Olen asunut useassa pienessä taloyhtiössä. Tyypillisesti niissä kaikki yhtiön tiedot on tallennettuna paperimappeihin ja sähköposteihin. Digitalisoinnin mahdollisuuksia todellakin löytyy.

Toteutetaan tällä kertaa Power Platformilla järjestelmä, jolla isännöitsijä hallinnoi usean taloyhtiön tietoja.

Tarkoitukseen löytyy takuulla valmiita kaupallisia kohtuuhintaisia tuotteita. Oman järjestelmän tekeminen juuri tähän tarpeeseen ei välttämättä ole järkevää. Mutta tehdään silti. Tämä on mainio esimerkki siitä, miten nopeasti ja kustannustehokkaasti Power Platformilla saa asioita tehtyä.

Toteutetaan koko hoito mallipohjaisena (model-driven) sovelluksena. Siinä kaikki perustuu tietomalliin. Käytännössä tietomallin rakentamisen jälkeen listat ja lomakkeet syntyvät lähes itsestään.

Aloitetaan.

Taloyhtiöt (accounts)

Taloyhtiöt ovat isännöitsijän asiakkaita, jolloin ne on luontevaa tallentaa Dataversestä valmiiksi löytyvään asiakas (accounts) -tauluun.

Taulussa on valmiina huikea määrä sarakkeita. Valmiina löytyvät muun muassa yhtiön nimi ja yhteystiedot.

Lisätään tauluun vielä nimenomaan taloyhtiötä kuvaavat sarakkeet. Hyvä lähtökohta on isännöitsijätodistuksen yhtiökohtaiset tiedot.

  • Y-tunnus
  • Kiinteistötunnus
  • Hoitovastikkeen peruste
  • Vesimaksun peruste
  • Osakkeiden lukumäärä
  • Tontti (oma vai vuokra)
  • Kattotyyppi
  • Pinta-ala m2
  • Lämmitysjärjestelmä
  • Ilmanvaihtojärjestelmä
  • jne

Lisätään kentät asiakas-taulun näkymään (view) ja lomakkeelle (form). Nyt pääsemme lisäämään uusia taloyhtiöitä ja muokkaamaan olemassaolevien tietoja.

Kaikki taloyhtiöt:

Taloyhtiön tietojen muokkaaminen:

Aikaa tähän meni muutama minuutti.

Huoneistot

Taloyhtiöön liittyy 1-n huoneistoa. Lisätään huoneistolle oma taulu, josta on viittaus (lookup) taloyhtiöön.

Huoneistolla on lukuisia ominaisuuksia kuten

  • Nimi (esim A1, A2 jne)
  • Huoneistoa vastaavat osakkeet
  • Huoneistotyyppi
  • Pinta-ala
  • jne

Lisätään tarvittavat kentät huoneiston näkymään ja lomakkeelle. Nyt pääsemme lisäämään taloyhtiöille niiden huoneistot.

Lopuksi lisätään taloyhtiön huoneistot näkyviin taloyhtiö-lomakkeelle.

Nyt tiedämme taloyhtiön ja siihen liittyvien huoneistojen perustiedot. Näiden pohjalta voisimme esimerkiksi muodostaa automaattisesti (flow:ta hyödyntäen) isännöitsijäntodistuksen.

Asukkaat ja osakkaat

Huoneistoihin liittyy henkilöitä. He voivat olla osakkeiden omistajia ja/tai asukkaita. Tallennetaan nämä valmiiseen yhteystieto (contact) -tauluun, johon lisätään viittaus huoneistoon.

Tässä hieman oikaisimme. Nyt henkilö ei voi omistaa useita huoneistoja. Tällaiset puutteet tietomallissa voivat tulla tulevaisuudessa kalliiksi. Siedämme tämän rajoituksen, kyseessä on kuitenkin leikkimielinen esimerkkitoteutus.

Lisätään yhteystiedolle muutamia lisätietoja:

  • Asuuko henkilö huoneistossa
  • Mikä on hänen omistusosuus huoneistosta (0-100%)

Yhteystietolomake voisi näyttää vaikka tältä.

Sovellus rakentuu kuin itsestään sitä mukaa kun täydennämme tietomalliamme. Työtä helpottaa melkoisesti, jos tietomalli on etukäteen hyvin suunniteltu.

Hallitus

Ketkä kuuluvat tällä hetkellä minkäkin taloyhtiön hallituksiin? Lisätään uusi taulu (hallituksen jäsenyys), jonka rivillä kerrotaan

  • Mikä taloyhtiö (account)
  • Kuka henkilö (contact)
  • Rooli (hallitusjäsen, puheenjohtaja, varajäsen)
  • Tehtävän alku- ja loppupäivä

Taulu näyttää tältä.

Lisätään taloyhtiö-lomakkeelle välilehti, josta näkee kyseisen taloyhtiön hallituksen.

Uusia hallituksen jäseniä voi lisätä helposti pikalomakkeen (quick create form) avulla.

Näin meillä on tieto siitä ketkä ovat olleet hallituksessa minäkin ajanhetkenä. Nykyinen hallitus koostuu henkilöistä, joiden tehtävän lopetuspäivä on tyhjä.

Remontti-ilmoitukset

Osakkaan tekemiin/teettämiin remontteihin tulee saada taloyhtiöltä lupa. Lisätään tietomalliin huoneistokohtainen remontti-ilmoitus.

