Hub-sivustot ovat kevään odotetuin SharePointin ominaisuus. Hubien avulla moderneja sivustoja voi niputtaa kokonaisuuksiksi. Lyhyesti:
- Hub:illa ja siihen liitetyillä sivustoilla on yhteinen navigaatio
- Hub:illa ja siihen liitetyillä sivustoilla on yhteinen ulkoasu (teema)
- Hub-sivuston uutiset -webosassa näkyy uutisia kaikista hubiin liitetyistä sivustoista
- Hub-sivuston haku kattaa hubin, sekä kaikki siihen liitetyt sivustot
Kuulostaa käyvältä lähtökohdalta intranetin rakentamiseen. Mutta onko se sitä?
Kokeillaan miltä hub-sivusto tuntuu käytännössä.
Hub-sivuston luonti
Otetaan lähtökohdaksi aiemmin tekemäni intranet, joka on toteutettu viestintäsivsutona.
Hub-sivustoa ei luoda normaaliin tapaan (Create site), vaan olemassa oleva moderni sivusto rekisteröidään hub-sivustoksi. Tämä tehdään PowerShell -komennolla (Register-SPOHubSite) ja vaatii administrator oikeudet. Vaikka ympäristössänne kaikilla olisi oikeudet luoda uusia sivustoja, ovat hub-sivustot tästä poikkeus. Ja hyvä niin.
Hubille voi määritellä PowerShelliä käyttäen käyttöoikeudet (Grant-SPOHubSiteRights). Näin rajataan ketkä saavat liittää sivustoja kyseiseen hubiin. Mikäli rajausta ei tehdä, voivat kaikki liittää oman sivustonsa hubi-sivustoon.
Mikäli käytät muokattuja sivustopohjia, voit määritellä uuden sivuston liitettävän automaattisesti tiettyyn hub-sivustoon. Esimerkikisi uusi projektityötila liitetään projektit-hubiin.
Hallinnan näkökulmasta näyttää varsin hyvältä.
Sivuston muuttaminen hub-sivustoksi oli kirjoituksen työläin osuus. PowerShell -komennon jälkeen täytyi odottaa vuorokausi sivuston päivittymistä.
Hub-sivuston tunnistaa vasemmassa yläreunassa näkyvästä hub-sivuston, sekä siihen liitettävien muiden sivustojen yhteisestä navigaatiosta. Luonnin jälkeen se on vielä tyhjä.
Sivuston oikesta yläkulmasta löytyvän rattaan taakse on ilmestynyt Hub site settings -osio. Lisätään sieltä hubillemme logo.
Intranet-hubimme näyttää tältä.
Sivuston liittäminen hub-sivustoon
Haluamme pitää hub-sivustomme intranetin etusivuna. Sisällöt (uutisia ja tapahtumia lukuunottamatta) ovat itsenäisillä viestintäsivustoilla (IT, HR, Markkinointi ja viestintä, toimitilat jne), jotka liitämme hub-sivustoon, eli tässä tapauksessa intranettiin.
Rakennetaan nopeasti HR:lle oma viestintäsivusto.
Liitetään se DI Intranet -hubiin. Tämä tehdään sivuston asetuksista (Site settings -> Hub site association).
Liittämisen jälkeen HR-sivustolle tapahtuu kaksi asiaa:
- Teema vaihtuu samaksi hub-sivuston teeman kanssa
- Vasempaan yläreunaan ilmestyy hubin navigaatio
HR-sivusto on nyt virallisesti osa intranettiamme.
Luodaan vastaavalla tavalla tarpeellinen määrä uusia viestintäsivustoja (ja/tai moderneja tiimisivustoja) ja liitetään ne hubiin.
Navigaatio
Yhteistä navigaatiota ylläpidetään käsin (hub-sivustolla). Hubiin liitetyt sivustot eivät ilmesty automaattisesi navigaatioon.
Poistetaan intranetin etusivun omasta (viestintäsivuston) navigaatiosta kaikki elementit ja rakennetaan intranetin yhteinen navigaatio hubin navigaatioon. Lopputulos näyttää tältä.
Hub-sivuston navigaatio on kolmitasoinen. Tämä on loistavaa. Kaksitasoisesta (esim. viestintäsivustojen) navigaatiosta loppuu tila nopeasti kesken.
