Yritykset toivovat työntekijöidensä osallistuvan innovointiin, tuomaan aktiivisesti esille kehitysideoita, osallistumaan strategiakeskusteluun jne. Valtuuttaminen (empowerment), itseohjautuvuus ja avoimuus ovat kovia sanoja. Pyritään pois perinteisestä vahvasta ylhäältä johtamisesta, joka alkaa tulla tiensä päähän. Tuttua?
Yammer on kiinnostava työkalu sillä sen käyttöönotto paljastaa nopeasti miten valmis organisaatio tähän muutokseen on.
Yammer (tai joku muu yrityksen sisäinen sometyökalu) ei kuitenkaan ole käytössä lähellekkään kaikissa organisaatioissa. Tai se on typistynyt pienen porukan pilotiksi, jota koko organisaatio ei hyödynnä. Jos organisaatiosi käyttää Office 365 -palvelua, on suorastaan hullua olla selvittämättä miten voisitte hyötyä Yammerin käyttöönotosta.
Mikäli Yammerin käyttö tuntuu vieraalta tai organisaatiolle jopa vaaralliselta, tulisi hälytyskellojen soida.
Seuraavassa ajatuksia Yammerista. Nämä pätevät luonnollisesti muihinkin Enterprice Social – työkaluihin.
1. Miksi meidän yrityksellä pitäisi olla Facebook? Kissakuvat! Eikö täällä pitäisi tehdä töitä?
Tähän törmää edelleen. Yammer ja Facebook ovat palveluina hyvin samankaltaiset joten tämä on aivan luonnollinen ensireaktio. Mutta väärä.
Omalla työpaikallani muu kuin työperäinen keskustelu sisäisessä somessa lähentelee nollaa. Yrityksen sisäisissä keskustelufoorumeissa on paljon enemmän huuhaata kuin Yammeriin tulee koskaan pesiytymään. Yammerissa kirjoitetaan omalla nimellä ja lähtökohtaisesti koko organisaatio näkee kirjoituksesi. Se tyypillisesti nostaa rimaa.
2. Virtuaaliset kahvihuonekeskustelut
Yammeria voisi kuvata virtuaaliseksi kahvihuoneeksi. Mistä teillä keskustellaan kahviautomaatilla? Meillä keskustellaan yleensä töistä. Mitä projektia nyt teet? Miten se menee? Onko mukana jotain uutta teknologiaa? Mites teidän yksiköllä menee? Miten myynti vetää? Mikä erityisesti asiakkaita kiinnostaa? Onko joku tuttu vaihtanut tehtäviä?
Näissä keskusteluissa liikkuu paljon hiljaista tietoa, mitä ei virallisista kanavista saa. Parhaimillaan Yammer tuo tämän hiljaisen tiedon koko organisaation käyttöön.
3. Erilaiset ihmiset pääsevät esille
Yrityksen eri tilaisuuksissa ja tapaamisissa kaikki eivät osallistu tasavertaisesti keskusteluun. Monille (kuten itselleni) on suuri kynnys kysyä toimitusjohtajalta auditoriossa jotain. Huolimatta siitä miten kovasti hän yleisöltä kysymyksiä pyytäisikin.
Yammerissa kynnys osallistumiseen on matalampi. Mutta ei sekään täysin tasa-arvoinen media ole. Kaikille ei ole luontevaa osallistua kirjoittamalla. Varsinkin kun kirjoitukset ovat kaikille julkisia.
4. Avun löytäminen ja osaamisen esille tuominen
Yammer on aivan ylivertainen kanava löytää osaajia organisaatiosta. Varsinkin silloin kun etsitty osaaminen ei ole organisaation ydinosaamista.
Hyvä esimerkki tulee omalta työpaikaltani. Joku etsi kuumeisesti osaajaa liittyen teknologiaan x. Kyseessä oli marginaaliteknologia joka ei kuulunut viralliseen tarjoamaan. Jopa niin marginaalia ettei sitä ole mainittu kenenkään CV:ssä. Asiantuntijoiden esimiehet tuskin tunnistivat koko teknologiaa.