Remontti-ilmoitus sisältää kuvauksen tehtävästä remontista, sen tekijästä ja valmistusmispäivästä sekä tiedon siitä onko lupa remonttiin annettu.

Remontti-ilmoituslomake näyttää tältä.

Liitetään remontti-ilmoitukset huoneisto-lomakkeelle. Nyt näemme kunkin huoneiston kohdalta kaikki osakkaiden siellä tekemät remontit.

Luonnollisesti voimme tarkastella remontteja myös taloyhtiötasolla.

Taloyhtiön korjaustyöt

Taloyhtiöön tehdään vuosien varrella erilaisia korjauksia. Korjaus voi koskea koko yhtiötä tai yksittäistä huoneistoa. Lisätään näitä tietoja varten oma taulu (korjaukset).

Korjauksista kirjataan esimerkiksi:

  • Kuvaus
  • Toteuttaja
  • Arvioitu ja toteutunut kustannus
  • Arvioitu alku ja loppupäivä
  • Näytetäänkö korjaus isännöitsijätodistuksessa
  • Tila (ehdotettu, päätetty, kilpailutuksesa, käynnissä, valmis..)

Korjaus-lomake näyttää seuraavalta.

Nyt kunkin huoneiston kohdalla näkyy myös taloyhtiön siellä tekemät korjaukset.

Taloyhtiön tiedoista näkee kaikki taloyhtiön tekemät korjaukset.

Kunnossapitosuunnitelma

Taloyhtiöt ovat velvollisia ylläpitämään kunnossapitosuunnitelmaa. Tämän voisi yksikertaisimmillaan toteuttaa siten, että kunnossapitosuunnitelma muodostuu suunnitelluista korjauksista. Arvioidusta aloitusajasta nähdään minä vuonna se on suunniteltu toteutettavaksi.

Kaikille asioille ei kannata umpimähkään luoda omaa taulua.

Mittarilukemat

Taloyhtiössä saatetaan käyttää asuntokohtaisia vesimitareita tai laskuttaa sähköauton latauksesta toteutuneen kulutuksen mukaan. Luodaan näitä varten uusi taulu (mittarilukema), joka liittyy aina huoneistoon.

Lopputuloksena voimme kirjata huoneistokohtaisia mittarilukemia. Voisimme halutessamme muodostaa niiden pohjalta osakkaille tasauslaskuja.

Kokoukset

Tietomallia voi laajentaa niin pitkään kuin on tarve. Voisimme lisätä seuraavaksi esimerkiksi kokoukset (taloyhtiön ja hallituksen).

Mutta eiköhän idea tullut jo selväksi.

Laskennalliset kentät

Täydennetäään lopuksi ratkaisua muutamilla laskennallisilla kentillä.

Lisätään asiakas-tauluun tieto siitä, montako huoneistoa taloyhtiö sisältää (huoneistojen lukumäärä).

Näin huoneistojen lukumäärä pitää aina paikkaansa, eikä sitä tarvitse käsin kirjata.

Vastaavalla tavalla voisimme laskea

  • huoneiston asukkaiden lukumäärän
  • taloyhtiön asukkaiden lukumäärän
  • jne

Liitetiedostot

Taloyhtiöön liittyy valtava määrä erilaisia dokumentteja

  • Perusdokumentit (yhtiöjärjestys jne)
  • Korjauksiin liiittyviä asiakirjoja (suunnnitelmat, tarjouspyynnöt, sopimukset, pöytäkirjat..)
  • Kokouksiin liittyviä asiakirjoja
  • jne

Asiakirjoja on mahdollista tallentaa suoraan Dataversen tauluihin. Esim Huoneisto-tietueelle. Ympäristön voi myös liittää SharePoint-sivustoon, jolloin kunkin tietueen kohdalla voi hallinnoida siihen liittyviä dokumentteja, jotka tallennetaan oikeasti SharePointin dokumenttikirjastoon.

Kaikki tarvittavat asiakirjat saadaan siis mukaan ratkaisuun. Tavalla tai toisella.

Yhteenveto

Olemme rakentaneet varsin nopeasti pohjan sovellukselle, jolla hallinnoidaan usean eri taloyhtiön tietoja. Tähän vaiheeseen pääseminen ei vie kauaa, mutta kuten oikeissakin hankkeissa, oikea työ alkaa tämän jälkeen. Mitä siis seuraavaksi?

Niiden todellisten lisäarvoa tuottavien ominaisuuksien rakentamista. Esimerkiksi

  • Isännöitsijäntodistuksen automaattinen muodostaminen
  • Tasauslaskujen automaattinen muodostaminen
  • Vastikelaskujen automaattinen muodostaminen (sisältäen esimerksi huoneiston asukkaiden lukumäärään perustuvan vesimaksuennakon)
  • Integrointi laskutus- ja kirjanpitoratkaisuihin
  • Asukkaiden ja osakkaiden itsepalveluportaali (Power Pages)
  • Kattava raportointi (Power BI)
  • Mobiilisovellus mittarien lukuun (canvas Power Apps)
  • Tietomallin kehittäminen. Esimerkiksi hallituksen kokouksien asialistat ja niiden linkitys remontti-ilmoituksiin, korjauksiin, osakkailta tulleisiin palutteisiin jne

Kyllä tästä ihan oikean järjestelmän saisi tehtyä. Eikä se 8.40€/kk/käyttäjä (=isännöitsijä) kuulosta ihan kauhean huonolta sekään.