Videohaastattelujen hyödyntäminen osana rekrytointiprosessia yleistyy vauhdilla. Videohaastattelulla ei tässä yhteydessä tarkoiteta esimerkiksi Teamsin avulla pidettävää haastattelua, vaan tilannetta jossa rekrykandille lähetetään nippu videomuotoisia kysymyksiä ja hän vastaa niihin niinikään videomuodossa.

Varsinaiseen haastatteluun poimitaan hakemusten ja videohaastattelujen perusteella sopivimmat hakijat.

Suomalainen RecRight tarjoaa palvelua, joka kattaa koko rekrytointiprosessin sisältäen työpaikkailmoitukset, hakemukset ja videohaastattelut.

Mitä jos organisaatio on ehtinyt toteuttaa rekrytointiprosessin Power Platformilla. Voivatko he silti hyödyntää esim. RecRigh:tin sisältämiä videohaastatteluja?

Voivat.

Tutustutaan tähän vaihtoehtoon hieman tarkemmin.

Ratkaisu lyhyesti

Ratkaisussamme Power Platformin avulla hallinnoidaan avoimia työpaikkoja, sekä niihin saapuneita hakemuksia. Dataverse-tietomallistamme löytyy seuraavat taulut

  • Avoimet työpaikat (Open position)
  • Hakijat (Contact)
  • Hakemukset (Job application), joka liittyy aina yhteen työpaikkaan ja yhteen hakijaan
  • Videohaastattelupohjat (Interview template)

RecRightissa taas hallinnoidaan avoimiin paikkoihin liittyvät videohaastattelut (Video interview). Kuhunkin videohaastatteluun liittyy n kappaleita vastauksia (response). Yksi per hakija.

Rekrytointisovellus – (Model-driven) Power Apps

Avoimet työpaikat julkaistaan ja niihin haetaan joko Power Apps Portalsissa tai esimerkiksi WordPress-sivustolla. Itse rekrytointiprosessi hoituu yhdellä mallipohjaisella (model-driven) appsilla.

Avoimesta työpaikasta nähdään

  • Työpaikan otsikko (Name)
  • Mitä RecRigh:tin videohaastattelupohjaa prosessissa tullaan käyttämään (Template for the interview)
  • Videohaastattelun osoite (Interview URL, ilmestyy näkyviin kun hakijoille on lähetetty kutsu videohaastatteluun)
  • Hakijat. Kunkin hakijan kohdalla merkitään, kutsutaanko hänet videohaastatteluun (invite to video interview).

Videohaastattelun jälkeen osa ehdokkaista kutsutaan perinteiseen työhaastatteluun. Mutta nyt keskitytään niihin videohaastatteluhin.

Videohaastattelujen mallipohjat

Ratkaisussamme osa RecRight:in videohaastatteluista on ns. mallipohjia (template). Niihin ei kutsuta haastateltavia, vaan niitä käytetään luotavien videohaastattelujen pohjina. Näin haastatteluun tulee automaattisesti oikeat videokysymykset.

Lista erilaisista videohaastatteluista.

Videohaastattelu sisältää n kappaletta videomuotoisia kysymyksiä. Niitä voi poimia mukaan omasta kirjastosta (select from library) tai luomalla uuden (click to record a question).

Avointa työtehtävää (Power Appsissa) lisättäessä, valitaan mitä videohaastattelun mallipohjaa käytetään. Käytettävien mallipohjien tiedot tulee siis siirtää RecRight:ista Dataversen Interview-tauluun.

Tehdään se ajastetulla Flow’lla, joka hakee RecRight:sta kaikki haastattelut ja suodattaa (Filter array) niistä ne, joiden nimen alussa on taikasana ”Template”.

Mikäli kyseessä on uusi mallipohja, luodaan uusi tietue. Muussa tapauksessa päivitetään olemasssa olevaa.

Näin meillä on videohaastattelujen mallipohjien tiedot käytössämme.

Kustakin mallipohjasta tallennetaan sen nimen sen tunniste, suora osoite, tila ja kieli.

Nyt meillä on ratkaisussamme avoimia työpaikkoja, joihin on liitetty RecRight:in videohaastattelupohja. Työpaikkoihin on tullut myös hakemuksia!

Mitäs seuraavaksi?

Kutsujen lähettäminen videohaastatteluihin

Seuraavaksi lähetämme osalle hakijoista kutsun videohaastatteluun. Mutta miten?

Luodaan Flow (Send video interview invitations), joka käynnistetään avoin työpaikka -tietueelta (kuva yllä). Flow hakee ensin kyseisen työpaikan tiedot (tarvitsemme mallipohjan id:n). Tämän jälkeen luodaan avoimelle työpaikalle oma videohaastattelu RecRight:in rajapinnan avulla.

Videohaastattelun mallina käytämme kyseiseen hakuun linkitettyä haastattelumalipohjaa.

Luodun videohaastattelun id ja URL lisätään avoimen työpaikan tietoihin. Tämä helpottaa navigointia rekryratkaisumme ja RecRight:in välillä.

Lopuksi kaikille jatkoon päässeille (tp_invitetovideointerview = true) hakijoille lähetetään kutsu juuri luomaamme videohaastatteluun.

Lopputulos

Käyttäjien näkökulmasta toiminnallisuus näyttää seuraavalta.

Kutsutaan henkilöt videohaastatteluun käynnistämällä avoimesta työpaikasta flow.

Videohaastattelu luodaan ja ko avoimen paikan tietoihin ilmestyy sen videohaastattelun osoite.

RecRight:iin ilmestyy uusi videohaastattelu, johon kaikki vielä mukana olevat hakijat on kutsuttu.

Haastattelussa on templaten mukaiset videokysymykset.

Hakijat saavat sähköpostitse kutsun videohaastatteluun.


Hakijoiden videovastauksia pääsee lopuksi arvioimaan RecRight-palvelussa. Kunhan hakijat ovat vastauksensa lähettäneet.

Yhteenveto

Kuten arvata saattaa, Power Platform -ratkaisun laajentaminen RecRight:illa oli varsin vaivatonta. RecRight:in tarjotessa kehittäjien käyttöön modernit rajapinnat.

Aivan valmis ratkaisu ei tällaisenaan ole. Seuraavat viilaukset tulevat ensimmäisenä mieleen.

  • Hakemuksiin (Power Platform) voitaisiin lisätä url-osoite, josta pääsee katsomaan hakijan videovastaukset. Tämä edellytäisi kutsujen lähettämistä hieman eri tavalla.
  • RecRight tarjoaa Webhookin, jonka avulla voi reagoida haastateltavan lähettyä videovastauksensa. Sitä hyödyntäen voisimme ylläpitää omassa rekrytointisovelluksessamme hakijakohtaisesti tietoa onko videohaastattelu jo suoritettu.
  • RecRight mahdollistaa videokysymysten lisäämisen haastatteluihin suoraan model-driven appsissa iFrame-upotuksen avulla. Tämä olisi hyödyllistä, mikäli avoimiin työpaikkoihin tehtäisiin aina oma uniikki setti videokysymyksiä.
  • Hakijoiden videovastauksia on mahdollista katsella model-driven appsista käsin iFrame-upotusta hyödyntämällä.

Ratkaisua voisi täydentää käytännössä siten, ettei RecRight-palveluun koskaan kirjauduttaisi. Kaikki tehtäisiin model-driven appsista käsin.