PowerApps ja Flow ovat edenneet elinkaarensa vaiheeseen, jossa jotkut toiminnot (actions) saavat deprecated -leiman. Kyseisiä toimintoja ei käytännössä enää syystä tai toisesta kehitetä.
Nyt tämän leiman on saanut suuri joukko Office 365:n Outlook -yhdistimen toiminnoista. Tämä on kiusallista, sillä joukosta löytyy esimerkiksi send email, joka on varmasti yksi Flow:n yleisimmin käytetyistä toiminnnoista.
Mitä nyt pitäisi tehdä?
Ennemmin tai myöhemmin nämä toimintojen vanhenevat versiot poistuvat kokonaan. Sitä ennen tulee vanhenevat toiminnot korvata niiden uusilla versioilla (send email -> send email V2 jne). Kaikista vanhenevista toiminnoista löytyy jo uudet versiot. Osa tosin on edelleen preview tilassa.
Mistä ihmeestä tiedän, mitkä Flow:ta ja PowerAppsit käyttävät tätä happanevia toimintoja sisältävää Office 365 Outlook -yhdistintä?
Sepä se. Käyttöliittymästä et suoraan mistään.
Tiedon saa toki kaivettua PowerShellillä, mutta tehdään me se Flow:lla.
Flow – Etsi yhdistintä X käyttävät ratkaisut
Luodaan manuaalisesti käynnistyvä Flow, joka kerää yhteen sähköpostiviestiin tiedon kaikista tenantin PowerAppseista ja Flow:sta, jotka käyttävätä yhdistintä X. Esimerkissämme kiinnostava yhdistin on Office 365 Outlook.
Alustetaan aluksi muuttujat
- Löytyneet Flow:t (Flows having connector x)
- Löytyneet PowerAppsit (PowerApps having connector x)
- Mitä yhdistintä etsitään (Connnector we are looking for)
- Flow:n omistajan näyttönimi (Flow owner displayname)
Ensimmäiseksi haetaan kaikki ympäristöt (List Environments as Admin). Käydään ne yksi kerrallaan läpi ja haetaan kaikki ympäristön PowerAppsit (Get Apps as Admin) ja Flow:t (List Flows as Admin).
PowerAppsien läpikäynti
Käydään PowerAppsit yksi kerrallaan läpi ja tarkistetaan jokaisen kohdalla, onko PowerAppsiin liitetty yhdistimiä (= Connection references ei ole null).
Mikäli yhdistimiä löytyy, käydään ne läpi. Jos yhdistimen nimi (Connection display name) on sama kuin etsittävän yhdistimen nimi, lisätään PowerAppsin tiedot muuttujaan (PowerApps having connector x).
- Ympäristö, jossa PowerApps on
- PowerAppsin näyttönimi
- PowerAppsin luoja
Valmista!
Flow:den läpikäynti
Tämän jälkeen käydään vastaavalla tavalla läpi Flow:t. List Flows as Admin ei paluta Flow:n käyttämiä yhdistimiä, jonka takia haemme jokaisen Flow:n tarkemmat tiedot Get Flow as Admin –toiminnolla.
Flow:n tiedoista ei valitettavasti löydy omistajan selkokielistä nimeä. Selvitetään se Get user profile -toiminnolla.
Mikäli profiilin haku epäonnistuu, asetetaan muuttujan (Flow owner displayname) arvoksi Unknown.
Flow:n käyttämät yhdistimet löytyvät ConnectionReferences -taulukosta. Tämä voi puuttua kokonaan Flow:n tiedoista, joten tarkistetaan ensin ettei se ole tyhjä.
Mikäli ConnectionReferences -osuus löytyy, käydään sen sisältämät yhdistimet läpi ja verrataan nimeä (Connector Display Name) etsittävän yhdistimen nimeen.
Mikäli vastaavuus löytyy, lisätään Flow:n tiedot muuttujaan (Flows having connector x).
Sähköpostin koostaminen
Olemme löytäneet kaikki PowerAppsit ja Flow:t, jotka sisältävät yhdistimen X. Muutetaan löydökset html-taulukoiksi (Create HTML -toiminto).
Lopuksi lähetetään sähköpostilla yhteenveto löydetyistä ratkaisuista.
Valmis Flow näyttää tältä.
Flow:n suorittajalla tulee olla environment adminstrator -oikeudet kaikkiin ympäristöihin.
Mikäli ympäristöt sisältävät useita PowerAppseja ja Flow:ta, saattaa yksi suorituskerta kuluttaa käyttäjän Office 365 lisenssin sisältämän päivittäisen Power Platform Request rajan (2000).
Center of Excellence – Power BI raportti
Mikäli olet asentanut ympäristöösi Center of Excellence Starter Kit:in, pääset huomattavasti helpommalla. Tällöin tarvitsemasi tieto löytyy jo CDS:stä.
Sinun täytyy vain tehdä raportti PowerAppseista ja Flow:sta, jotka käyttävät valittua yhdistintä. Sellaista raporttia kun CoE:sta ei valmiina löydy.
Oma raporttini näyttää tältä.
Yhteenveto
Tavalla, jolla kaivat tenantista esiin tiedon PowerAppsien ja Flow:den hyödyntämistä yhdistimistä, ei ole juurikaan merkitystä. PowerShell, Flow ja PowerApps johtavat kaikki samaan lopputulokseen.
Tärkeintä on että työkalupakistasi löytyy joku tapa tämä tieto selvittää. Tänään meitä kiinnostaa, mitkä ratkaisut käyttävät Office 365 Outlook -yhdistintä. Ensi viikolla haluamme ehkä selvittää missä käytetään Azure SQL -yhdistintä tai missä tehdään http-kutsuja.
Mikäli organisaationne hyödyntää Power Platformia, tämäntapaiset selvitystyöt tulevat vain lisääntymään.
Timo Pertilä 