Perinteisiä reittejä pitkin asiantuntijaa olisi tuskin koskaan löytynyt. Aamulla klo 8 sisäiseen someen laitettuun viestiin oli vastattu klo 8.10. Asiantuntija ilmoittautui. Hän oli tehnyt vapaa-ajallaan / edellisessä työpaikassa etsityllä teknologialla töitä. Mielestäni aika vaikuttavaa.
10 minuuttia kysymyksestä vastaukseen ja kyse on sentään usean tuhannen hengen organisaatiosta. Siitä on vaikea laittaa paremmaksi.
Myös omaa osaamistaan voi tuoda Yammerissa hyvin esille. Osallistumalla aktiivisesti keskusteluun ja saamalla näin oman asiantuntemuksensa näkyväksi. Työyhteisö tunnistaa nopeasti kellä on annettavaa milläkin osa-aluella.
5. Mainio foorumi verkostua
Verkostoituminen on nykyisin todella tärkeää. Varsinkin organisaatioissa jotka toimivat usealla paikkakunnalla tai jopa globaalisti. Et voi tuntea kaikkia. Et voi tietää mitä missäkin lokaatiossa tehdään ja millaisia erityisosaajia missäkin on.
Yammerin avulla pystyt löytämään eri puolelta organisaatioita henkilöitä jotka täydentävät omaa osaamistasi. Ja mikä parhainta he voivat löytyä oman osastosi tai oman yksikkösi ulkopuolelta. Niin ”kaukaa” organisaatiokaaviossa ettet olisi heihin koskaan muuten törmännyt.
6. Osallistaminen
Kunhan Yammeriin saa mukaan riittävän määrän henkilöstöstä siitä tulee erinomainen väline työstää joukolla ideoita. Saat palautetta myös sieltä mistä et olisi osannut edes kysyä.
7. Ei lähde lentoon itsestään
Älä edes kuvittele. Käyttöönotto vaatii suunnittelua. Pitää oivaltaa miten Yammer auttaa juuri teidän organisaatiotanne. Siitä pitää olla todellista hyötyä sen käyttäjille.
Alussa on tärkeää huolehtia siitä että uudessa foorumissa esitettyihin kysymyksiin myös vastataan.
8. Johto mukaan – esimerkillä eteenpäin
Johto pitää saada osallistumaan keskusteluun. Ja osallistamaan muita. Kannattaa värvätä aktiiveja jotka saavat aikaan keskustelua ja näyttävät esimerkillään mihin uutta työkalua on hyödyllistä käyttää. Varo kuitenkin etteivät innokkaat aktiivit vie liikaa tilaa muilta.
9. Vähentää sähköpostia
Oikein käytettynä kyllä. Monen nykyisen sähköpostiviestin oikea koti on Yammer.
10. Oikea työkalu oikeaan käyttöön
Organisaatiossa on hyvä käydä säännöllisesti keskustelua siitä mitä viestintävälinettä käytetään mihinkin tarkoitukseen. Tämä on paperilla erittäin yksinkertaista (alla), mutta arjessa todella vaikeaa.
11. Avoimuus
Yammerissa pitää voida keskustella kaikesta työhön liittyvästä. Tuhoon tuomittua tekemistä mikäli käyttäjä joutuu miettimään saako tätä kysyä tai saako tästä aiheesta keskustella.
Modernin ketterän ja mukautuvan organisaation edellytys on avoimuus organisaation sisällä. Esimerkiksi:
- Henkilöillä on mahdollisuus lukea eri yksiköiden ja osastojen dokumentteja. Jopa keskeneräisiä sellaisia.
- Kaikki voivat osallistua keskusteluun yli tiimi / osasto / yksikkö rajojen.
- Kaikki voivat esittää ideoita ja ne käsitellään tasavertaisesti.
- Pienet ryhmät eivät mieti asioita keskenään valmiiksi asti vaan keskeneräisiä ideoita ja tuotoksia altistetaan kommenteille.
Yammer on erinomainen työkalu tukemaan uudenlaista organisaatiokulttuuria. Mutta Yammerin käyttöönoton suunnittelussa ja käytössä paljastuu nopeasti onko organisaatio valmis tähän. Vai halutaanko kuitenkin pysyä vanhassa.
Tämä kirjoitus on osa laajempaa sarjaa jossa käyn läpi Office 365:n työkaluja. Mistä niissä on kyse ja miten niitä voisi hyödyntää.
Timo Pertilä 