Flow:n hyväksymistoiminto (Approval) on mainio. Se lähettää hyväksymispyynnön sähköpostilla hyväksyjille. Vastaanottajat voivat hyväksyä tai hylätä pyynnön suoraan viestistä.
Siis suorittaa toimenpiteen poistumatta sähköpostisovelluksesta.
Matkalaskun hyväksyminen näyttäisi näin toteutettuna seuraavalta.
Kätevää, mutta usein pitäisi uudelleen nimetä vastausvaihtoehdot. Tai mahdollistaa enemmän kuin nämä kaksi vaihtoehtoa.
Hyväksyntä-toiminnon mukautettuja vastauksia käyttämällä tämä on mahdollista.
Toiminto on muutoin sama kuin alkuperäinen, mutta voit vapaasti määritellä mitkä vaihtoehdot hyväksyjälle annetaan.
Mukautetut vastaukset olivat alunperin premium-ominaisuus (= eivät sisältyneet Office 365 -lisenssiin), mutta ne ovat vaivihkaa vaihtuneet vakio-ominaisuudeksi.
Missä ja miten näitä mukautettuja vastauksia voisi hyödyntää?
Esimerkki – Rekryhaastattelun jälkeinen fiilismittari
Jatketaan viime viikolla aloittamaamme uuden työntekijän rekrytointi- ja sisäänottoprosessin virittelyä.
Ensivaikutelma on usein oikea. Toteutetaan ratkaisu, joka lähettää rekryhaastattelun jälkeen haastattelijoille fiiliskyselyn haastattelusta.
Haastattelijoiden sähköpostiin saapuu kysymys ”Pyydetäänkö haastateltava seuraavalle kierrokselle”. Kysymykseen voi vastata
- Ehdottomasti
- Kyllä
- Mietin vielä
- Ei
Vastaukset tallennetaan rekrytointityökaluun.
Aloitetaan.
Kalenteri
Ratkaisun pohjana toimii kalenterimerkinnät.
Kustakin haastattelusta tehdään kalenterikutsu haastattelijoille. Kalenterimerkinnällä on vakio-otsikko (Rekryhaastattelu – Hakijan nimi).
Haastattelut ovat maksimissaan tunnin pituisia.
Flow – Käynnistin
Tehdään Flow:lla työnkulku, joka lähettää haastattelun jälkeen fiiliskyselyn haastattelijoille. Flow käynnistyy tunnin välein.
Kysely lähetetään ainoastaan haastattelijoille. Kalenterikutsun on saanut myös itse haastateltava, joten erotellaan nämä toisistaan.
Luodaan tähän tarkoitukseen matriisimuuttuja (array), johon tallennetaan haastattelijat.
Sekä merkkijonomuuttuja, johon tallennetaan haastateltava.
Flow – Rekrytointihaastattelujen hakeminen
Haetaan rekrytointitapaamiset Hae tapahtuminen kalenterinäkymä -toiminnolla.
Flow suoritetaan 60 minuutin välein. Kiinnostavia tapaamisia ovat maksimissaan 60 minuuttia sitten alkaneet ja viimeistään nyt päättyneet tapahtumat, joiden otsikko alkaa sanalla ”Rekry”.
- Alkamisaika: addMinutes(utcNow(),-60)
- Päättymisaika: utcNow()
- Filter: startswith(subject, ’Rekry’)
Näin saamme käsiteltäväksemme edellisen suorituskerran jälkeen päättyneet haastattelut.
Flow – Haastattelijoiden ja haastateltavan tallentaminen muuttujiin
Käydään läpi tapaamiseen osallistujat ja erotellaan omiin muuttujiinsa organisaation sisäiset ja ulkoiset henkilöt (haastattelijat ja haastateltava).
Kunkin kalenterimerkinnän (kuvan ulompi silmukka) kohdalla käydään läpi kalenterimerkinnän pakolliset osallistujat (kuvan sisempi silmukka).
Pakolliset osallistujat (Required Attendees) ovat merkkijonossa puolipisteillä erotettuina. Muodostetaan merkkijonosta matriisi (array) split-komennolla.
split(items('Käytä_kaikkiin')?['requiredAttendees'],';')
Tarkistetaan kunkin osallistujan kohdalla, onko hänellä organisaatiomme sähköpostiosoite.
Mikäli on, hänet lisätään haastattelijat taulukkoon.
Mikäli ei ole, lisätään kyseinen henkilö haastateltavaksi. Sitä ennen tarkistetaan, ettei sähköpostiosoite ole tyhjä (muodostamamme taulukon viimeinen alkio on tyhjä, emmekä halua tallentaa haastatateltavaksi tyhjää sähköpostiosoitetta).
Lopuksi muodostetaan Approval-toimintoa varten haastattelijoista yksi merkkijono, jossa sähköpostiosoitteet ovat puolipisteellä erotettuina. Tämä onnistuu join-toiminnolla.
Flow – Hyväksynnän käynnistäminen
Nyt voimme lähettää haastattelijoille kyselyn hyväksymis-toimintoa hyödyntäen.
Osallistujat saavat sähköpostiinsa allaolevan viestin.
Flow – Vastausten tallentaminen Common Data Service:en
Määrittelimme hyväksyntä-toiminnon odottavan kaikkia vastauksia. Flow siirtyy seuraavaan vaiheeseen, kun kaikki sähköpostin saaneet henkilöt ovat vastanneet.
Loputtomiin vastauksia ei odoteta. Approval toiminto odottaa 30 päivää, jonka jälkeen se pysähtyy, jos kaikki eivät ole vastanneet.
Vastausten saavuttua tallennetaan ne Common Data Service:en (CDS). Haetaan ensin haastateltavan tietue CDS:stä (Contact-tietue, jossa sähköpostiosoite-kentän (cr59f_privateemail) arvo on sama kuin haastatteltavan sähköposti).
Luodaan jokaista vastausta (Responses) kohden uusi RectruitingCandidatePulse -tietue ja liitetään se Contact -tietueeseen.
Näin haastattelijoiden ensifiilikset päätyvät CDS:n päälle rakennetun rekrytointisovelluksen rekrykandi-kortille.
Valmis Flow näyttää kokonaisuudessaan tältä.
Yhteenveto
Approval-toiminto luo käytännössä adaptiivisen kortin (adaptive card), jonka se lähettää hyväksyjille.
Adaptiivisia kortteja voi tehdä myös itse, jolloin niiden ulkoasua voi melko vapaasti muokata. Esimerkkimme fiiliskuittaus voisi näyttää tältä.
Kysely olisi paljon siistimpi näin.
Mikäli teet kortin itse, joudut toteuttamaan myös käyttäjien vastausten käsittelyn. Ei hankalaa, mutta vaatii esimerkiksi Azure Functions:in käyttämistä.
Kyllä, aivan oikeaa koodaamista.
Flow:n approval toimintoa käyttäen et voi vaikuttaa viestien ulkoasuun. Vastapalveluksena sinun ei tarvitse koodata riviäkään. Vastausten käsittely hoituu kivuttomasti Flow:lla.
Helppoa kuin heinänteko, kuten Flow:lla kaikki.
Timo Pertilä 