Microsoft teki sen taas. Julkaisi uuden lisäpalvelun Office 365:een. StaffHub on suunnattu niille organisaation työntekijöille joilla ei ole omaa työpistettä eikä työasemaa. Kauppojen kassat, hotellien työntekijät, siivoajat, roska-auton kuljettajat, rakennustyöntekijät jne. Eikö olisi kätevää jos heille voisi tarjota mobiilisovelluksen jonka avulla jakaa tärkeät dokumentit ja joka mahdollistaisi kommunikoinnin kollegoiden ja oman esimiehen kanssa?
StaffHub tarjoaa tämän. Mutta niin tarjoaa SharePointin mobiilisovelluskin, varsinkin kun sitä täydentää vielä Skype for Busineksen tai Teams:in mobiilisovelluksilla.
Mutta StaffHubin varsinainen juju ovatkin työvuorolistat.
Näitä samaisia organisaation työntekijöitä yhdistää monesti työvuorolistojen merkitys. StaffHub onkin rakennettu nimenomaan työvuorolistan ympärille.
Työlistan laatija tekee työvuorolistan selaimella. Toiminnallisuudet ovat jo nyt varsin hyvät:
- Vuorolistaan voi tehdä ryhmiä (kuvan esimerkissä Ajovuorot – Auto 1. Mikäli kuvitteellisella taksiyritykselläni olisi monta autoa niin tekisin kullekin autolle oman ryhmän)
- Vuoroja voi helposti kopioida eri päiville.
- Henkilöiden poissaolot voi merkitä (sairaspoissaolo, lomat, palkaton poissaolo jne)
- Vuorolistan pohjaksi voi ottaa suoraan edellisen viikon
- Vuorolistaa voi tarkastella päivä-, viikko- tai kuukausitasolla
Viikot alkavat oletusarvoisesti sunnuntaista, eikä sitä pysty asetuksista vaihtamaan. Mutta takuulla kohta voi.
Lopuksi työvuorolista julkaistaan, jolloin se tulee näkyviin työntekijöiden StafHubb mobiilisovellukseen. Työntekijä näkee kätevästi tulevat vuoronsa sekä niihin mahdollisesti liitetyt lisätiedot (muista siivota auto yövuoron jälkeen!).
Työntekijät voivat työvuorolistan julkaisun jälkeen keskenään järjestellä vuoroja. Voin pyytää kollegaltani työvuoron vaihtoa päittäin ehdottamallani tavalla (Swap My Shift) tai vain tarjota hänelle omaa vuoroani (Offer My Shift).
Sovelluksella voi myös suoraan anoa vapaita (vuosilomaa, sairaspoissaoloa, vanhempainvapaata tai palkatonta). Pyynnöt menevät vuorolistan hallitsijalle joka sitten hyväksyy tai hylkää pyynnöt StaffHub mobiilisovelluksellaan.
Nyt kun työvuorolistat ovatkin sovelluksen ydin ja sen päälle tarjotaan vielä tärkeiden tiedostojen (toimintaohjeet jne) jakaminen sekä pikaviestiminen työntekijöiden kesken niin kyllähän tässä alkaa olemaan järkeä.
StaffHubin käyttö edellyttää Office 365 -lisenssiä (K1, E1, E3 tai E5). Saattaa olla että organisaatiossa ei työasemattomilla työntekijöillä ole Office 365 -tilausta käytössään. Tällöin voi miettiä olisiko pelkästään StaffHub Office 365 K1 -tilauksen arvoinen.
Tämä kirjoitus on osa laajempaa sarjaa jossa käyn läpi Office 365:n työkaluja. Mistä niissä on kyse ja miten niitä voisi hyödyntää.
Timo Pertilä 