Microsoftilla on pitkään ollut hyvä tarina muodikkaaseen itsepalveluraportointiin. Työkalut eivät kuitenkaan ole olleet oikeasti tarinan tasolla. Power BI:n myötä tilanne korjaantui. Nyt pelaa.
Sama on nähtävissä raporttien jakamisen kanssa. Demot oli hienoja, mutta kun lähti virittämään onprem SharePointiin sivustoa jossa on näyttävästi esillä Reporting Service:llä tai Power View:llä tehtyjä käppyröitä huomasi nopeasti ettei tämä nyt niin älyttömän näppärää olekaan.
Power BI:lläkin jakaminen on tapahtunut pääosin Power BI:n sisällä.
Käytännössä Power BI:n sisältöpakettien jakaminen on numeroiden rakastajien keskinäistä jakamista josta muu organisaatio ei suoraan hyödy.
Koontinäyttöjä on voinut jakaa helposti muille O365 käyttäjille, mutta mitä tykkäisit jos työpaikkasi Intranetin etusivulla olisi linkki yrityksen avainlukuihin. Ja linkistä aukeaisi tämä:
Niinpä. Työntekijälle tämä on vain yksi uusi paikka ja sovellus monen muun lisäksi.
Raportteja on voinut myös julkaista Internetiin. Tällöin kuka tahansa on pääsyt linkistä katsomaan raporttia.
Samalla julkaistun raportin on voinut julkaista osaksi www-sivua. Upottamisessa käytetään iframea joka saattaa aiheuttaa monille allergisen reaktion.
Power BI -raportin käyttö SharePoint Onlinessa
Office 365 palvelua (jonka luonteva osa Power BI:kin on) käyttävässä organisaatiossa on todennäköisin ja keskeisin Power BI -raporttien jakotapa kuitenkin niiden upottaminen SharePoint Onlinen sivuihin.
Nyt tämä on mahdollista.
Power BI:ssä valitaan upotus SharePoint onlineen, jolloin generoituu linkki mitä upotuksessa käytetään.
(Modernilla) SharePoint-sivulla vastaavasti valitaan lisättäväksi sisällöksi Power BI.
Annetaan raportin linkki ja valitaan mikä raportin sivu esitetään.
Modernit SharePoint sivut ovat responsiivisia. Upotettu Power BI -raportti skaalautuu sekin nätisti, kuten alta näkyy.
Huomionarvoista on ettei riitä että henkilöllä on pääsy SharePoint sivulle jolla Power BI -raportti esitetään. Hänellä pitää olla myös käyttöoikeus kyseiselle raportille. Power BI Pro:lla voidaan määritellä raportin sisällä erilaisia oikeuksia (jopa rivitason rajoituksia). Nämä kaikki toimivat SharePoint Onlineen tehdyissä upotuksissa.
Tekniikka on siis täysin eri kuin raportin julkaiseminen verkkoon (kaikille kaikki nähtävillä).
Ei kuitenkaan vielä täydellinen
Innostuin tästä julkistuksesta valtavasti. Nyt alkaa aivan uusi vaihde Power BI:n hyödyntämisessä. Mutta hetken ihmeteltyäni muutama pettymyskin tuli.
Tyypillistä raportoinnin hyödyntämistä on jakaa ryhmille ja tiimeille tietoa heidän suoriutumisestaan. Esimerkiksi laskutusta, tikettien SLA – ja läpimenoaikoja, tuntikirjauksia jne.
Näistä avainraporteista on järkevää tehdä yleiset versiot, joita organisaation kaikki ryhmät käyttävät. Sama raportti vain filtteröidään kyseisen ryhmän tunnisteella. Nykyinen SharePoint Online upotus ei mahdollista raporttien käyttöä tällä tapaa. Siinä ei ole mekanismia oletusfiltteröintiin. Upotetut raportit eivät myöskään muista mitä filtteröintiasetusta viimeksi on käytetty.
Vaikea tämän avulla on toteuttaa 100:lle ryhmälle omia tiimisivustojaan jossa näkyisi juuri heidän ryhmänsä työpyyntöjen SLA:t. Microsoft on varmasti ajatellut että tämä tehtäisiin käyttäen Power BI:n käyttöoikeusrajauksia. Monesti on kuitenkin hyödyllistä että henkilöillä on mahdollista nähdä muidenkin ryhmien tietoja.
Toinen pettymys on hinta (varsinkin ilmaiseen tottuneelle). SharePoint Onlineen upotettujen Power BI -raporttien näkemiseksi tulee käyttäjällä olla Power BI Pro -lisenssi (8.40€/kk). Laajemmassa käytössä siis kaikilla Intranetin käyttäjillä. Se on aika paljon mikäli käyttäjä ei Power BI:llä muuten tee mitään.
Tämä kirjoitus on osa laajempaa sarjaa jossa käyn läpi Office 365:n työkaluja. Mistä niissä on kyse ja miten niitä voisi hyödyntää.
Timo Pertilä 