Microsoftin Calendar.help pyrkii ratkaisemaan konttorirotan arkipäiväisen ongelman: Haluan löytää yhteisen tapaamisajan ryhmälle, mutta minulla ei ole näkyvyyttä osallistujien sähköisiin kalentereihin. Tästä alkaa sähköpostirumba joka hoituu parhaimmillaan nopeasti, mutta kun kutsuttavia on useampi niin savotta voi olla melkoinen.
Calendar.help:in idea on yksinkertainen. Lähetetään joukolle sähköposti jossa ehdotetaan tapaamista laveasti tyyliin ”loppuviikolla” tai ”ensi viikolla”.
Sähköposti lähetetään cc:nä Cortanalle (Microsoftin tekoälyassistentti), joka ryhtyy käymään kutsuttavien kanssa sähköpostikirjeenvaihtoa sinun puolestasi.
Cortana näkee sinun kalenterisi, joten se voi ehdottaa muille sinulle sopivia aikoja. Se ymmärtää luonnollista kieltä, joten osallistujat voivat vastata sille vapaamuotoisesti sähköpostilla. Kun Cortana on löytänyt kaikille sopivan ajan se lähettää kalenterivarauksen.
Kuulostaa hienolta. Kokeillaan miten tämä toimii käytännössä.
Sopiiko 30 min palaveri ensi viikolla?
Lähetän kahdelle kollegalle viestin ja ehdotan 30 min tapaamista ensi viikolle. Lisään viestiin Cortanalle pyynnön sumplia aika puolestani.
Kollegat saavat viestini perään Cortanalta alla olevan viestin. Omassa kalenterissani maanantai ja tiistai olivat jo varattuja, joten Cortana lähtee ehdottamaan tapaamista keskiviikolle.
Toinen kollegani (alter egoni) vastaa Cortanalle että keskiviikko ei käy, mutta miten olisi perjantai?
Samaan aikaan kolmas kollegani kuittasi yhden keskiviikon ajan sopivan hänelle. Tällä ei ole merkitystä koska alter egolleni keskiviikko ei käynyt. Cortana lähestyykin meitä uusilla ehdotuksilla.
Alter egoni kuittaa Cortanalle kaksi sopivaa aikaa.
Samaan aikaan kollegani kuittaa Cortanalle itselleen sopivat ajat.
Homma on valmis ja Cortana lähettää nimissäni kaikille kalenterivarauksen. Ajankohtaan jonka se on neuvotellut sähköpostitse osapuolten kanssa.
Kokeilin myös delegointia. Cortanan lähestyessä palaveriehdotuksella vastasin etten aio osallistua tapaamiseen mutta sijastani siihen olisi hyvä kutsua henkilö X. Cortana lähetti palaverin kokoonkutsujalle mailia jossa kysyy onko ok toimia näin. Cool.
Calendar.help on erinomainen esimerkki siitä millaisia arkea helpottavia lisäpalveluja nykyään on mahdollista toteuttaa. Palvelu on exclusive preview -vaiheessa. Cortana ei osaa ainakaan vielä sopia palaveriaikoja suomeksi, mikä kieltämättä rajaa käyttöä. Preview-ohjelmaan voi ilmoittautua mukaan osoitteessa https://calendar.help.
(Beta-vaiheen) huomioita
Kokeilemani palvelu ei ole vielä valmis ja se luonnollisesti näkyy.
- Cortana reagoi hämmentävän hitaasti. Se vastaa sähköposteihin pitkällä (10min-3h) viiveillä.
- Selviä virheitäkin tapahtui. Kutsuin kaksi henkilöä kanssani tapaamiseen. Toinen kuittasi että molemmille käy mikä tahansa aika perjantailta (luontevaa mikäli kaksi henkilöt ovat samasta organisaatiosta). Kuittaus kelpasi Cortanalle, mutta se lähetti kalenterikutsun torstaille.
- Lähetin palaveripyynnön henkilölle jolta tuli Out of Office -vastaus. Cortana jäi kuitenkin odottelemaan henkilön vastausta ehdotettuihin palaveriaikoihin. Saa nähdä kauanko se jaksaa odottaa.
- Palveluun voi asettaa aikavälin mille ensisijaisesti haluan kalenterivaraukseni. Asetin väliksi 8-16. Cortana sopi kuitenkin puolestani tapaamisen välille 16-17. Hieman noloa että joudun perumaan palaverin jonka Cortana on minun tunnuksellani lähettänyt. Tämän pystyisi kiertämään tekemällä kalenteriinsa henkilökohtaisen varauksen välille 16-20.
Puutteistaan huolimatta Calendar.help on jo nyt mielenkiintoinen ja kokeilemisen arvoinen palvelu.
Virallista julkaisuaikaa ei ole vielä tiedossa kuten ei hinnoitteluamalliakaan. Veikkaan että tämä tulee ilmaiseksi lisäpalveluksi osaan Office 365 -tilauksia.
Tämä kirjoitus on osa laajempaa sarjaa jossa käyn läpi Office 365:n työkaluja. Mistä niissä on kyse ja miten niitä voisi hyödyntää.
Timo Pertilä 