Ajoittain tulee tarve (ainakin minulla) nopeasti vilkaista raportilta jotain tiettyä yksityiskohtaa. Mikä oli tiimimme viime kuukauden laskutusaste? Mikä on loppukevääni varaustilanne?
Mikäli työasemana on Windows 10, voi vilkaisukäyttöä varten toteuttaa aivan oman raporttinsa.
Raportin jota käytetään Cortanalla.
Cortana on se Microsoftin veijari, joka on jäänyt Applen Sirin ja Amazonin Alexan varjoon. Älä kuitenkaan pelästy. Sitä ei ole pakko käyttää puheella.
Tehdään nopeasti tällainen ”vilkaisuraportti” aiemmin tekemääni myymälöiden tarkastus -ratkaisuun.
Cortanan asetukset
Käydään ensin vaihtamassa Cortanan kieleksi englanti. Haetaan Windowsin haulla ”Cortana”. Asetukset ovat hakutuloksessa heti ensimmäisenä (Cortana & Search settings).
Kieliasetus löytyy asetuksista tuolta pohjalta.
Cortana -raportin toteuttaminen
Otetaan lähtökohdaksi myymälöiden tarkastus -raportti.
Luodaan oma välilehti Cortana-raportille. Vaihdetaan sivun muotoiluasetuksista sivun tyypiksi Cortana.
Sivun layout muuttuu oikean kokoiseksi Cortanaa varten. 
Lisätään raportille muutama visualisointi.
- Kartta, josta näkee kaikki myymälät (punaisella tarkastamattomat, tummalla tarkastetut)
- Myymälöiden siisteyden keskiarvo
- Tuotteiden näkyvyyden keskiarvo
Annetaan raportillemme nimi ja sallitaan Q&A:n käyttävän sitä. Raportille voi antaa myös synonyymejä, jotka helpottavat sen löytämistä Cortanan avulla. Lopuksi julkaistaan (publish) raportti Power BI -palveluun.
Vielä täytyy Power BI -palvelussa sallia Cortanan pääsy raportin käyttämään tietojoukkoon (dataset). Tämä tehdään tietojoukon asetuksissa.
Ja sitten odotetaan hetki. Pahimmillaan 30 minuuttia. Jos pinna ei kestä, voi kirjautua koneelle uudelleen.
Miten sitä käytetään?
Haluan nopeasti vilkaista mikä on myymälöiden tarkastusten tilanne. Miten tähän mennessä tarkastetut myymälät ovat pärjäneet?
Avaan Cortanan (vasemman alalaidan ympyrä).
Kirjoitetaan Cortanalle ”Store Audit” ja tekemämme raportti löytyy. Raporttia klikkaamalla se avautuu.
Cortanalle tehty raportti hyödyntää Power BI:n Q&A palvelua. Parhautta.
Cortanalle voi kirjoittaa ”Store Audit Järvenpää” ja se palauttaa Järvenpään myymälöiden tulokset.
Käyttäjä voi halutessaan hakea useamman kunnan myymälät samalla kertaa.
Lisätään raporttiin vielä myymälöiden ja tarkastajien lukumäärä. Näin Cortanan avulla nähdään kätevästi esimerkiksi miten moni myymälöistä on tarkastettu tai mitkä myymälät minä olen tarkastanut.
Huomioita
Ajatus Cortanalla käytettävästä raportista tuntui aluksi lähinnä kikkailulta. Mutta sille on selvästi omat käyttötapauksensa. Mikäli käyttöympäristösi sallii, kannattaa Cortanalla käytettävää raporttia kokeilla. Lisäkustannusta kokeilusta ei tule.
Mikäli raportti on tehty direct query -kyselyitä käyttäen, et voi käyttää sitä Q&A -palvelun kautta, etkä myöskään Cortanan. Voit toki tehdä Cortanaa varten oman raportin, jossa et käytä direct querya.
Timo Pertilä 