Forms on yllättävän taipuisa työkalu erilaisten kyselyiden toteuttamiseen. Sitä ei kannata unohtaa ratkaisukokonaisuuksia suunnitellessa.

Formsin tarjoama analytiikka kyselyn vastauksista on kuitenkin kovin kevyt. Minulta kysytäänkin usein, voiko tuloksia jotenkin analysoida Power BI:llä. Tietenkin voi. Ja tällä kertaa katsotaan miten.

Mihin Forms tallentaa vastaukset?

Forms:lla tehty kysely tallentaa vastaukset Excel-tiedostoon. Nyt pitää vain löytää tämä tiedosto, jotta voimme käyttää sitä Power BI:n tietolähteenä. Excel-tiedoston sijainti riippuu siitä, miten kysely on luotu.

Ryhmälle luotu kysely

Kyselyn voi luoda suoraan Teamsissa, jolloin siitä tulee automaattisesti kyseisen ryhmän omistama.

Näin luodun lomakkeen vastaukset löytyvät samaisen tiimin tiedostoista.

Eli tiimiä vastaavan SharePoint-sivuston dokumenttikirjastosta.

Forms-kyselyn voi luoda myös suoraan dokumenttikirjastosta käsin.

Molemmilla tavoilla kyselystä tulee ryhmän (Group) omistama.

Henkilökohtaiset lomakkeet

Lomake voi olla myös yksittäisen käyttäjän omistama. Näin käy mikäli lomake on luotu suoraan Excel-onlinesta, eikä sen tallennuspaikkaa ole vaihdettu.

Tällöin vastaukset löytyvät omasta OneDrivesta.

Tilanne on sama, mikäli kysely on luotu OneDrivesta käsin.

Näin luodut kyselyt näkyvät Forms-palvelussa omien kyselyiden alla. Niitä ei muut käyttäjät voi muokata.

Mutta mikäli kysely on luotu suoraan Forms-palvelusta, syntyy siitä henkilökohtainen lomake, jonka vastaukset tallennetaan Forms-palveluun.

Mikäli haluat päästä käsiksi tällaisen kyselyn vastauksiin, tulee sinun ensin siirtää se ryhmän omistukseen.

Lomakkeen siirtäminen

Yksityisen lomakkeen voi siirtää ryhmän omistukseen (Move to a group).

Vastaavalla tavalla lomakkeita voi siirtää ryhmien välillä.

Power BI -raportti

Forms-kyselyn tulokset ovat siis Excel-tiedostossa, joka löytyy joko SharePointin dokumenttikirjastosta tai OneDrivesta. Tiedot ladataan näistä Power BI:hin hieman eri tavalla.

Kyselyn tulosten lataaminen OneDrivesta

Mikäli Excel-tiedosto sijaitsee OneDrivessa, tulee ensin kaivaa sen yksityiskohdista (Details) esiin polku (Path), joka osoittaa kyseiseen tiedostoon.

Power BI:ssä valitaan uudeksi tietolähteeksi Web.

Ja osoitteeksi (URL) asetetaan juuri kaivamamme tiedoston polku. %20 -merkit joutuu itse korvaamaan välilyönneillä.

Tunnistaudutaan vielä, mikäli emme ole Power BI:ssä sitä tehneet.

Näin pääsemme lukemaan Excel-tiedoston sisältämät vastaukset tietomalliimme.

Kyselyn tulosten lataamien SharePointista

Mikäli Excel makaa SharePointin dokumenttikirjastossa, on lataaminen pari askelta työläämpää.

Ensimmäiseksi tarvitsemme sen SharePoint sivuston (site) osoitteen, jonka dokumenttikirjastossa Excel-tiedosto sijaitsee.

Avataan seuraavaksi Power BI ja valitaan uudeksi tietolähteeksi (Get Data) SharePoint kansio (SharePoint folder).

Ensimmäiseksi kysytään juuri kaivamaamme SharePoint sivuston osoitetta.

Mikäli käyttäjä ei ole kirjautuneena, tulee se tehdä tässä kohtaa (kuten edellisessäkin esimerkissä).

Muutoin näemme suoraan listan kaikista sivuston dokumenttikirjastojen tiedostoista. Meitä kiinnostaa näistä vain yksi, joten valitaan tietojen muokkaaminen (Transform Data).

Meitä kiinnostaa HR Form.xlsx -tiedosto. Klikataan sen sisältöä (Binary).

Haluamme käsitellä taulukon (Table1) tietoja, joten avataan se klikkaamalla Data-sarakkeen Table-linkkiä.

Ja siellä ne vastausrivit ovat!

Näin olemme saaneet vastausrivit lisättyä Power BI:hin. Sitten vain visualisointeja tekemään!