Copilot for Microsoft 365:ia otetaan käyttöön (tai vähintään kokeillaan) valtavassa määrässä organisaatioita. Parhaimmillaan tämä AI avustaja on aivan maaginen kokemus. Huonoimmillaan se on lähinnä turhauttava idiootti.

Selvää on kuitenkin että kehittyessään se (kuten muukin generatiivinen AI), tulee muuttamaan tapaamme työskennellä.

Copilot for Microsoft 365:ia kokeillessa selviää nopeasti toinenkin asia. Sellaisenaan sen hyöty on rajallinen ja kaikille organisaatioille sama. Jotta siitä saa kaiken ilon irti, tulee sen päästä käsiksi organisaation omiin tietoihin ja tietojärjestelmiin. Vieläpä siten, että se voi tehdä käyttäjän puolesta toimintoja eri järjestelmissä.

Esimerkiksi

  • ”Hei! Paljonko minulle on kertynyt saldotunteja?”
  • ”Montako vuosilomapäivää minulla on pitämättä?”
  • ”Kirjaisitko puolestani tuntikirjauksiin tämän päivän viikkopalaverit?”
  • ”Varaisitko huomiselle klo 12-16 alakerrasta neukkarin kahdeksalle. Varaa samalla sinne kahvia ja pullaa”

Mikä hienointa, tämän tyyppisiä toiminnallisuuksia on jo mahdollista toteuttaa. Tosin nekin tukeutuvat vahvasti generatiiviseen tekoälyyn. Toiminta vaihtelee taikuuden ja täydellisen mahalaskun välillä. Mutta suunta on selvä. Mahalaskujen määrä tulee vähenemään.

Mutta miten ihmeessä Copilot for Microsoft 365:in toiminnallisuuksia voi tähän tapaan laajentaa?

Copilot Studio

Laajennuksia voi tehdä low-code henkisesti Copilot Studiolla. Ja tässä kohtaa asiat alkavat valitettavasti menemään hieman hähmäisiksi. Copilot Studiolla tehdään nimittäin kahta eri asiaa

  • Laajennetaan Microsoft Copilottien (Copilot for Microsoft 365, Copilot for Sales, Copilot for SharePoint…) toiminnallisuuksia
  • Luodaan omia Copilotteja sisäiseen tai ulkoiseen käyttöön. Näitä kutsuttiin aiemmin Power Virtual Agenteiksi.

Onneksi uudessa käyttöliittymässä jako tehdään selväksi uutta copilottia / laajennusta luotaessa.

Molemmissa on lopulta kyse chatboteista. Toki hyvin kehittyneistä sellaisista. Tekemistä sekoittaa se, että näihin kahteen erilaiseen copilot-tyyppiin (oma ja Microsoft Copilotin laajennukset) tehdään toiminnallisuuksia osin samalla ja osin eri tavalla.

Omaan copilottiin voi esimerkiksi helposti lisätä ulkoisia tietolähteitä (Knowledge).

Käytettävissä oleva valikoima on varsin kattava.

Copilot for Microsoft 365 taas käyttää ulkoisia tietolähteitä Power Platform yhdistimien (connector) avulla. Osana action-konseptia.

Copilot for Microsoft 365:ttä voi laajentaa omilla prompteilla.

Omissa copilotteissa prompetja voi hyödyntää vain osana aiheita (topic).

Molempiin copilotteihin voi lisätä omia toimintoja (actions). Mutta niissäkin toteutustapavalikoima on hyvin erilainen.

Laajennanko Copilot for Microsoft 365:ia vai teenkö oman copilotin?

Haluamme tarjota työntekijöille copilotin, joka auttaa tuntikirjauksiin ja vuosilomiin liittyvissä tehtävissä. Siltä voi kysellä omiin kirjauksiin ja lomiin liittyviä tietoja ja se osaa tehdä niihin käyttäjän pyynnöstä muutoksia.

Teksinkö tätä varten oman copilotin vai laajentaisinko Copilot for Microsoft 365:ttä?

Minä laajentaisin olemassaolevaa. Tavoitteena tulisi olla yksi copilot, joka palvelee käyttäjiä mahdollisimman hyvin ja kattavasti.

Mitä tämä maksaa?

Sekä Copilot for Microsoft 365:n laajennuksen, että oman copilotin tekijällä tulee olla Copilot Studion käyttöön oikeuttava lisenssi. Näitä ovat:

  • Ilmainen Microsoft Copilot Studio User License. Näitä voi hankkia mikäli tenantissa on omien copilottien käyttöön tarvittava Microsoft Copilot Studio -lisenssi (2246.40€/vuosi)
  • Copilot for Microsoft 365 -lisenssi (337.20€/vuosi per käyttäjä)

Tekemisessä alkuun pääsee kokeilulisenssillä (Microsoft Copilot Studio Viral Trial), jonka käyttäjä voi itse aktivoida.

Copilot for Microsoft 365:n laajennuksen käyttäminen edellyttää luonnollisesti Copilot for Microsoft 365 -lisenssiä. Mutta ei mitään sen päälle.

Omaa copilottia taas voi käyttää kaikki. Kunhan on ensin hankkinut Microsoft Copilot Studio -lisenssin (~2200e/vuosi). Lisenssillä voi tehdä useita copilotteja sisäiseen ja/tai ulkoiseen käyttöön. Hinta sisältää 25000 viestiä kuukaudessa.

Mitä on tulossa seuraavaksi?

Kaikki Microsoftin Copilotteihin liittyvä kehittyy järjetöntä vauhtia. Niin myös Copilot Studio. Ehkä kiinnostavin uutuus ovat ns. agentit. Ne voivat käynnistyä automaattisesti herätteestä. Esimerkiksi siitä kun uusi työntekijä aloittaa tai IT-tuki saa uuden sähköpostiviestin. Agenteilla on ”muisti” ja ne voivat toimia taustalla koko pitkäkestoisen prosessin ajan. Esimerkiksi uuden työntekijän koko onboarding-vaiheen ajan.

Tämä avaa jälleen aivan uusia käyttötapauksia copilotin käyttöön. Tosin olisi suotavaa että saisimme ensin nykyisetkin toimimaan kunnolla.