RPA:sta (Robotic Process Automation) kirjoitetaan paljon, mutta mitä ihmettä se oikeasti on?

Sillä ei ole mitään tekemistä perinteisten robottien kanssa. Kyse on toistuvien, ehkä hieman mekaanisienkin, (toimisto)töiden siirtämisestä ohjelmistorobottien tehtäväksi. Ohjelmistorobotit jaksavat tehdä näitä töitä kyllästymättä, herkeämättä, virheettä ja väsymättä 24/7. Siinä tahdissa on vaikea ihmisen kilpailla.

Ohjelmistorobotti voi tehdä työasemalla kaikkea samaa kuin ihminenkin.  Lukea ja lähettää sähköposteja, kirjautua sisään eri järjestelmiin sekä hakea tai syöttää niihin tietoja. Lisäksi ohjelmistorobotti voi hyödyntää erilaisia rajapintoja ja sille voi kuvata mielin määrin erilaisia käsittelysääntöjä.

Kun ohjelmistorobottiin yhdistetään vielä tekoäly (Artificial Intelligence, AI), niin mahdollisuudet ovat huikeat.

RPA:n hyödyntämisessä ensimmäinen ongelma on tunnistaa mekaaniset työt, jotka ohjelmistorobotille voidaan siirtää. Tätä tunnistamisen hankaluutta voisi kutsua myös laitostumiseksi.

Useimmilla meistä toimistotyöntekijöistä on lukemattomia erilaisia toistuvia rutiineja, jotka voisi aivan hyvin siirtää ohjelmistorobottien tehtäväksi. Välillä niitä on vain vaikea itse tunnistaa. ”Kyllähän tuo pikkujuttu tuossa sivussa menee.” Mutta jos organisaatiossa 150 ihmistä tekee joka kuussa keskimäärin yhden tunnin samaa rutiininomaista työtä, niin se vastaa yhtä täystyöllistettyä henkilöä.

Esimerkki – Tuntikirjausten tarkistaminen

Asiantuntijatyötä myyvissä yrityksissä oleellinen osa laskutuksesta perustuu asiantuntijoiden tuntiraportointiin. Esimiehen vastuulla voi olla huolehtia siitä että laskutuksen lähestyessä hänen vastuualueensa asiantuntijoiden tuntikirjaukset ovat tehtynä.

Tämän työn voisi yhtä hyvin tehdä ohjelmistorobotti joka:

  • Tarkistaa (tuntikirjausohjelmistosta, tuntiraporteilta tai mistä ihmeestä esimieskin tarkistaa) että henkilön tunnit on kirjattu.
  • Mikäli tuntikirjauksissa on puutteita robotti lähettää ystävällisen sähköpostin asiantuntijalle jossa kerrotaan miltä päiviltä tunteja puuttuu ja pyytää täydentämään ne.
  • Mikäli asiantuntijalta tulee automaattinen poissaolovastaus, niin robotti lähetettää sähköpostia hänen esimiehelleen. Henkilöllä on tunteja kirjaamatta ja hän ei selvästikään pääse niitä täydentämään. Esimies käyttää omaa harkintaansa mitä tehdään.
  • Vaikkei automaattista poissaolovastausta tulekaan, robotti tarkistaa varmuuden vuoksi HR-järjestelmästä onko henkilö lomalla. Mikäli on niin robotti toimii kuten yllä.
  • Mikäli asiantuntija on paikalla eikä ole seuraavaan aamuun mennessä täydentänyt tuntejaan robotti lähettää uuden sähköpostiviestin sekä muistuttaa asiantuntijaa kohteliaasti Chat-viestillä.
  • Seuraavana aamuna onkin jo kiire. Mikäli tuntikirjaukset eivät ole vieläkään kunnossa, robotti lähettää henkilölle ja hänen esimiehelle sähköpostia.

Voidaanko nyt irtisanoa joku esimiehistä? Todennäköisesti ei mutta esimiehille jää tunti kuussa aikaa johonkin muuhun. Ja se robotti muistaa tarkistaa tunnit joka kuukausi ja jokaiselta työntekijältä. Myös silloin kun esimies on lomalla tai sairaana.

Kuva: https://www.uipath.com/blog/guy-kirkwood-on-the-evolution-of-rpa