Organisaatiot ovat ottaneet ilolla vastaan erilaiset Flow:n ja PowerApps:in avulla rakennetut ratkaisut. Niitä ovat tehneet sekä organisaation oma väki että ulkopuoliset konsultit.
PowerApps + Flow ratkaisujen voittokulkuun on syynsä.
- Niitä on helppoa ja nopeaa tehdä
- Tarvittavat työkalut löytyvät valmiina Office 365 -paketista
- Suurin osa ratkaisuista ei synnytä mitään lisäkulua olemassa olevien lisenssimaksujen päälle
Helmikuun alussa Flow:n ja PowerAppsin lisensointiin tulee muutoksia, joiden jälkeen kaikki perusratkaisut eivät olekaan enää ”ilmaisia”.
Käydään läpi nämä muutokset ja niiden konkreettiset vaikutukset.
Aloitetaan helposta.
Data gateway:n käyttö
Data gateway:n mahdollistaa sisäverkon palvelujen liittämisen osaksi ratkaisua. Tyypillisiä esimerkkejä tästä ovat
- Konesalissa pyörivän perinteisen SQL-tietokannan käyttäminen
- tiedoston lukeminen levyjaosta
1.2. 2019 alkaen mikäli Flow:ssa tai PowerAppsissa käytetään gatewayta vaativia toimintoja, tulee kaikilla kyseistä Flow:ta / PowerAppsia suorittavilla käyttäjillä olla P1-lisenssi.
Muutos koskee ainoastaan Flow:ta ja PowerAppsia. Data gateway:t ovat keskeinen osa Power BI -ratkaisuja. Niitä muutos ei koske.
Custom connectorit
Custom connectorien avulla voi näppärästi paketoida organisaation käyttämiä API-rajapintoja tehokäyttäjien käytettäviksi.
API voi olla joko itse tuotettu tai käyttöoikeus jonkun toisen tuottamaan API:iin. Custom connectorilla loppukäyttäjältä piilotetaan kaikki tekniset yksityiskohdat API:n käyttöön liittyen.
Jatkossa custom connectorien luominen ja julkaisu vaatii P1-lisenssin. Aiemmin käyttäjät ovat voineet luoda ja julkaista yhden custom connectorin ilman ylimääräistä lisenssiä.
Mikäli Flow tai PowerApps käyttää custom connectoria, tulee kaikilla sen käyttäjillä olla myös P1-lisenssi.
HTTP-kutsut
Suurin tulevista muutoksista on se, että kaikki HTTP-toiminnot (HTTP actions) vaativat jatkossa kaikilta kyseisen Flow:n käyttäjiltä P1-lisenssin. HTTP-yhdistin muuttuu 1.2. ns. premium yhdistimeksi.
HTTP-kutsut ovat käteviä esimerkiksi seuraavissa tilanteissa.
Käynnistetään Flow HTTP-kutsulla
Käynnistetään Flow When a HTTP request is received triggerillä. Tämä on pakollista esimerkiksi kutsuttaessa Flow:ta sivuston luonnin yhteydessä.
Kaikilla näin käynnistettävien työnkulkujen suorittajilla tulee olla P1-lisenssi. Tämäntapaisia työnkulkuja ajetaan yleensä vain muutamilla tunnuksilla, joten tämä tuskin generoi merkittävää uutta kuluerää.
Flow:sta tehtävät API-kutsut
Tähän asti Flow:ssa on voinut vapaasti kutsua mitä tahansa API:a HTTP Request -toimintoa käyttämällä. Näin ratkaisussa on voinut hyödyntää esimerkiksi avoimia rajapintoja. Tai sellaista Azuren palvelua, johon ei (vielä) löydy valmista yhdistintä.
Office 365 ympäristössä kenties hyödyllisin HTTP-kutsulla käytettävä palvelu on Microsoft Graph.
Tiimien (Teams) provisiontiesimerkissä kloonasimme työnkulussa olemassa olevan tiimin. Koska kloonaamista ei voi tehdä Flow:n vakio yhdistimillä, tehtiin se suorittamalla HTTP-kutsu Microsoft Graph -palveluun.
Tämä monen ratkaisun keskeinen elementti muuttuu nyt maksulliseksi.
Onneksi Microsoft paketoi jatkossa entistä enemmän Microsoft Graphin palveluja Flow:n vakio yhdistimiin. Mikäli tarvitsemasi toiminto ei sieltä löydy, voit joko odottaa, tai hankkia tarvittavan määrän P1-lisenssejä.
Voiko tätä kiertää käyttämällä Logic Appsia?
Entä jos teenkin kaikki P1-lisenssiä vaativat toimenpiteet (HTTP-kutsut) Logic Appsissa? Sitähän nämä rajoitukset eivät koske.
Hyvä idea.
Mutta mikäli haluat käynnistää Logic Appsin suoraan Flow:sta tai PowerAppsista, olet hankaluuksissa.
Voit käynnistää Logic Appsin (helposti) kahdella tavalla.
- HTTP-kutsulla -> vaatii kaikilta P1-lisenssin
- Exporttaamalla Logic Appsisi PowerAppsin ja Flow:n käyttöön -> siitä tehdään käytännössä custom connector, jonka käyttö vaatii jälleen P1-lisenssin
Toki voit tallentaa tarvittavat tiedot SharePoint-listalle, jota Logic Apps kyttää. Näin P1-lisenssiä ei tarvita. Mutta listan jatkuva kyttääminen maksaa sekin jotain. Ja siinä on aina viive.
Mitä jos PowerApps kutsuu Flow:ta, jossa tehdään HTTP-kutsu?
PowerAppsin kutsumaa Flow:ta suoritetaan PowerAppsia käyttävän käyttäjän tunnuksella. Mikäli Flow sisältää P1-lisenssin vaativia toimintoja, tulee kaikilla kyseisen PowerAppsin käyttäjillä olla P1-lisenssi.
Muuttuko SharePoint REST API:n käyttö maksulliseksi?
Ei. SharePointin Rest API:a voi kutsua toistaiseksi mielinmäärin ilman ylimääräsiä lisenssikuluja. Kunhan sen tekee käyttäen Send an HTTP request to SharePoint -yhdistintä.
Pitääkö nykyisiä ratkaisuja varten ostaa uusia lisenssejä 1.2.2019?
Ei. Mikäli organisaatiossa on jo käytössä PowerAppseja ja/tai Flow:ta, joiden käyttö vaatii uusien ehtojen myötä P1-lisenssin, voi niitä käyttää ilman P1-lisenssejä tammikuun 2020 loppuun asti.
Eli mitään syytä paniikkiin ei ole. Mutta tulevan vuoden aikana on syytä selvittää, onko organisaatiossa laajamittaisessa käytössä työnkulkuja, joiden käyttö tulee vaatimaan uusia lisenssejä ensi vuonna.
Mikä ihmeen P1-lisenssi?
P1-lisenssillä tarkoitetaan Flow:n ja PowerAppsin Plan 1 -lisenssejä.
- Flow Plan 1 – 5€/käyttäjä/kk
- PowerApps Plan 1 – 5,90€/käyttäjä/kk
PowerApps Plan 1 pitää sisällään Flow Plan 1:en. Flow Plan 1 -lisenssi tulee kyseeseen lähinnä mikäli organisaatiossa ei käytetä PowerAppsia.
Timo Pertilä 