Olen pitänyt Flow:ta köyhän miehen RPA-työkaluna. Sillä voi automatisoida kätevästi monenlaisia rutineeja. Kunhan niiden automatisointi onnistuu hyödyntämällä valmiita yhdistimiä (connector) ja/tai REST API -rajapintoja.

Kaikkiin maailman sovelluksiin ei tietenkään löydy yhdistintä tai rajapintaa.

Siinä on se merkittävä ero oikeisiin RPA-tuotteisiin. Ne tarjoavat työkalut, joiden avulla voi simuloida perinteisten työpöytä/selainsovellusten käyttöä.

Tämä ero kaveni kuitenkin juuri merkittävästi.

UI Flow

Microsoft julkaisi Power Automate (entinen Microsoft Flow) tuotteeseen uuden Flow-tyypin, nimeltään UI Flow. Sillä voi rakentaa työnkulkuja, jotka itseasiassa käyttävät työpöytäsovellusta tai verkkosivustoa.

Tämä on huikeaa.

Tunnustilaus on klassinen automatisointiesimerkki.

  • Esimies täyttää uuden henkilön tiedot (Forms tai Power Apps) lomakkeella
  • Lomakkeen lähettämisen jälkeen käynnistyy Flow, joka luo uudelle henkilölle AzureAD-tunnuksen ja liittää hänet oikeisiin ryhmiin

Ihan kiva.

Useassa organisaatiossa uudelle työntekijälle tulee luoda tämän päälle x kpl muita tunnuksia. Ja usein tämä tehdään järjestelmillä, joihin ei voida helposti/halvalla integroitua.

Jatkossa tämän voi toteuttaa UI Flow:lla.

Esimerkki – UI Flow joka käyttää laskinta

Tehdään yksinkertainen työnkulku, joka saa parametrina kaksi lukua jotka se laskee yhteen Windowsin laskin-sovelluksella.

Navigoidaan Power Automate -sivulle. Omien työnkulkujen (My flows) alta on mahdollista luoda uusi UI työnkulku.

ui flow 1.png

Ensimmäisenä valitaan käyttäkö Flow puolestamme työasemasovellusta (Desktop app) vai verkkosivua (Web app). Valitaan työasemasovellus.

ui flow 2.png

Valitsi kumman tahansa, pääsee ensimmäisellä kerralla asentamaan työasemalleen palikan joka hoitaa nauhoituksen.

Annetaan Flow:lle nimi ja jatketaan eteenpäin.

ui flow 3.png

Seuraavaksi määritellään, mitä parametreja Flow ottaa vastaan. Esimerkissämme ne ovat yhteenlaskettavat luvut.

ui flow 4.png

Jonka jälkeen päästään töihin. Avataan Recording -toiminto ja painetaan sen sisältä löytyvää Launch recorded -painiketta.

ui flow 5.png

Aloitetaan tallennus painamalla näytön yläreunan Record –painiketta. Tästä eteenpäin kaikki mitä teemme työasemalla, tallentuu työnkulkuun.

ui flow 6.png

Tyhjätään laskimen historia ja syötetään ensimmäinen luku

  • Valitaan näytön yläreunasta Use input
  • Poimitaan Flow:n parametreista haluttu (Luku 1)
  • Klikataan näytöltä paikkaa, johon luku halutaan syöttää (laskimen näyttö)

ui flow 7.png

Painetaan normaalisti laskimen plus-näppäintä ja vastaavalla tavalla lisätään laskimeen toinen luku. Lopuksi painetaan yhtäsuuruus-näppäintä.

Vaativa laskutoimitus on nyt tehty.

Miten saamme lopputuloksen talteen?

Tallentimen Get output -toiminnolla. Valitaan sen alta Select text, jonka jälkeen maalataan laskimesta lopputulos (luku 15).

ui flow 8.png

Tallennin pyytää nimeämään tallennetun arvon. Annetaan nimeksi ”Tulos”.

ui flow 12.png

Lopetetaan tallennus (Done-painikkeella), jolloin palaamme Flow-näkymään. Nyt Flow:n sisältä löytyy jokainen laskimella tekemämme toimenpide.

ui flow 9.png

Seuraavassa vaiheessa voimme vielä testata Flow:n toimivuutta. Annetaan sille syötteeksi vapaavalintaiset luvut ja käynnistetään testi (Test now).

ui flow 11.png

Hetken kuluttua Flow palauttaa oikean arvon!

ui flow 10.png

UI Flow:n käyttö osana tavallista työnkulkua

Miten luomaamme UI Flow:ta käytännössä käytetään? Tietenkin perinteisestä Flow:sta käsin.

Luodaan Forms-lomake, johon käyttäjä syöttää yhteenlaskettavat luvut.

ui flow Formspng.png

Ja Flow:n, joka käynnistyy aina kun käyttäjä lähettää Forms:lla uudet luvut laskettavaksi.

ui flow Forms flow 1.png

Vastauksen tietojen hakemisen jälkeen käynistämme juuri tekemämme UI Flow:n.

ui flow Forms flow 2.png

 

Huom! UI Flow vaatii toimiakseen gatewayn, joka on asennettuna työasemalle jossa UI Flow:ta suoritetaan.

Asennuksen jälkeen annetaan tarvittavat tiedot, joilla muodostetaan toiminnon tarvitsema yhteys.

ui flow Forms flow 3.png

Tämän jälkeen valitaan mitä UI Flow:ta käytetään ja annetaan sille parametreiksi lomakkeelta saadut luvut.

ui-flow-forms-flow-4.png

Lopuksi lähetämme yhteenlaskun tuloksen lomakkeen täyttäjälle.

ui-flow-forms-flow-4-1.png

Valmis Flow näyttää seuraavalta.

ui flow Forms flow 5.png

Yhteenveto

UI Flow:t mahdollistavat aivan uudenlaisten ratkaisujen toteuttamisen. Jatkossa organisaatiot eivät välttämättä tarvitse erillistä RPA-tuotetta, vaan työ voidaan tehdä kokonaan Power Automate:lla (entinen Microsoft Flow).

Tuote on kuitenkin vasta julkaistu ja on esikatselussa (preview). Täydellinen se ei vielä ole.

  • UI Flow:t eivät automaattisesti tue kaikkia Windows-sovelluksia. Esimerkiksi Spotifyä ei voi (ainakaan vielä) ohjata UI Flow:lla
  • Macintosh ja Linux koneille ei löydy (desktop) tukea
  • Työnkulun suoritus on melko hidasta. Sitä voi nopeuttaa lyhentämällä toimintojen välissä olevaa odotusaikaa.
  • Työasemasovellusta käyttävän UI Flow:n tekeminen on varsin helppoa. Verkkosivua käyttävän UI Flow:n tekeminen on käyttökokemukseltaan hyvin… erilainen.
  • Työnkulkua suoritettaessa käyttäjän tulee olla koneella kirjautuneena (ns Attended RPA)

UI Flow toiminnot ovat luonnollisesti premium-toimintoja, eli vaativat käyttäjältä Flow Planin.