Microsoft julkaisi Groupsit jo vuonna 2014. Hype oli kovaa mutta minun oli vaikea hahmottaa mitä ne Groupsit nyt oikeasti ovat. Enkä ollut ongelmani kanssa yksin.
Moni pohti pitäisikö ryhtyä käyttämään Groups:eja SharePointin työtilojen sijasta. Ja missä tilanteissa näin olisi järkevää toimia?
Groupsit miellettiin yhdeksi työkuormaksi tai työkaluksi muiden rinnalle. Tämä ajattelu näkyy hyvin esimerkiksi allaolevassa kuvassa.
Uskon tähän olleen syynä sen että Groupsit esiteltiin tiimin työkalusettinä, jolloin vastakkainasettelu SharePoint työtila vs. Groups oli valmis. Tämä taas ohjasi ajatukseen että Groups itsessään olisi joku työkalu.
Tätä vahvisti vielä Groupsin ainoa fyysinen ilmentymä O365 -palvelussa:
Olihan se hämmentävää että se löytyi Outlookin alta. Ja näyttäähän se nyt kevyeltä tiimisivulta, eikö totta?
Groups building blocks – mitä ihmettä?
Hypen seuraavassa vaiheessa esityksissä näkyi useasti tämä kuva. Asia on jo kirkkaasti esitetty, mutta jos oli laillani Groups = työkuorma/sovellus -moodissa niin eihän metsää nähnyt puilta.
Tätä kuvaa minulle ei kukaan koskaan osannut myöskään selittää. Ehkä olin vain väärissä paikoissa kuuntelemassa.
Mitä ne Groupsit sitten on?
Groupsit ovat käyttäjäryhmiä. Piste.
Tästä kun lähtee niin kaikki onkin kirkasta. Toki Groupsit ovat hieman erityisiä käyttäjäryhmiä, mutta silti ne ovat pohjimmiltaan ”vain” käyttäjäryhmiä.
Jos joukko ihmisiä tekee yhdessä töitä Office 365 -ympäristössä, heistä on luontevaa muodostaa ryhmä, eli Group. Luotu Group näkyy soveltuvissa Office 365 työkuormissa (OneDrive, kalenteri, sähköposti jne). Ryhmä saa näin käyttöönsä yhteisen OneDriven, jaetun kalenterin, ryhmäsähköpostilaatikon…
Kun Office 365:een tulee uusia työkuormia, niin luodut Groupsit näkyvät (ei välttämättä heti ensimmäisessä julkaistussa versiossa) myös niissä.
Groupsin avulla ryhmä saa samantien käytöönsä kaikki oleelliset Office 365:n tarjoamat työkalut.
Tuorein kuva Groupsista näyttää tältä. Kun ajattelee Groupseja erityisinä käyttäjäryhminä eikä sovelluksena niin kuva alkaa näyttämään aika selkeältä?
Tämä kirjoitus on osa laajempaa sarjaa jossa käyn läpi Office 365:n työkaluja. Mistä niissä on kyse ja miten niitä voisi hyödyntää.
Timo Pertilä 
