Tarkkasilmäisimmät ovat huomanneet Power Platformiin ilmestyneen jälleen yhden uuden työkalun, Process advisorin.

Kiehtovaa. Mikäs tämä tällainen työkalu on ja miten se liittyy Power Platformiin?

Muka digitaalinen maailmamme on täynnä erilaisia manuaalisesti tehtäviä tehtäviä. Osa toimii tehokkaasti. Osa taas ei. Kuvittele vaikka joku seuraavista.

  • Kuukausittainen laskun koostaminen ja lähetys
  • Käyttäjien / asiakkaiden / muiden objektien luominen järjestelmään
  • Asiakkaan sisäänkirjaaminen (hotelli, terveyskeskus, yritykseen saapuva vieras..)
  • Tilauksen luominen
  • jne

Process advisorin avulla voidaan mallintaa ja analysoida näitä eri ohjelmistoilla tehtäviä manuaalisia tehtäviä. Mallinnuksen jälkeen nähdään:

  • Mistä loogisista vaiheista työ koostuu ja miten se etenee
  • Miten kauan kunkin vaiheen tekeminen keskimäärin kestää
  • Miten kauan kokonaisuuden suorittaminen keskimäärin kestää
  • Käyttävätkö eri työntekijät työvaiheisiin saman verran aikaa
  • Mitkä vaiheet toistuvat aina, useimmiten tai hyvin harvoin

Kerätyn tiedon pohjalta voidaan esimerkiksi

  • Korjata itse prosessia
  • Viilata käytettävää työkalua
  • Kouluttaa käyttäjiä
  • Automatisoida tehtävät joko kokonaan tai osittain

Listan viimeinen kohta on luonnollisesti syy, miksi Microsoft toi Process advisorin Power Platformin alle. Analyysin lopputuloksena saattaa hyvinkin käynnistyä jonkinlainen Power Platform -projekti.

Käydään tällä kertaa läpi, miten Process advisor toimii. Esimerkkinä käytämme uuden yhteystiedon lisäämistä Access:illa. Erittäin yksinkertainen tehtävä, josta homman juoni selviää hyvin.

Prosessin luonti ja esimerkkien tallennus

Aluksi luodaan mallinnettavaa tehtävää (yhteystiedon luonti) vastaava prosessi Process advisoriin (Create a new process).

Process advisorin idea on yksinkertainen. Käyttäjät tekevät mallinnettavaa tehtävää aivan normaalisti ja samaan aikaan tallentavat (record) sen. Näin saadaan talteen työn jokainen vaihe ja niihin kulunut aika.

Lisätään luotuun prosessiin heti ensimmäinen tallenne (New recording).

Vahvistetaan vielä mihin prosessiin tallenne liittyy ja aloitetaan (Open recorder).

Tässä kohtaa meille paljastuu kaksi asiaa.

  • Desktop flow (Microsoftin RPA) -työkalu tulee olla asennettuna työasemalle, jolla tallenne tehdään
  • Kaikilla tallenteita tekevillä käyttäjillä tulee olla Power Automate lisenssi!

Jälkimmäinen vaade voi vielä muuttua. Process advisor on preview-vaiheessa, eikä sen lopullisesta hinnoittelusta ole tietoa.

Lopulta Power Automaten tallennin (Desktop recorder) aukeaa. Klikataan Start recording ja lisätään Access-sovellukseemme uusi kontakti.

Tallennuksen aikana aktiivisia käyttöliittymän kenttiä korostetaan ja kaikki työvaiheet tallentuvat.

Kun yhteystieto on lisätty, lopetetaan tallennus (Finish). Pienen miettimisen jälkeen tallenne ilmestyy työn alla olevan prosessin yhteyteen.

Tallenteen valmistelu ennen analysointia

Process advisor prosessoi luotua tallennetta aikansa (Status = In progress). Heti kun tallenteen tilaksi päivittyy Not analyzed, sen voi avata tarkasteltavaksi.

Näemme että tallenne sisältää 19 vaihetta (jokainen hiirenklikkaus ja tekstin kirjoittaminen on oma vaiheensa) ja kokonaiskesto on 32 sekuntia. Samalla havaitsemme että työkalu todellakin tallentaa kaiken. Myös lisäämäni henkilöiden tiedot. Ei välttämättä hyvä asia.

Luottamuksellisten tietojen poistaminen

Mikäli haluamme poistaa tallenteesta mahdolliset luottamukselliset tiedot (hetut, tilinumerot, nimet) se on hyvä tehdä nyt.

Kaikki stepit saa auki ja niiden kuvauksia voi muokata vapaasti.

Huomaa, että osaan vaiheista on tallennettu myös näytönkaappaus, joka sekin voi sisältää luottamuksellista tietoa. Nämä kuvat kannattaa poistaa.

Tehtävän vaiheiden ryhmittely

Seuraavaksi tehdään se tylsä työ. Process advisor ei tietenkään tiedä mistä tallentamissamme työvaiheissa oikeasti on kyse. Se pitää sille kertoa.

