Microsoft toi hieman vaivihkaa kansalaiskehittäjän työkalupaketin jokaisen Office 365 -käyttäjän käyttöön. Tarkoitan tietenkin Power Platform:ia (Power BI, Power Apps, Power Automate ja Power Virtual Agents).
Käyttäjät (ja konsultit) ovat ottaneet uudet työkalut innostuneena vastaan. Ratkaisuja syntyy käden käänteessä erilaisiin tarpeisiin. Niin helposti että IT-yksikköä alkaa hirvittämään.
Saako nämä uudet mahtavat työkalut jostain pois päältä?
Ei.
IT:n huoli on ymmärrettävä. Aina kun loppukäyttäjät ovat päässeet omatoimisesti luomaan jotain hyödyllistä (tai hyödytöntä) helposti ilman IT:n valvontaa, on päädytty lopulta kaaokseen.
Miten kävi Excel-sovellusten, SharePoint-työtilojen, Teamsien ja Power BI -raporttien kanssa?
Miten Power Platform -ympäristöstä sitten otetaan niskalenkki? Ensimmäiseksi suosittelen selvittämään nykytilan.
- Montako Power Appsia on tehty?
- Montako Flow:ta on tehty?
- Onko niitä jaettu laajoille käyttäjäjoukoille?
- Kuka on tehnyt paljon Power Appseja / Flow:ta?
- Kuka on tehnyt laajasti jaettuja Power Appseja / Flow:ta?
- Onko ehditty tekemään monimutkaisia Flow:ta?
- Käytetäänkö ratkaisuissa yhdistimiä (connector), jotka vaativat syystä tai toisesta erityishuomiota (Azure SQL, Dropbox, Facebook, Excel jne)
- Käytetäänkö ratkaisuissa ns premium yhdistimiä (=lisenssikustannuksia)
Yllämainitut asiat voi kaivaa esille Power Automaten, Power Appsin sekä Power Platformin hallintakeskuksista.
Selvitystyö on kuitenkin tuskaista. Varsinkin mikäli ympäristöjä on jo useita. Suosittelen asentamaan suosiolla Center of Excellence -aloituspaketin. Sen avulla hahmottaa helposti ympäristön nykytilan.
Samaa työkalua voi hyödyntää myös jatkossa ympäristöjen seuraamiseen ja hallintaan.
Mikä Center of Excellence -aloituspaketti on?
Center of Excellence Starter Kit (jatkossa CoE) on joukko työkaluja, jotka helpottavat Power Platform -ympäristön seurantaa ja hallintaa. Se on kaikkien ilmaisesti käytettävissä (MIT lisenssi).
Mikä parasta, CoE on rakennettu kokonaan Power Platformin omilla työkaluilla.
- Ympäristöistä, Power Appseista ja Flow:sta kerätään päivittäin kaikki mahdollinen tieto Flow:n avulla.
- Tiedot tallennetaan Common Data Serviceen
- Kerättyjä tietoja voi katsella model-driven Power Appsilla
- Kerättyä tietoa voi tutkia valmiilla Power BI -raportilla
Lisäksi CoE sisältää joukon erilaisia apuvälineitä, kuten
- DLP Policy editori (canvas Power Apps)
- Power Appsin omistajan vaihtaminen (canvas Power Apps)
- Käyttämättömien Appsien automaattinen arkistointi (Flow)
- Tervetuloa viesti uudelle Power Platform -tekijälle (Flow)
- ja paljon muuta
Kaikkia CoE:n osia ei tarvitse käyttää ja palasia voi muokata vastaamaan paremmin omia tarpeita. CoE onkin erinomainen pohja, jonka päälle voi rakentaa oman ympäristön hallintaa tukevia raportteja, työkaluja ja automatisointeja.
Tutustutaan lyhyesti kahteen CoE:n keskeisimpään osaan.
