Edit: Power BI:n hinnoittelu on muuttunut tämän kirjoituksen jälkeen. Lue myös Power BI muuttuu entistä kiinnostavammaksi.
Onko Power BI oikeasti ilmainen? Mitä ne Power BI Pro -lisenssit ovat ja milloin niitä tarvitaan?
Nämä ovat tyypillisiä kysymyksiä innostuneelta Power BI:n kokeilijalta. Hinnoittelu on kyllä selitetty Power BI:n hinnoittelu-sivulla, mutta mikäli BI-ratkaisut eivät ole sinulle tuttuja voi hinnoittelun ymmärtäminen olla hankalaa.
Henkilökohtainen käyttö – ilmaista
Mikäli pyörität dataa ja visualisointeja itseksesi, käyttö on hyvin todennäköisesti täysin ilmaista. Voit käyttää Power BI Desktop -työkalua (Windows työasemille, ilmainen) ja/tai Power BI SaaS -palvelua pilvestä (ilmainen).
Tämän blogin esimerkit on tehty juuri näin. Tunnusomaista käytölle on että kun tietolähteeseeni tulee lisää dataa, päivitän tuoreen datan Power BI -tietomalliini manuaalisesti. Yksinkertaisimmillaan painan refresh-painiketta. Manuaalista työtä yhtäkaikki.
Mikäli haluan jakaa tekemäni visualisoinnin, voin tehdä sen kahdella tapaa:
- Jakaa raportin Internetissä. Tällöin raportti pitää ensin julkaista Power BI -palveluun. Power BI Desktopista en voi jakaa raportteja kenellekkään. Internettiin jaetut raportit ovat julkisia. Kuka tahansa joka saa käsiinsä raportin url-osoitteen pääsee tutkimaan raporttia.
- Jakaa raportin toiselle Power BI käyttäjälle. Tässäkin tapauksessa raportti pitää ensin julkaista Power BI -palveluun. Henkilö jonka kanssa jaan raportin pitää olla Power BI -palvelun käyttäjä (ilmaista). Henkilö jolle raportin jaan näkee siinä kaiken saman datan kuin minäkin.
Muut henkilöt eivät voi muokata heille jakamaani raporttia. He eivät voi myöskään tallentaa sitä ja lähteä työstämään sen pohjalta itselleen uutta raporttia.
Yrityskäyttö rajatulla joukolla – halpaa
Yrityskäytössä harvoin pärjää pelkästään ilmaisilla lisensseillä sillä raporttien pohjana olevan datan pitää olla ajantasaista. Raportointiratkaisussa ei voi olla manuaalisia työvaiheita joten datan päivitys pitää olla automaattista.
Yrityskäytössä raportit julkaistaan aina Power BI -pilvipalveluun (jotta niitä voidaan jakaa muille).
Miten sisäverkossa olevalta SQL-palvelimelta tiedot päivittyy pilvipalveluun? Entäpä levyjaolla makaavasta excelistä, joka korvautuu viikottain tuoreella versiolla? Tai SharePoint -listasta?
Tiedonsiirto sisäverkosta pilveen on ratkaistu Power BI Gatewaylla. Sen käyttö vaatii maksullisen Power BI Pro -lisenssin. Koukku piilee siinä että kun lähdet jakamaan muille organisaation käyttäjille raportteja, joiden sisältöä päivitetään Power BI Gatewayn avulla, niin myös näillä muilla käyttäjillä pitää olla Power BI Pro -lisenssi (8.40€/kk/käyttäjä).
Tämä koskee vain yrityksen itse eri tietolähteistä rakentamaa raportointia. Power BI:n valmiita sisältöpaketteja (Office 365 Adoption Contect Pack, Azure AD Content Pack jne) voidaan käyttää ja levittää ilmaisilla lisensseillä.
Power BI Pro -lisenssi tuo mukanaan paljon muitakin lisäominaisuuksia, mutta iso kuva lisenssitarpeesta on nopeasti haarukoitu kun mietit:
- onko tarvetta päivittää dataa automaattisesti ja jos on niin
- miten moni henkilö näitä raportteja käyttää. Heille + raporttien tekijöille tulee hankkia Power BI Pro -lisenssit.
Itsepalveluraportointia koko organisaatiolle – kallista?
Kustannus riippuu tietenkin yrityksen koosta, mutta edellä kuvatusta syystä koko henkilöstölle tulisi todennäköisesti hankkia 8.40€/kk/henkilö kustantava Power BI Pro -lisenssi.
Sama pätee myös siinä tapauksessa että organisaatiossa halutaan esittää Power BI -raportteja modernien SharePoint sivustojen sisältönä (lue lisää aiheesta). Julkaistaan esimerkiksi Service Desk -tiimille heidän tiimisivuillaan käppyröitä vastatuista puheluista ja niiden kestoista. Tässä tapauksessa kaikilla sivun käyttäjillä pitää olla Power BI Pro -lisenssi.
Yhteenveto
Power BI on erinomainen työkalu ja organisaatio pystyy testaamaan sitä omalla datallaan, jopa tekemään POC:in (Proof of Concept). Käytännössä ilman lisenssi- ja laitekuluja. Käytönaikaiset lisenssikulut riippuvat täysin käyttötarpeesta ja ne on syytä selvittää etukäteen ettei tule ikäviä yllätyksiä.
Mutta eivät ne kilpailevat tuotteetkaan ilmaisia ole. Eikä yritys tarvitse Power BI -ratkaisussa palvelimia tietomallien pyörittämiseen, raporttien muodostamiseen eikä raporttien jakeluun. 8.40€/kk/käyttäjä voikin lopulta olla aika vähän.
Tämä kirjoitus on osa laajempaa sarjaa jossa käyn läpi Office 365:n työkaluja. Mistä niissä on kyse ja miten niitä voisi hyödyntää.
Timo Pertilä 