Hubien kanssa pelatessa viestintäsivuille tulee tuplanavigaatio. Sisällön jaottelua ja otsikointia on syytä miettiä, ettei kokonaisudesta tule sekava.
Uutiset, tapahtumat ja muut nostot
Tehdään seuraavaksi HR ja IT -sivustoille uutisia ja tapahtumia.
Pienen viiveen jälkeen uutiset nousevat hub-sivustolle. Uutisesta näkee millä sivustolla se on. Voimme hajauttaa ajankohtaisista asioista tiedottamisen viestintäsivustoille ja esittää ne intranettimme etusivulla.
Hubiin liitetyillä sivustoilla luodut tapahtumat eivät nouse hubin tapahtuma-osioon (events). Tämä on sääli.
Korostettu sisältö (hilghlighted content) webosalle voi asettaa lähteeksi (source) kaikki hubiin liitetyt sivustot. Tämä on todella kätevää. Intran etusivulle voi nostaa esille vaikka koko intranetin luetuimmat sivut.
Haku
Hubisivustolla tehty haku kattaa kaikki siihen liitetyt sivustot.
Hubiin liitetyillä sivustoilla tehdyt haut taas kattavat ainoastaan kyseisen sivuston.
Mobiilikäyttö
Hub-sivustoja voi käyttää mobiilisti kuten muitakin moderneja sivustoja. Joko SharePoint -mobilisovelluksella tai suoraan mobiililaitteen selaimella. Itse suosin jälkimmäistä tapaa (kuva alla).
Hub-sivustolla toteutettavan intranetin rakenne
Hub-sivustolla toteutulla intranetilla ei varsinaisesti ole rakennetta. Se on joukko irrallisia viestintä- ja tiimisivustoja, jotka on liitetty hub-sivustoon. Intranetin rakenne muodostetaan hubin tarjoaman navigaation avulla.
Hubia ei myöskään voi liittää toisen hubiin, eikä sivustoja voi liittää useampaan kuin yhteen hubiin.
Fyysisen rakenteen puuttuminen on monelle kova pala. Hetken miettimisen jälkeen se on kuitenkin varsin luontevaa. Viestintäsivustot ovat itsenäisiä kokonaisuuksia, kuten HR, IT ja viestintä. Näille löytyy (toivottavasti) organisaatiosta omistaja ja sisällölle vastuuhenkilöt. HR omistaa oman viestintäsivustonsa. He voivat vapaasti päättää miten sen käyttöoikeudet ja sisällöntuotanto hoidetaan.
Yhteenveto
Hub-sivustoista puhuttaessa nousee yleensä ensimmäisenä esille intranetin toteuttaminen sen avulla. Mielenkiintoista kyllä Microsoftin omissa esityksissä Hub-sivusto on HR tai IT -toimintojen sivusto. Intranetista ei hiiskuta mitään.
Tästä huolimatta Hub-sivustot mahdollistavat entistä paremman SharePoint intranet-toteutuksen. Ilman ohjelmointia.
Mutta kuka tällaista intranettia enää tarvitsee?
Pienille organisaatioille Teams on perinteistä intranettia huomattavasti mielenkiintoisempi alusta järjestää sisäinen viestintä. Toki silloinkin tarvitaan paikka erilaisen pysyväisohjeistuksen tallentamiseen ja jakamiseen. Mutta onko se enää mikään intranet?
Isoilla organisaatiolla taas on tarpeita, joihin valmisratkaisut eivät kertakaikkiaan sellaisenaan taivu. Ja ne ovat aivan todellisista tarpeita. Ne syntyvät valtavasta käyttäjä- ja sisältömäärästä.
Toisaalta 100 ja 1000 hengen organisaatioiden välistä löytyy takuulla tilausta hub-sivustojen tarjoamalle toteutustavalle. Suosittelen kokeilemaan.
Tämä kirjoitus on osa laajempaa sarjaa jossa käyn läpi SharePointin uusia ominaisuuksia, jotka mahdollistavat modernin Intranetin rakentamisen SharePointilla. Ilman räätälöintejä.
Timo Pertilä 