CoE – Hallintasovellus (Power Platform Admin View)
Hallintasovellus on model-driven Power App, jolla voi selailla
- ympäristöjä
- Power Appseja
- Flow:ta
- edellämainittujen tekijöitä
- käytettyjä yhdistimiä (vakiot + itse tehdyt)
Pääsivulta näkee yhdellä silmäyksellä paljonko eri ympäristöissä on ratkaisuja ja ketkä niitä ovat luoneet.
Kaikki Power Appsit löytyvät omasta näkymästään.
Kustakin Power Appsista näkee esimerkiksi
- tyypin (canvas, model-driven tai SharePoint-listan muokattu lomake)
- milloin se on viimeksi julkaistu
- mitä yhteyksiä se käyttää
CoE sisältää prosessin (Power Apps Approval Business Process Flow) Power Appsin hyväksymiseksi organisaation viralliseksi sovellukseksi. Prosessin voit halutessasi korvata omalla, täysin erilaisella prosessilla.
Flow:sta löytyy vähemmän tietoa, mutta kaikki oleellinen.
Tekijöistä (Maker) nähdään perustietojen lisäksi kaikki heidän luomansa Power Appsit ja Flow:t.
CoE – Power BI -raportti
Model-driven app:ina toteutettu hallintasovellus on hyödyllinen työkalu. Yleiskuva hahmottuu kuitenkin paremmin oikealla raportilla. Onneksemme CoE sisältää myös sellaisen.
Itse teen usein hieman yksinkertaisemmat täsmäraportit, jotka tukevat ympäristöjen valvontaa paremmin. Niiden avulla löytää suoraan ne ratkaisut (Power Appsit ja Flow:t), joihin on syytä jostain syystä puuttua.
Esimerkiksi
- Default ympäristössä olevat Power Appsit ja Flow:t, joita on jaettu useille käyttäjille
- Käytössä olevat Power Appsit, joita ei ole julkaistu yli 3 kuukauteen
- Power Appsit ja Flow:t joita ei ole muokattu luomisen jälkeen
- Power Appsit ja Flow:t jotka sisältävät yhdistimen X
Esimerkki yksinkertaistetusta yleisnäkymästä.
Esimerkki näkymästä, joka kertoo mitä yhdistimiä tenantin ratkaisuissa käytetään ja ketkä niitä käyttävät.
Raportilta huomataan esimerkiksi heti, että tenantissa on RPA-ratkaisuja (UI flow yhdistintä käytetty 13 kertaa).
CoE:n asennus ja tarvittavat lisenssit
CoE löytyy GitHub:sta ja sen asennusohjeet ovat varsin hyvät. Niitä seuraamalla onnistut kyllä.
CoE on Common Data Service -pohjainen ratkaisu, jolloin tarvitset
- Ympäristön jossa on CDS kapasiteettia (älä asenna CoE:ta default-ympäristöön)
- CDS:n käyttöön oikeuttavat lisenssit (esim. Power Apps App Plan) henkilöille, jotka käyttävät hallintasovellusta. Mikäli otat käyttöön muita CoE:n työkaluja, tarvitsee niiden käyttäjät myös lisenssit.
- Mikäli hyödynnät Power BI -raporttia laajemmin (haluat jakaa sitä muille), tarvitsetPower BI lisenssit. Mikäli organisaatiossanne ei ole käytössä Power BI premiumia, tulee kaikille raportin käyttäjille hankkia Power BI Pro -lisenssi.
Yhteenveto
Power Platformin oma hallintakeskus (admin center) raportteineen ei ainakaan vielä tue riittävän hyvin ympäristön kokonaisvaltaista seurantaa ja hallintaa. Vaikka Center of Excellence Starter Kit:issä on omat puutteensa, suosittelen sen käyttöönottoa silti lämpimästi.
Myös silloin kun organisaatio ei ole aikeissa lähteä hyödyntämään Power Platformia laajamittaisesti. Tällöinkin on hyvä tietää, mitä ratkaisuja yksittäiset käyttäjät tai liiketoiminnot ovat Power Platformilla jo tehneet tai ovat tekemässä.
Timo Pertilä 