Sivujen metatietojen puuttuminen on yksi keskeisistä vakio SharePointilla (pilveen) toteutettavan intranetin puutteista.
Metatiedot tuovat aivan uuden ulottuvuuden sivujen käsittelyyn.
Voit esimerkiksi
- Luoda metatiedon ”Näytä etusivulla”, jonka arvo on kyllä/ei. Intranetin etusivun uutisnostossa voit määritellä näytettäväksi ainoastaan uutiset, joilla kyseisen metatiedon arvo on ”kyllä”.
- Luoda metatiedon ”Osa roolin perehdytysmateriaalia”. Metatiedon arvona on työrooli (myyjä, projektipäällikkö, atk-tuki, sovelluskehittäjä jne), jonka perehdytysmateriaalin osana sivu on. Tämän jälkeen voit tehdä highlighted content web-osaa käyttäen perehdytyssivustolle koosteet perehdytysmateriaaleista rooleittain.
Helpotusta on kuitenkin luvassa sillä SharePoint sivujen metatiedot ilmestyivät tenanttiimme kesän aikana. Katsotaan miten ne käytännössä toimivat.
Sivun metatietojen määrittely
Esimerkki intranettini etusivuna on hub-sivustoksi määritelty viestintäsivusto. Sivujen metatiedot ovat sivustokohtaisia. Tehdään IT:lle omansa. Siirrytään sivun yläreunan navigaatiosta IT:n etusivulle.
IT:n etusivuna toimii viestintäsivusto.
Avataan sivun oikean yläreunan rattaan takaa Site contents -sivu.
Listan alareunasta pääsee käsiksi sivuston sivuihin (Site Pages).
Tästä kirjastosta löytyvät kaikki IT-sivuston sivut (eli sivut ja uutiset).
Kirjaston Add column -toiminnolla voi vapaasti lisätä sivuille metatietoja. Lisätään uudeksi metatiedoksi ”Show in frontpage”, jolla kerrotaan näytetäänkö uutinen etusivun uutisosiossa.
Metatieto olisi luontevinta tehdä Yes/No tyyppisenä, mutta joudumme tekemään sen valintana (choice) sillä web-osat eivät osaa vielä hyödyntää Yes/No tyyppisiä metatietoja.
Toiseksi metiedoksi lisätään käyttäjän rooli. Vaihtoehdot ovat oikeastaan osastoja, mutta menkööt. Eiköhän idea käy selväksi.
Sivun metatietojen syöttäminen
Massana metatietojen arvot on helpointa syöttää samaisella Site pages -sivulla. Aktivoi Details panel kirjaston oikean yläreunan symbolista ja valitse haluamasi sivut. Nyt voit asettaa samat arvot yhdellä kertaa usealle sivulle.
Yksittäisen sivun metatietoja voi helposti muokata ottamalla sivu muokattavaksi (Edit) ja klikkaamalla Page details -linkkiä. Näin saat näkyville ja muokattavaksi sivun lisätiedot, joihin myös metatiedot (properties) kuuluvat.
Sivun metatietojen hyödyntäminen
Sivun metatietoja voi hyödyntää Highlighted content sekä News web-osissa.
Vaihdetaan IT:n etusivun uutisnosto näyttämään ainoastaan uutiset, joilla ShowInFrontpage arvo on Yes. Tämä tehdään web-osan määritysten Filter and sort -osiosta.
Tehdään seuraavaksi kooste IT-henkilöille suunnatuista ohjesivuista. Käytetään Highlighted content web-osaa ja määritellään se näyttämään ainoastaan sivut, joissa rooliksi on määritelty IT.
Vaikuttaa hyvältä, mutta…
SharePointin ympärillä työskentelevät (minä mukaanlukien) ovat todella innoissaan viestintä ja hub -sivustoista. Niiden avulla voi ilman räätälöintejä rakentaa perinteisen intranetin (toki rajauksin).
Tällöin viestintäsivusto toimii intranetin etusivuna ja on määritelty hub-sivustoksi. Muut kokonaisuudet (HR, IT, viestintä, talous, projektit jne) ovat intranet-hubiin liitettyjä itsenäisiä viestintäsivustoja.
Mutta sivun metatiedot ovat sivustokohtaisia. Kun luokittelen metatietojen avulla IT-sivuston alla olevia sivuja ja uutisia, voin hyödyntää näitä luokitteluja ainoastaan IT-sivustolla käyttämilläni News ja Highlighted content -webosilla, joiden sisältölähteeksi on määritelty tämä sivusto (This site).
En siis pysty tekemään hub-sivustolle uutisnostoa, joka näyttää kaikki tärkeäksi merkityt uutiset hub-sivustolta sekä siihen liitetyiltä muilta sivustoilta.
Hub-konseptissa tämä rajaa sivujen metatietojen hyödyllisyyttä melkoisesti.
En ole kuitenkaan huolissani. Ominaisuus on vasta julkaistu ja se tulee kehittymään. Tällaisenaankin se auttaa sisältöä pursuavien viestintäsivustojen hallintaa kovasti.
Timo Pertilä 