Käytännössä tallenteen stepit jaetaan ryhmiin (group). Ryhmät ovat taso, jolla analyysi muodostuu. Mieti siis hetki mitä ryhmiä käytät. Tämä on se hankala osuus. Huonosti mietityt ryhmät johtavat hyödyttömiin tai vaikeaselkoisiin analyyseihin.

Mikäli samaan prosessiin liittyviä tallenteita tekee usea henkilö, kannattaa ehdottomasti ryhmitellä ensin yksi tallenne valmiiksi ja vasta sen jälkeen päästää muut ryhmittelemään omia tallenteitaan. Ja sopia että kaikki käyttävät ainoastaan näitä valmiiksi luotuja ryhmiä.

Muutoin lopullisessa analyysissa on omina vaiheinaan ”Add contact details”, ”Add contact information” ja ”Add new contact”. Eikä analyysilla ole mitään arvoa.

Esimerkissä käytetyt ryhmät:

  • Sovelluksen käynnistäminen – Launch application
  • Uuden kontaktin luonti, perustietojen täyttö – Add contact details (basic)
  • Kontaktin yrityksen määrittäminen – Add contact details (company)
  • Kontaktien muiden tietojen syöttö – Add contact details (rest)
  • Duplikaatin poistaminen, mikäli luotu yhteystieto olikin luotu jo aiemmin – Remove duplicate

Pienen alkupainimisen jälkeen kaikki tallenteet (4kpl) on vihdoin ryhmitelty.

Lopputulos (Analyysi)

Käynnistetään analysointi (Analyze), jolloin kaikki tallenteet joiden tila on ”Ready to analyze” analysoidaan. Homman valmistuttua tallenteiden tilana on ”Analyzed”.

Analytics-linkistä pääsee ihailemaan lopputulosta. Process advisor piirtää prosessista kuvan. Siitä näkee miten työvaiheet etenevät ja miten paljon kuhunkin vaiheeseen käytetään keskimäärin aikaa.

Aika siistiä.

Kuvasta näemme nopeasti seuraavaa.

  • Sovelluksen käynnistys vie keskimäärin 9 sekuntia. Mikäli työtä tekee paljon, on sovellus järkevää pitää taustalla auki (kuten yksi neljästä tallentajasta onkin tehnyt)
  • Kontaktin tietojen täyttämiseen menee keskimäärin 32,5 sekuntia
  • Ajoittain käyttäjä luo epähuomiossa duplikaatin, jonka poistamiseen menee 9 sekuntia

Raportin Time analysis -välilehdeltä löytyy lisää tietoa tallennuksista sekä niiden vaiheista.

Analyysi on luonnollisesti sitä parempi, mitä enemmän onnistuu keräämään eri työntekijöiden tekemiä tallenteita.

Yhteenveto

Process advisor on erittäin mielenkiintoinen työkalu. Sillä saa korvattua manuaaliseen työhön liittyvän mutu-tuntuman kovalla datalla. Kerätyn tiedon perusteella voi tehdä parempia päätöksiä jatkotoimenpiteistä.

Analyysista näkee nopeasti prosessin pullonkaulat. Mihin aika oikeasti palaa? Siitä näkee myös, mikäli saman työvaiheen kestossa on isoja eroja eri työntekijöiden välillä. Silloin on hyvä selvittää, mitä työntekijät tekevät eri tavalla, ja perehdyttää kaikki työntekijät löydettyyn tehokkaampaan työskentelytapaan.

Toisin kuin esimerkissämme, prosessi voi kattaa usean eri sovelluksen käyttöä. Esimerkiksi haetaan tietoa järjestelmästä X ja käydään sen perusteella päivittämässä järjestelmää Y.

Mahdollisina haasteina näen kuitenkin seuraavat.

  • Tallennuksia tarvitaan useita ja useilta henkilöiltä, jotta siitä voidaan vetää luotettavia johtopäätöksiä
  • Tallennuksia tekevät käyttäjät eivät todennäköisesti ole taustaltaan teknisiä
    • Tarvittavan työkalun asennus kaikille
    • Työkalun käytön opastus kaikille
  • Mahdollinen lisenssikulu
  • Työvaiheiden toimiva luokittelu voi olla käytännössä vaikeampaa, kuin näissä kivoissa pikku esimerkeissä
  • Lukujen tulkinta. Onko keskimääräinen kontaktin tietojen syöttämiseen menevä 32,5 sekuntia paljon vai vähän?

Suurin haaste ei kuitenkaan liity mitenkään Process advisoriin itseensä. Oleellisin kysymys kun on, kenelle tällaisen työkalun käytön masinointi organisaatiossa kuuluu? Kuka vastaa työn tehostamisesta ja automatisoinnista?

Sama ongelma on nähtävissä koko Power Platformin kanssa. Kuka vastaa organisaation low-code strategiasta ja siitä, että esimerkiksi Power Platformin mahdollistamasta hyödystä ja tehosta otetaan organisaatiossa kaikki mahdollinen irti?