Microsoft Bookings ei ole vielä saatavilla Euroopassa, mutta eiköhän se tännekin tule joten tässä esimakua mistä on kyse.
Bookings on yksinkertainen täsmätyökalu pk-yrittäjille joiden toiminnan keskiössä on palveluaikojen myyminen. Kampaajat, lääkärit, sähkömiehet, hierojat… näitä riittää. Omien kokemuksieni perusteella näiden yrittäjien tarpeet ajanvarauksiin liittyen ovat hyvin samankaltaisia:
- Yrittäjällä on internetsivut joiden kautta asiakas voi varata itselleen ajan. Parhaimmillaan asiakas näkee oikeasti varattavissa olevat ajat ja poimii sopivan niistä.
- Yrittäjä ylläpitää varattavissa olevia aikojaan. Määritellään vaikka että asiakkaat voivat varata tunnin siivuja ti-pe väliltä 8-18. Yrittäjän poissaolot merkitään jotenkin, ellei muuta niin yrittäjä varaa järjestelmällä itselleen kyseisen ajan.
- Kaikki asiakkaat eivät tykkää varata aikaa netissä vaan he soittavat. Tärkeää onkin että yrittäjä voi puhelun aikana tehdä järjestelmään varauksen asiakkaan puolesta.
- Osalle on oleellista että asiakas voi valita aikaa varatessaan myös palvelun. Varsnkin mikäli tarjottavat palvelut ovat kestoltaan erilaisia. Esimerkiksi minkä hieronnan asiakas valitsee tai onko hän tulossa hiusten leikkaukseen vai hiusten värjäämiseen sekä leikkaukseen.
- Ratkaisun tulee skaalautua kun yrittäjä palkkaa ensimmäisen tai kymmenennen työntekijän.
WordPress on erittäin suosittu alusta internet-sivuille ja moni yrittäjä varmasti käyttää jotain sen ajanvaraus-lisäosaa (tyyliin Appointments tai Bookly). Useimmissa näissä on kuitenkin jokin puute. Joissain aikatauluja pystyy hallinnoimaan ainoastaan WordPressin kautta, jolloin illalla junassa on vaikea ottaa vastaan varausta. Toisissa asiakkaan pitäisi heti maksaa varauksensa PayPal:illa tai luottokortilla, mikä ei oikein istu meille. Löytyy myös erillisiä työkaluja varausten hallintaan kuten SuperSaaS. Joka sitten taas on aika karun näköinen.
Bookings kuitenkin näyttäisi vastaavan hyvin ylläkuvattuun tarpeeseen. Lisäksi se näyttää hyvältä sekä työaseman selaimella että kännykällä. Siitä on tulossa mobiilisovellus jolla yrittäjä voi hallita varauksia siellä junassa vieläkin helpommin. Bookings myös integroituu nätisti yrityksen Facebook-sivulle. Yrityksen muut työntekijät eivät tarvitse Office 365-tilausta hyödyntääkseen työkalua. Ainoastaan yrittäjällä tulee olla tilaus.
Mikäli yrittäjällä jo on Office 365-tilaus (Business Premium) niin Bookings sisältyy siihen. Tiedän ainakin yhden yrittäjän jolle tulen esittelemään tätä heti kun se julkaistaan Suomessa.
Tämä kirjoitus on osa laajempaa sarjaa jossa käyn läpi Office 365:n työkaluja. Mistä niissä on kyse ja miten niitä voisi hyödyntää.
Timo Pertilä 