalut sellaisiksi ettei epävirallisia ole tarvetta käyttää.
Työntekijät haluavat vain tehdä työnsä nopeammin, helpommin, tehokkaammin ja hauskemmin. Jos he ovat keksineet tähän keinon niin sehän on mahtavaa!
Organisaatiosi suhtautuminen – pikatesti
Mieti hetki omaa organisaatiotasi. Naapurisi esittelee ilmaista SaaS-palvelua jota he käyttävät töissään tarkoitukseen X. Tajuat heti että voit hyödyntää samaa palvelua omassa työssäsi ja ryhdyt kokeilemaan sitä. Saat pari innostunutta kollegaa mukaasi.
Mitä tapahtuu kun tieto leviää? Saatko esimiehesi välityksellä viestin jossa kerrotaan käyttämäsi sovelluksen olevan tietoturvariski, eikä se kuulu yrityksen tukemaan sovellusvalikoimaan? Lopuksi kohtelias toive että lopetat sen käytön jo tänään?
Vai pyydetäänkö sinua esittelemään uutta työtapaanne isommalle yleisölle jotta muutkin voivat tehostaa tekemistään? Samalla keskustellaan siitä onko käytettävä työkalu jatkossa juuri se naapurin esittelemä. Vai löytyykö vastaavaa joka istuisi paremmin organisaation IT-ympäristöön ja vaatimuksiin.
Milleniaalit tulevat ja sekoittavat kaiken?
En usko. Suurimman muutoksen he tuovat tapaan miten jaetaan tietoa, viestitään ja tehdään yhteistyötä. Ja rehellisesti sanottuna se on alue missä ravistelua ja tehostamista eniten kaivataankin.
Tervetuloa milleniaalit, en malta odottaa tuloanne!
Timo Pertilä 